Матрицата Айзенхауер като инструмент за задаване на приоритети е начин да спестите значително време

Всеки модерен човек се стреми да бъде успешен. Поради тази причина управлението на времето е толкова популярно. Това е техника, която преподава ефективно планиране. Днес тя се използва не само от политици и бизнесмени, но и от обикновени домакини. Но не отнеме времето за управление като изобретение от последното десетилетие. Преди половин век много зает хора се замислиха да повишат собствената си производителност. Поразителен пример за това е матрицата на Айзенхауер, наречена от нейния създател. Като инструмент приоритизиране

Д. Айзенхауер - гений на ефективността

Дуайт Дейвид Айзенхауер е президент на Съединените щати от 1953 до 1961 г. Този изключителен човек е известен с военната си кариера. Айзенхауер участва в Първата и Втората световна война, получи ранг на генерал-армия. Известен 34-ти американски президент и като един от основателите на НАТО. Съвременниците отбелязват, че Дуайт е универсален човек с оживен ум, дисциплиниран и организиран. Неговите потомци изключителна фигура оставиха такъв ефективен инструмент за планиране като матрицата Айзенхауер. Като инструмент за приоритизиране и организиране на собствените си дейности, всеки може да го използва.

Общо описание на матрицата Айзенхауер

Дуайт Айзенхауер дойде с много проста и все пак невероятно удобна система за планиране. За удобство и видимост той рисува матрицата си под формата на квадрат. Всички планирани случаи Айзенхауер предлага да се разделят на четири категории. Първата е да се определят всички най-важни, изискващи незабавна резолюция. Във втория - бизнес и отговорности, които са важни, но могат да чакат. Третата категория е неотложна, но не е важна. В последната група се записват незначителни и неотложни планове. Матрицата Айзенхауер като инструмент за определяне на приоритетите е идеална за краткосрочно планиране. С негова помощ можете да планирате бизнес за 1-2 дни. Как да създадете собствена матрица на Айзенхауер? Нуждаете се само от лист хартия и писалка. Начертайте квадрат и го разделете на четири равни части. Сега нека да поговорим за това, което е важно да запишете.

Първият квадрат: най-важните и спешните въпроси

В първия сегмент на квадрата на матрицата на Айзенхауер трябва да се напишат най-важните случаи, които трябва да бъдат направени спешно. Ако системата за планиране се използва правилно и последователно, този списък винаги трябва да е празен. Същността на матрицата се свежда до това, че има време да направи важни неща в необходимото време и да не позволи работата. Разбира се, ако едва започвате да използвате тази система за планиране, може да има 1-2 позиции в тази категория.

Какви са важните задачи, които могат да бъдат достойни за поставяне в блок "Какво трябва да се направи незабавно"? Студентът в тази категория могат да се настанят на изпит, ръководителят на компанията - на среща с бизнес партньори, домакиня - обадете се на служба за спешна помощ в случай на проблеми с канализацията. Графикът за оценка на приоритета на случаите трябва да обхваща всички области от живота ви. Семейни планове и дела, посещения на лекари и стилисти, пазаруване - всичко това трябва да бъде записано в матрицата Айзенхауер. Например, ако имате силен зъбобол, посещението на зъболекар може да се включи в първия квадрат от дневния план (като важен въпрос, който не може да се отлага).

Втори квадрат: важни задачи, които не изискват незабавно изпълнение

Една от най-важните области на матрицата Айзенхауер е вторият й квадрат, в който е необходимо да се напишат важни случаи, които нямат крайни срокове. С ефективното използване на системата за планиране винаги трябва да има някои задачи. Важно е да се проверявате своевременно с личния си план в тази категория и да го следвате. Въведете в дадената клетка проектите, на които понастоящем работите. Тук можете да правите насрочени разговори и срещи, като напишете теза. Вторият квадрат трябва да изброи всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени доколкото е възможно. Системата за планиране предполага, че случаите от тази категория ще бъдат разгледани преди всичко. Само в този случай ще бъде възможно да се избегне непреодолима сила и спешна работа, а първият квадрат на матрицата, съответно, ще остане празен.

Третият квадрат: спешни, но незначителни неща

Третата зона на матрицата на Айзенхауер е предназначена да записва случаи, които имат незначителен приоритет от значение, но които изискват спешни решения. Това е всичко, което намалява производителността и ви предпазва от извършването на основната работа. Счупен компютър по време на изготвянето на доклада? Тази задача трябва да бъде вписана в третия квадрат, тя трябва да бъде решена възможно най-бързо. Също така е възможно да се преразгледа кореспонденцията, да се извърши ежедневна рутинна работа, която не изисква вземането на сериозни решения. Не забравяйте, че матрицата Айзенхауер - като инструмент за определяне на приоритети - трябва да ви помогне да запазите всичките си дела под контрол. Не пропускайте малките неща и ще успеете.

Четвъртият квадрат: случаи, които не са спешни и незначителни

Последният, четвъртият квадрат на матрицата е предназначен за записване на задачи и опции за игра, които са незначителни и не спешни. Д. Айзенхауер нарича тази категория "списъка на поглъщателите на времето". четвъртия квадрат пиши всичко, което няма положителен ефект върху основната дейност, но положителното въздействие на психо-емоционалното състояние на човека. Това са лични разговори по телефона, гледане на развлекателни програми, социални мрежи.

Какво може да се направи от четвъртия квадрат, без да се компрометира собствената продуктивност? Матрицата на Айзенхауер ще работи, ако можете да се съсредоточите и да не правите паузи, докато изпълнявате конкретна задача. В "поглъщателите на времето" няма нищо лошо, ако ви помагат да се отпуснете и да си починете. Например, можете да опитате да разделите работния си ден на блокове и да замените активни дейности с кратки почивки за почивка.

Пример за попълване на матрицата на Айзенхауер

Колко бързо можете да овладеете умението за ефективно планиране с матрицата на Айзенхауер? Започнете с подготовката на дневен план. В дневника си нарисувайте квадратна матрица, разделете я на 4 равни части и ги брои. Сега остава само да се определи правилно приоритетът на собствените им работи и задачи. Ето защо е измислена матрицата Айзенхауер. Пример за запълването му можете да видите в нашата статия. Ако сте планирали натоварен ден и много случаи е възможно да се започне, за да ги запишете в проекта за общ списък.

И как да зададете дългосрочни цели за себе си? Матрицата "Айзенхауер" е измислена за краткосрочно планиране. Когато работите с дългосрочни цели, има смисъл да използвате отделен списък. След това прекъснете трудната задача в няколко под-позиции, а някои от тях влизат в дневния план.