Как да конфигурирате автоматичен отговор в Outlook: основни стъпки

В света на цифровите технологии, хората отдавна усвояват съвременните методи за комуникация в мрежата. Така че един от най-честите начини за предаване на информация е електронната поща, с която можете да общувате, да учите и развивате. Днес интернет предоставя широк спектър от такива програми, но най-популярният и удобен е Microsoft Outlook. Въпреки многобройните положителни аспекти, тази поща програма има редица нюанси, които изискват определено решение. Например, много начинаещи потребители се сблъскват с проблема как да настроят автоматичен отговор в Outlook.

Функция за автоматичен отговор

Към днешна дата Outlook е най-популярната програма за електронна поща, която е популярна сред интернет потребителите поради нейната простота и функционалност. Благодарение на тази програма можете свободно да комуникирате и получавате пощенски пратки. Сред многото положителни характеристики трябва да се подчертае възможността за автоматичен отговор. Ако заминавате за дълги разстояния или за дълъг период от време, Microsoft Outlook ви позволява да използвате функцията за автоматичен отговор.

При липса на връзка с интернет или възможността за достъп до пощенската кутия, автоматичният отговор ще изпрати контактите на подателя до подателя и съобщението, предварително записано в специален шаблон.

Конфигуриране и стартиране на автоматичен отговор

Повечето хора, не само начинаещи, но и напреднали потребители на интернет, се сблъскват с проблема как да настроят автоматичния отговор в Outlook. Процедурата за създаване на автоматичен отговор в програмата за електронна поща няма да е много трудна и отнема много време, ако всичко е направено правилно и според инструкциите.

За да конфигурирате автоматичния отговор в Outlook, трябва да направите следното:

• Отворете програмата Outlook.
• Намерете и кликнете върху бутона "Създаване на съобщение".
• Въведете текста на съобщението за автоматичен отговор. Важно е да запомните, че този текст ще бъде изпратен на подателя.
• Намерете и кликнете върху бутона "Файл".
• В настройките "Файл" намерете и кликнете върху "Запазване като". Трябва да изберете формата "Outlook Template" и да запишете съобщението.

Създаването на шаблон е само първата стъпка, която ще ви позволи да разберете как да конфигурирате автоматичния отговор в Outlook и да опростите работата с програмата за електронна поща.

Основните стъпки за задаване на автоматичен отговор

Настройките за автоматично подаване включват следните основни стъпки:

• Трябва да намерите раздела "Правила" в горната лента на програмата.
• След това изберете опцията "Управление на правила и сигнали", където искате да изберете опцията "Нов".
• В прозореца, който се отваря, изберете "Прилагане на правила към получените от мен съобщения".
• След като направите избора, кликнете върху бутона "Напред".
• Появява се прозорецът "Правила", където не е нужно да избирате нищо. След това просто трябва да кликнете върху бутона "Напред", след това да отговорите на "Да".
• В следващия прозорец, който се появява, трябва да маркирате опцията "Маркирайте използвания шаблон". В прозореца по-долу кликнете върху "Специализиран шаблон".
• След това се показва прозорецът "Папки", където трябва да изберете "Шаблони в файловата система".
• След като се появи прозорецът "Автоматичен отговор", трябва да кликнете върху него и да го отворите.
• В "Помощ за правила", който се отваря, изберете "Напред".
• В последния прозорец, преди да конфигурирате автоматичния отговор в Outlook, трябва да кликнете върху бутона "Готово".

Така настройката за автоматичен отговор бе успешно завършена. Сега вградените съобщения в шаблона ще бъдат изпратени на всеки адрес. Важно е да знаете: за да сте сигурни, че автоматичната реакция е работила стабилно и ефективно, трябва да предоставите персонален компютър с непрекъснат интернет.

В заключение

По този начин, в зависимост от създадения шаблон и предприетите действия, в Outlook ще бъде използван автоматичен отговор за всички входящи имейли. Но трябва да вземете под внимание факта, че съветникът за правила предвижда автоматично изпращане на адресат само веднъж.

Сесията започва след първото стартиране на програмата за електронна поща и завършва, когато я излезете. По това време, докато програмата работи, не може да дойде повтарящ се отговор на адресата, който успя да изпрати определен брой съобщения. През цялата сесия програмата създава специален списък от потребители, на които е изпратен автоматичен отговор. Такива действия позволяват да се избегне повторно изпращане на съобщението. Ако обаче рестартирате програмата, списъкът се изтрива. Поради това, като се имат предвид основните етапи на създаване и създаване на шаблони, всички съмнения относно това как да конфигурирате автоматичен отговор в Outlook трябва да бъдат премахнати.