Правила за бизнес кореспонденция по електронна поща. Бизнес писмо: проба. Как да изпратите имейл по електронна поща

През последните десет години бизнес кореспонденцията чрез електронна поща придоби огромна популярност и се превърна в един от основните начини за бизнес комуникация. Днес е трудно да се намери лице, което да не използва електронна поща в практиката на междуличностните комуникации. Въпреки това много хора днес се питат: как да изпратите имейл по електронна поща

Тази статия описва правилата за бизнес кореспонденция по електронна поща, а практическите съвети, представени в статията, ще ви помогнат да научите правилната бизнес комуникация, когато композирате електронна поща.

Мнозина започват работния си ден с проверката на пощенската кутия за нови съобщения. Но за голямото съжаление, въпреки разпространението на този метод за обмен на информация, мнозина не знаят как правилно да използват езика на бизнес кореспонденцията, като изпращат електронна поща за неформален начин на комуникация.

Поради скоростта на доставка на имейли то улеснява обмена на важни официални документи, формуляри, приложения, но тук хората правят грешки при изпращане на имейли. Много често се случва, че в подготовката на обмен на електронна поща с всички файлове, адресиран за каквито и да било причини не представляват придружаващите есетата и не отговарят на темата, което може да усложни работата на получатели. Целта на тази статия, за да се отговори на въпроса: как да се изпращат по електронна поща, както и да спазва всички правила на бизнес писмена комуникация чрез електронна поща?

При съставяне на имейли всички попълнени полета трябва да бъдат попълнени

Правилата за бизнес кореспонденция по електронна поща задължават изпращача на писмото да попълни всички полета, посочени в електронната поща, като например адреса и името на получателя и изпращача на писмото. Не забравяйте да опишете тема, която накратко описва същността на изпратеното писмо. Много често от правилно описаната тема зависи съдбата на изпратеното писмо и скоростта на разрешаване на проблема, посочен в него. Бизнес пощата трябва да започне с поздрав - това просто проявление на уважение към получателя е много важно в кореспонденцията. След поздравяването трябва да се следва текстът, който се нарича "тялото на писмото", а в крайна сметка остава подпис, например "С уважение, Бризов Петър Иванович".

Поздрави в бизнес кореспонденцията

В този момент си заслужава да се фокусирате, тъй като жест на уважение е много важен във всеки аспект на бизнес комуникациите. Оптималната приветствена фраза е "Добър ден" или "Здравей". Провеждането на бизнес кореспонденция по електронната поща ограничава подателя да използва фразите "Добра вечер" или "Добро утро", тъй като получателят може да прочете писмото много по-късно от получаването му. Също така не е правилно да се използва при поздравяването на народните изрази, използвани в неформална комуникация.

След думата или фразата за поздрав, трябва да се обърнете към получателя по име и патроним, а ако името не е известно на подателя, можете да пропуснете този момент. След приветната дума, можете да продължите към изявлението за целта на писмото.

Прикачени файлове в бизнес кореспонденция по имейл

Ако основната цел на писмото е не само писмен разказ и изложение на същността на въпроса, но и изпращането на досието, най-добре е първо да се прикрепи изпратеният обект. Често се случва много изпращачи, поради непредпазливост, които са установили същността на въпроса в текста на писмото, забравят да приложат необходимите инвестиции. Такава небрежност може да засегне негативно бизнес репутацията на изпращача на бизнес писмо.

Адресът на електронната поща трябва да е разпознаваем и кратък

Правилата за бизнес кореспонденция по електронна поща заверяват на подателя да има разпознаваемо електронно име, което трябва само да съдържа истинска информация за името на подателя. Много не лаконичен и глупав изглежда официални писма и адреси, когато електронният адрес показва неформални изрази или думи, например електронния адрес "limon_petya". Изглежда много неприемливо за възрастен човек. За да осъществявате бизнес кореспонденция, по-добре е да създадете отделен имейл адрес и да следвате етикета на бизнес кореспонденцията по електронната поща.

Използване на функцията за бърз отговор (Отговор), за да отговорите на предишни имейли

Функцията "Отговор или отговор" (в съкратената форма изглежда Re :) помага на потребителя да реагира бързо на предишни изпратени съобщения от подателя. Тази функция също има универсална възможност да чете предишната кореспонденция с събеседника за дадена тема. Но правилата за бизнес кореспонденция по електронна поща задължават изпращача да преименува предмета на бизнес писмото, ако по време на кореспонденцията същността на дискусията се промени.

Преди да изпратите бизнес писмо, трябва да проверите за правописни грешки и препинателни знаци

Електронната поща опростява обмена на информация, но бизнес кореспонденцията не трябва да пренебрегва правилата на руския език, тъй като небрежно извършена грешка може да засегне авторитета на изпращача. Преди да изпратите писмото, трябва да прегледате текста няколко пъти и внимателно да го проверите за наличие на ophgraphic и пунктуационни грешки. Много клиенти за електронна поща имат функция за проверка на правописа, затова обърнете внимание на думите, подчертани от червената линия. Ако имате съмнения относно правилността на правописа, трябва да поискате помощ в Интернет или да проверите правописа с речников речник.

Полето за местоназначение трябва да бъде попълнено на последното място

За да се избегне изпращането на непълни или нерегистрирани съобщения, адресът на получателя на бизнес писмото трябва да бъде въведен в последния момент преди изпращането. Това правило е включено и в основите на бизнес кореспонденцията по електронна поща. Това се случва, когато полето на получателя е попълнено, електронната поща може да предложи списък на използваните по-рано получатели, и тук трябва да съсредоточи вниманието си, за да не погрешно изпраща изпратено бизнес писмо до външен адресат.

Структуриране на бизнес писмо

Правилата за структуриране на текста се прилагат не само за хартиените носители, но и по правилата за бизнес кореспонденция чрез електронна поща. Не винаги е удобно получателят да чете големи обеми текстови съобщения на екрана на монитора. За да се опрости тази точка, е необходимо текстът да се раздели на логически генерирани малки абзаци и да не се позволи да се напишат сложни изречения в текста на бизнес буквите. Оптималната продължителност на едно изречение в бизнес писмото не трябва да бъде повече от петнадесет думи.

Същността на бизнес писмото трябва да се посочи по същество

В допълнение към предмета на бизнес писмото получателят би трябвало да се интересува от ясно формулираното първо и второ изречение от основния текст. Задачата на подателя е да посочи в началото на писмото същността на проблема или въпроса, на който се обръща към получателя. Първото изречение трябва да посочва целта, за която е изпратено бизнес писмото. Пример: "Ние Ви информираме, че условията на задължението по договор № 45 от 02.01.2017" За доставка на насипни материали "приключват. За да подновите договора, трябва да подадете втори пакет документи. " Поради тази цел получателят има възможност да разбере основната идея на бизнес писмо. Ако текстът на буквата е твърде голям, тогава е по-добре да използвате функцията за прикачване на обекта като прикачен файл под формата на текстов документ, но с текстовото поле трябва да оставите придружаващото се есе, което осветява бизнес писмото. Пример: "Изпращаме Ви електронно копие на писмото на фирма Makstroy LLC за Ваша справка. Ви молим да информирате решението си за удължаване срока на договора № 45 от 02.01.2017 г. "За доставката на насипни материали" до времето, посочено в писмото. "

Всеки бизнес имейл трябва да бъде отговорен

Има отрицателни примери за бизнес кореспонденция, когато получателят пренебрегва бизнес писмо по някакви причини. Понякога може да има случаи, когато отговорът не може да бъде даден поради определени ситуации, например, периодът за разрешаване на даден проблем може да отнеме няколко дни или получателят е в процес на мислене и не може веднага да отговори на поставения въпрос. В този случай трябва да има кратък коментар за това, например: "Здравейте, Питър Иванович. Получих писмото ви, но до момента ми е трудно да отговоря, тъй като трябва да се консултирам с висшето ръководство. Аз ще докладвам за проблема на главния изпълнителен директор на нашата компания и ще дам официално отговор до края на седмицата. Искрено, мениджър продажби, Белов Иван Генедиевич. "

Струва си да се помни, че ако отговорът не бъде даден в рамките на три работни дни, то мълчанието на получателя на бизнес писмото може да бъде оценено като игнориране и отказ да се осъществи връзка с изпращача.

При съставянето на писма за отговор трябва да се отговори на всички въпроси

Ако писмото, изпратено до получателя, има въпросник, тогава при писането на писмото трябва да се дадат отговори на въпросите в реда, който присъства в получения текст на бизнес писмото. Ако са зададени въпроси, подателят се надява да получи конкретни отговори на тях. Когато пишете писмо, отговорите не трябва да бъдат номерирани, просто трябва да посочите идеята в ред. За да отговорите на всички поставени въпроси, първо трябва да прегледате повторно полученото бизнес писмо няколко пъти и в случай, че има твърде много въпроси, е по-добре да ги напишете отделно, за да предотвратите пропуск. Ако не е възможно да се отговори на някои от поставените въпроси, трябва да се отбележи, че в момента по някаква причина отговорът не може да бъде даден.

Не злоупотребявайте със съкращения, емоционален дизайн и главни букви

Има негативни примери за бизнес кореспонденция, където се разрежда податели, като се използват неформални знаци във формата на усмивки. Тяхната употреба е популярна в социалните мрежи, но правилата за бизнес кореспонденция не приветстват подобни прояви на емоция, защото получателят не може да знае истинската им стойност, и ги приемат като неразбираем за него набор от грешки, пунктуационни.

Също така е необходимо да се откаже писането на текст с главни букви. В интернет набор от думи, написани с главни букви, се нарича "вика фрази" и подобни фрази често носят негативен цвят. Получателят, когато чете електронно бизнес писмо, може да приеме такъв шрифт отрицателно, което ще има пагубен ефект върху възприемането на значението. В случай, че е необходимо на бизнес писмо да се подчертае значението на една точка, по-добро използване на уводни фрази, например, "Моля, имайте предвид, че трябва да се осигури пакет от документи за удължаване на договора не по-късно от 10.02.2017 година," или "Моля, имайте предвид, че документите за удължаването на договора трябва да се подаде до 10.02.2017 г. "

Не изпращайте поверителна информация чрез електронна поща

За да предавате лична или поверителна информация, е по-добре да се откаже от имейл акаунти, тъй като има риск от прихващане от хакери информация да се използва за собствените си цели. Такава информация може да включва: телефонни номера, пароли на кредитни карти, лични банкови сметки и т.н. Важно е да се помни, че информацията се съхранява на поща агент на сървъра и в случай на хакване може да бъде откраднат ...

В края на писмото трябва да има подпис на подателя

Както беше споменато по-горе, всяко изпратено писмо трябва да съдържа специален подпис. Често разработчиците на пощенски кутии въвеждат функцията на блока за подпис, в който можете да въведете данните си за пощенската кутия, името и телефонния номер за контакт. Впоследствие този блок ще се покаже автоматично в края на всяка буква, което ще опрости въвеждането. Важно е правилното изготвяне на подпис, така че получателят да има възможност, когато отговаря на писмото, да адресира правилно изпращача. Пример за подпис може да изглежда така: "Искрено, Ръководител отдел продажби Петров Николай Александрович, +79810000000 ".

Извеждайки заключения, може да се отбележи, че за да разберете как да провеждате бизнес кореспонденция по електронната поща, не е нужно да научавате допълнителни и сложни елементи. Необходимо е само да се спазват елементарните правила на етикета и да се спазват нормите на руския език.