Неочаквани разходи: особености на отчитането

Преди одобряването на бюджета е абсолютно необходимо да се включат допълнителни разходи, които могат да възникнат при всеки от тях непредвидени обстоятелства. Непредвидените разходи представляват допълнителни средства, които осигуряват способността да изпълнявате различни задачи, които могат да струват повече от планираните или дори да не бъдат планирани. Например, ще възникнат непредвидени разходи, ако разходите са оценени твърде ниски, ако разходите за доставка надхвърлят очакваните разходи, ако задачата отнема повече време.

Също така, при непредвидени разходи, разходи, които не са пряко свързани с производството и продажба на стоки, включително глоби, глоби, санкции за нарушаване на правилата за транспортиране, неспазване на задълженията за доставка, производство на нестандартни стоки, компенсация за загуби, претърпени от потребители на продукти с лошо качество, закъсняло плащане на доставките и т.н.

Начини за изчисляване на непредвидени разходи

Създаването на резервен фонд за покриване на непредвидени разходи е начин за справяне с рисковете, които оценяват връзката между потенциалния риск, който оказва влияние върху крайната цена на проекта, и размера на разходите, необходими за преодоляване на евентуалните прекъсвания в изпълнението на проектите. Основният проблем в процеса на създаване на резерв е правилната оценка на потенциалните последствия от рисковете.

Непредвидени разходи могат да бъдат изчислени по няколко начина. Например, един от методите е да се приеме, че разходите, които са били включени в бюджета на предприятието, са най-вероятни. След това се използва механичен метод за изчисляване на неочакваните разходи за всяка от задачите. За тази цел се използва проста формула: 1 - (оптимална разходи / максимални разходи) x оптимални разходи. Коригираната сума на непредвидените разходи се получава, като се вземат предвид очакваните разходи и най-вероятните разходи. Тази стойност е равна на разликата между оптималните разходи и максималните разходи в най-лошия сценарий.

Голямата разлика между оптималните разходи и максималните разходи при най-лошия сценарий води до най-големите непредвидени разходи. Напротив, ако има малка разлика между тези стойности, тогава непредвидените разходи ще бъдат по-малко.

Основният проблем при използването на този метод за изчисление е, че той зависи от използването на оценката на оптималните разходи. Всъщност, използването на тази оценка е подходящо само когато се основава на най-вероятния, близък до оптимален или оптимален вариант.

Често ръководителите на проекти използват показатели за най-лошия сценарий, когато считат, че възложените задачи са свързани с високи рискове. Тогава непредвидените разходи трябва да се изчисляват по други методи.

Алтернативен начин за разчет на други разходи, включително непредвидени, е да се добави 10% резерв отвъд бюджета, необходим за проекта.

след изпълнението на проекта, за които е бил разпределен резерв, можете да сравните действителното и планирано разпределение на разходите. Въз основа на получените данни можете да определите тенденциите в използването на отпуснатите суми. Неизползваната част може отново да бъде върната в резерв за изпълнението на друг проект. Важно е да се отбележи, че всички части от използването на резервата трябва да бъдат регистрирани, както и да се изготвят периодично доклади и отчети заедно с останалата част от информацията за разходите по проекта.