Автоматичен имейл: как да си направите бюлетин?

Повечето обикновени потребители работят с електронна поща директно на сайта. Функционалността, която предоставя, е достатъчна за създаването и получаването на имейли. Но какво ще стане, ако трябва да изпратите едно и също писмо до голям брой хора, трябва да изпратите конкретно съобщение в даден момент, да продължите да изпращате писма без участието на човека, докато той се топли на плажа на почивка? В такива случаи всички видове програми и автоматични дистрибуторски услуги са на помощ. Те се различават по функционалност, заплащане / безплатно, характеристики на работата и много други фактори, но това, което ги обединява - те не се нуждаят от постоянно присъствие на човек за работа. Изпращането на пощата може да се извършва денонощно с различен регулируем интервал.

Защо се нуждаете от пощенски съобщения?

Мнението, че основният и най-ефективен маркетингов инструмент е сайтът, далеч не е истината. Повечето купувачи на продукт или услуга при еднократно посещение на уеб страница все още не са готови да вземат решение за извършване на покупка. Причините могат да бъдат различни, а не последното място е банално забравяне. Клиентите просто не помнят, че видяха нещо, което привлече вниманието им. Някои потенциални купувачи трябва непрекъснато да си припомнят, докато най-накрая правят покупка. Автоматичното писмо, изпратено по електронната поща, служи за напомняне.

възможности mail клиенти и услуги

Има много програми и услуги за автоматично изпращане на кореспонденция, както платена, така и безплатна. Тяхната функционалност не се ограничава само до изпращането на писма без участието на човек, неговите способности са много по-широки:

1. Преди масовото изпращане на съобщения, ефективността на писмата може да бъде тествана на избрана група потребители, като се проучат статистиката за изпращането и доставката на тези писма, дейността на клиентите след получаването им.
2. Услугите ви позволяват редовно да актуализирате списъка на абонатите, обработвайки служебните съобщения за грешките при доставката. По този начин ресурсите на системата не се изразходват за безполезни действия за изпращане на несъществуващи повече адреси.
3. Статистиката за преходите чрез линкове в букви ще помогне да се оцени ефективността на рекламна кампания.
4. Вградената технология за определяне на местонахождението на абонатите ще ви позволи да избирате писма за пощенски съобщения, базирани на географията.
5. Базата за изпращане на букви може да бъде попълнена с различни автоматични методи, например сканиране на сайтове в мрежата.

Автоматичните отговори на буквите също са конфигурирани. Това ще бъде полезно, например, когато тръгнете. Писателят може да бъде информиран, че писмото е получено, но отговорът му ще бъде при връщане след известно време. Ако е имало промяна в адреса на електронната поща, е много лесно да получите поща, изпратена до стария адрес - достатъчно е да конфигурирате препращането. Но как да кажете на всички писатели, че старият адрес вече не е подходящ, и следващия път е по-добре да пишете на друг веднага? И това ще помогне за автоматично писане.

Такива програми обикновено имат шаблони с типични букви, които лесно могат да бъдат променени за себе си. Благодарение на всичко това автоматично изпращане ви позволява да популяризирате стоки и услуги с минимално време и пари, изразходвани за реклама, обработка и анализ на кореспонденцията.

Какво да изпратите?

Най-популярните поздравителни писма (например, след регистрация на ресурса) и благодаря (например за перфектна поръчка или дългосрочно сътрудничество с фирмата).

Поздрави са най-четивните писма. Хората са свикнали да ги виждат, повечето от тях се отварят в търсене на полезна или интересна информация.

Благодаря писма може да съдържа информация за поръчката, начин на доставка, различни промоции и отстъпки от редовния клиент. Всичко това привлича хора и такива писма също обикновено се четат или поне небрежно се виждат.

Автоматичното писане може да предложи продукти, които съпътстват онези, които човек е придобил или се интересува. Писмата ще позволят да поздравят, например, щастливия рожден ден, като направиха индивидуално изгодно предложение.

За да работим със сложни проблеми с клиентите, разбира се, вече ще са необходими експерти. Но по-простите въпроси, благодарение на автоматичните букви, могат да бъдат решени денонощно и всекидневно, когато те са необходими на потребителите.

Сред цялото разнообразие от програми и услуги, програмата на Microsoft за Outlook е добре позната, така че методите за създаване на пощенски съобщения, автоматични отговори и препращане на определени имейли към други адреси ще се разглеждат само чрез нейния пример.

доставка

За да изпратите съобщение на голяма група хора, не е нужно да ги добавяте към пощенския списък ръчно всеки път. За да направите това, можете да създадете списък за разпространение. В раздела "Начало" в програмата изберете опцията "Създаване на група контакти", след това задайте име за тази група и добавете членове към нея. Списъкът на участниците и името на групата се редактират или изтриват напълно, ако е необходимо. Същият контакт може да бъде член на произволно голям брой потребителски групи, които автоматично ще изпращат съобщения. Това спестява много време.

Автоматичен имейл: как да го направя

Понякога е необходимо да изпратите автоматично писмо в определено време и при отсъствие на подателя на компютъра. Автоматичното изпращане на съобщения в Outlook ви позволява да направите това. Трябва да напишете правилно писмо, ако е необходимо, да прикачите необходимите файлове, да посочите получателя (ите) или пощенския списък и след това да отидете в секцията с меню "Настройки". Освен това в този раздел е избран елементът "забавяне на доставката" и след това "не се доставя до". След това се определят всички необходими параметри, включително датата и часа на изпращане на писмото, наличието или липсата на уведомления за доставка и четене и т.н.

След като укажете всички необходими данни, трябва да изпратите писмото. Тя ще бъде запазена в папката на изпратените букви, но тя наистина ще отиде само на получателя на определения ден и час. Важно е, че по това време компютърът е включен, програмата е стартирана по него и има връзка с интернет. Ако тези условия не са били създадени в точното време, автоматично изпращане на писма ще се случи в момента, в който те най-накрая бъдат изпълнени. Това не е много удобно, но няма какво да се направи.

Автоматично препращане на съобщения в Outlook

Преминаването от първия получател към други букви може да става по два начина - препращане и пренасочване. Препратените имейли се отличават от присъствието в състава на съкращението FW и получателят вижда от кой адрес писмото е изпратено първоначално и от което впоследствие е изпратено до него. Не се вижда препращане за получателя, той вижда писмото, изпратено от първия изпращач.

Управление на спедицията

Можете да настроите пренасочването на абсолютно всички имейли или да създадете правила, които регулират какво и кога трябва да бъдат препратени. В този случай пренасочените съобщения се запазват във входящата поща. Програмата анализира изпратения имейл и ако отговаря на условията, посочени в правилата, тя изпълнява действието, посочено от това правило. Това може да бъде не само автоматично изпращане на писма или отговор на тях, но и прехвърляне към определена папка, т.е. сортиране, изтриване и т.н.

За да създадете правила за обработка на входящата кореспонденция, трябва да изберете елемента "Правила" в основния раздел на програмата. Освен това в менюто "управление на правила и сигнали" алгоритмите за обработка на получените съобщения вече са конфигурирани директно.

Забрана за изпращане

Някои букви не могат да бъдат препращани - това се случва, когато подателят е задал защита на изпратената до тях кореспонденция, което не позволява на получателя да споделя тази информация с никой друг. Това ограничение се премахва само от подателя, получателят не може да направи това по никакъв начин.

Също така в компаниите системният администратор може да установи собствени правила, които ограничават или забраняват пълното прехвърляне на писма извън корпоративната мрежа, а понякога и в нея. Това се прави, за да се защити корпоративната информация.

Автоматичен отговор

Ако на място няма адресат поради командировка, ваканция, заболяване или по някаква друга причина, могат да бъдат настроени автоматични отговори на буквите. Ако пощата е хоствана на корпоративна мейл услуга, след това можете да създадете различни отговори на имейли, идващи от други служители на компанията, и тези, получени отвън.

За да активирате тази функция в менюто на програмата в секцията "файл", изберете "автоматични отговори", където трябва да изберете "изпращане на автоматични отговори". В този раздел е написан текстът на буквите и е указан периодът, през който ще бъдат изпратени тези отговори. Ако потребителят се появи в мрежата преди края на този период, той ще бъде подканен да изключи функцията.

За времетраенето на автоматичния отговор можете да зададете правила за обработка на пощата, например, да ги препратите на други служители на компанията, които могат да решат проблемите, които възникват, и така нататък.

В програмата има подробна помощ, както и пояснения Той помага да се избегнат обичайни грешки, докато работите с него.