Как да комуникирате правилно чрез електронна поща: основните тайни

Винаги проверявайте имейла си, преди да кликнете върху бутона "изпрати". Получихте ли някое писмо, което ви озадачи, а после си помислихте за човека, който го е изпратил? Или, още по-лошо, изпрати ли някога съобщение, което по-късно съжалявахте?

Когато изучавате друга нова електронна поща, можете да започнете да разклащате главата си и да се опитвате да разберете какво мисли човекът, който го е изпратил. Или, напротив, ако изпратите съобщение до някого, може да започнете да съжалявате за това, което се е случило, тъй като в бъдеще това може да доведе до неблагоприятни последици.

Скоростта на изпращане на имейли понякога е невероятна. Това прави този метод на комуникация за предпочитане. Независимо дали изпращате лични или бизнес имейли, трябва да се придържате към етикета, за да избегнете недоразумения или негативни чувства.

Спазвайте същото правило: третирайте получателя така, както бихте искали да бъдете лекувани. Преди да натиснете бутона "изпрати", изчакайте минута и отново прегледайте буквата. Ефективното използване на електронната поща може да ви изложи в благоприятна светлина пред мениджъра и дори да ви даде предимство, когато дойде време да се придвижите нагоре по кариерата.

Не забравяйте за личния живот

Имайте предвид, че бизнесът и личната електронна поща не могат да бъдат поверителни. Ръководството ви има право да чете всичко, което е изпратено от офиса, така че никога да не пишете или да изпращате лична или важна информация от работа. Личната електронна поща, изпратена от дома, може да бъде препратена, така че не пишете нищо, което би могло да причини проблем, ако това съобщение попадне в грешен човек.

Опитайте се да се въздържате от обидни коментари

Избягвайте отрицателните коментари в буквите. Става дума за расизъм, сексизъм или негативни коментари за друго лице или компания. Ако получите обидно писмо, не отговаряйте и не го изпращайте на никого. Никога не използвайте електронна поща, за да кажете на някого нещо лошо. Това може да бъде погрешно интерпретирано от шефа ви.

Не плачи

Не забравяйте, че когато въвеждате текст с главни букви, такова съобщение се третира като вик. Някои хора вярват, че подобно съобщение е по-лесно да се чете, но не е така. Използвайте нормален шрифт, който не отрязва очите ви и може лесно да бъде прочетен.

Редактирайте публикациите си

Винаги редактирайте имейлите, преди да ги изпратите. Използвайте инструмент за проверка на правописа и прегледайте всички бизнес букви, за да сте сигурни, че няма грешки. Винаги се опитвайте да се установите като професионалист, докато пишете. Проверете имейл адреса преди изпращане. След като завършите писането на съобщението, се уверете, че сте се придържали към основната идея. Една грешна дума може да промени смисъла на изречение.

Отговорете с повишено внимание

Научете как да отговаряте правилно на получените имейли. Обърнете внимание на изпращача. Опитайте се да отговорите възможно най-бързо и не оставяйте папката със запазени съобщения да стане прекалено запълнена.

Не бързайте да натискате бутона "answer all", докато видите кои адреси са изброени в заглавката. Вашият отговор може да обърка другите, можете да изпратите ненужна информация на тези хора, които дори не знаят. Натиснете бутона "Отговор всички" без забавяне, само ако сте сигурни, че всички колеги или приятели имат нужда от информацията, която ще изпратите.

Прочетете настройките и инструментите за имейл

Важно е всички потребители да знаят инструментите, настройките и типовете електронна поща. Основният получател трябва да бъде посочен в полето До. Когато трябва да копирате даден контакт и да го поставите на желаното място, достатъчно е да изберете функцията "копиране".

Никога не изпращайте имейли един по един. Те могат да запушат пощенската кутия на получателя, понякога това е много досадно. По никакъв начин не ставайте човек, който изпраща неверни и ненужни съобщения.

Винаги трябва да попълните предмета, преди да изпратите имейл, независимо дали е свързан с работа или лична кореспонденция. Уверете се, че темата е толкова кратка и смислена, колкото е възможно.

Опитайте се да пишете накратко и всъщност

Повечето хора предпочитат да четат кратки писма, отколкото дълги подробни съобщения. Ако е възможно, изразявайте своите мисли в няколко изречения. Ако искате да изпратите по-дълго съобщение, започнете с уводния параграф, така че хората да знаят същността на съобщението.

Гледайте тона си

Опитайте се да поддържате положителен тон в съобщенията. Не забравяйте, че смешните коментари могат да се възприемат като ирония, а не благосклонни хумор. Запазете саркастичен хумор за мобилна комуникация, така че другите да могат да чуят тона на гласа ви. Това включва и гняв. Винаги трябва да избягвате изпращането на "ядосани" имейли или да оскърбите някого, с когото работите, или някой, на когото ви интересува.

Не забравяйте да включите името си

Винаги не забравяйте да подпишете всички имейли. Получателите могат да се ядосват, ако трябва да превърнат нагоре и да определят кой е изпратил съобщението. Ако очаквате отговор по телефона, не забравяйте да запишете номера си. Това винаги трябва да се прави, дори ако получателят го знае перфектно. Целта на електронната поща е да спести време, да направи работата ефективна, а не обратното. Винаги следвайте тези правила, за да използвате електронната поща с удоволствие, а не да ядосвате други хора.