Компоненти за електронна поща: от гледна точка на потребителя, технически, в бизнес кореспонденция

Имейл, благодарение на голям брой предимства пред хартиените писма, отдавна се превърна в един от основните типове комуникация. Въпреки това, подобно на много други технологични иновации, този тип комуникация има свои собствени правила. Въпреки факта, че комуникацията чрез интернет поща се е превърнала в неразделна част от много области на живота, повечето потребители няма да могат да отговорят на въпроса за елементите на електронната поща.

Структура на електронната поща от гледна точка на потребителя

Електронни съобщения по едно и също време и подобни и много различни от обичайното по-старо поколение хартиени букви. Но независимо от пощенската услуга, структурата на имейлите винаги е еднаква. Нека да изброим елементите на електронната поща, като накратко описваме всеки един от тях:

1. Полето "До". Това поле указва адреса на получателя. Ако има няколко получатели, ги разделете с точка и запетая.
2. Полето "Предмет на писмото". При много пощенски услуги се счита за задължително. Полезно е потребителите да намират писмо, ако темата е посочена правилно в него.
3. Тялото на писмото. Тялото на писмото е основният текст.

Скрити компоненти на електронната поща

Разгледахме видимата структура на писмото. Но освен елементите, които се виждат с невъоръжено око, на елементите на електронната поща могат да се припишат и следните полета:

• от кого (това поле се попълва автоматично);
• копие (в допълнение към основния адресат, копие от писмото се изпраща на някой друг);
• скрито копие (използвано в случай, че копието на писмото трябва да бъде изпратено, без да се уведоми основният адресат за това);
• инвестиции.

Изпращайте компоненти по имейл от техническа гледна точка

От техническа гледна точка всяка електронна поща включва и следните компоненти:

1. Заглавия или, както се наричат, пликове на SMTP-протокол. Тези заглавки могат да бъдат част от тялото на писмото и не могат да бъдат включени в него. Това означава, че е възможно пощенският сървър да има повече информация, отколкото е посочено в тялото на съобщението. Заглавието съдържа адресите на изпращача, получателите и адреса на изпращащия възел.
2. Самото съобщение, което на езика на протоколите SMTP се нарича данни. Тя от своя страна е разделена на:

• заглавието на писмото - по аналогия с хартиената поща съдържа информация за пощенските сървъри, които са предали писмото, и друга информация;
• тялото на писмото е текстът на самото писмо.

Структура на електронната поща за бизнес кореспонденция

Ако до сега, че това е въпрос на структурата на Е-мейл от техническа гледна точка, сега разгледаме елементите правилно събрани от електронната поща за услуга, защото всеки уважаващ себе си компания се опитва да съответстват на общоприетите стандарти за комуникация.

Макар че има голям брой различни класификации на електронни съобщения, те са разделени на две групи според конструкцията на проекта. Първата група - писма-комуникации, те се използват в хода на работа. Вторият - писмо от Споразумението: доклади, които обобщават срещата, определена време за изпълнение и други важни аспекти, за да обясни действията, изисквани от всяка от страните.

Нека изброим компонентите на всеки тип имейл отделно.

Писмо за комуникация

Нейната структура трябва да включва:

1. Предмет на писмото. В тази област най-добре е да посочите точно какво очаквате от страната-домакин, като например да се съгласите с времето за срещи, списък на въпросите за разглеждане и т.н.
2. Добре дошли. Дори ако писмото е планирано да бъде изпратено до няколко души, етиката на бизнес комуникацията предполага задължителен поздрав на адресатите.
3. Съдържанието на съобщението. Действителният имейл, в който заявката е възможно най-конкретна.
4. Корпоративен подпис. Елемент, който много хора забравят. Правилно съставеният шаблон за подпис включва името и заглавието на автора, информация за връзка (телефонен номер, връзки към уебсайта на компанията, електронна поща и др.). Подписът може да варира в зависимост от правилата и правилата, приети от организацията.
5. Полетата "До" и "Копиране". Те са изброени последно не случайно - попълването им на последното място, изключвате възможността за изпращане на недовършено или непотвърдено съобщение.

Договор за споразумение

Както вече споменахме, този вид електронна поща се използва, за да обобщи срещата, да определи план за действие от всяка страна и да фиксира срокове. Тези писма са вид "протокол" на срещите и ви позволяват удобно да структурирате информацията. Писмо от този тип е построено съгласно плана:

1. Добре дошли. Ако броят на участниците в срещата, чиито резултати са обобщени в писмото, е малък, можете да ги изброите по име или да използвате обобщен вид поздрав.
2. Повторете целта на срещата, резултатите от която са обобщени в писмото.
3. Списък на въпросите, които бяха обсъдени по време на срещата. За всеки въпрос са посочени договорените споразумения, решения и срокове за изпълнение.
4. Списък с въпроси, които не изискват спешно решение, но не можете да ги пренебрегвате.
5. Изясняване на мнението на участниците в срещата - всичко е взето предвид?
6. Подписан е по шаблон.