Настройване на задачи за SMART: примери

По отношение на съвременната сфера на дейност, независимо дали става дума за строителна индустрия, образователен сектор или информационна технология, може да се изправи пред проектната дейност. Дейности по проекта

Какво представлява SMART задачата?

Тази технология за поставяне на цели се е появила отдавна и вече се е доказала от най-добрата си страна. Благодарение на този метод е възможно да се формулира ясно задачата, да се обобщи наличната информация, да се избират условия и количество ресурси. Всеки самоуважаващ се мениджър трябва да има умения за задаване на задачи за SMART.

SMART е съкращение, което означава:

• Специфични - специфични.
• Измерими - измерими.
• Достижимо - постижимо.
• Реалистично - прагматично (реално).
• Време - Определено от времето.

Ще анализираме всеки компонент по-подробно.

Специфична - задачата трябва да е специфична

За да се увеличи вероятността за успешно изпълнение на конкретен проект, е необходимо да се установи конкретна цел. Всъщност е необходимо в началния етап да се реши какъв ще бъде резултатът. В спецификацията на бъдещата цел помагат редица въпроси, скрити зад акроним 5W:

• Какво? (Какво?) - Какво ми трябва, каква цел преследвам, какво искам да постигна?
• Защо? (Защо?) - Защо ми трябва този или моят екип / компания?
• Кой? (Кой?) - Кой ще работи по тази задача?
• Къде? (Къде?) - Къде трябва да преследвам тази задача?
• Кое от двете? (Какво?) - Какви са изискванията и ограниченията, с които ще трябва да се сблъскате?

Важно е да разберем: ако целта е такава, тогава резултатът го следва. Всички промени в плана за резултатите трябва да доведат до промени в броя на целите.

Измерима - задачата трябва да бъде измерима

Задаването на цели и цели за SMART изисква ясно разбиране за това какво представлява успешното завършване на тази задача. Измерването на успеха може да се изразява в определена парична печалба или увеличение на уеб трафика, броя на аудиторията и т.н.

За да формулирате по-ясно измерим проблем, трябва да обърнете внимание на следните въпроси:

• В какъв момент целта ще се счита за решена?
• Кой от избраните показатели (размерът на приходите, броят на посещенията в уеб ресурса) има по-голямо въздействие върху успеха и показва, че задачата е завършена?
• Каква трябва да бъде стойността на този показател, така че проектът или задачата да се считат за успешно завършени?

Achevable - задачата трябва да бъде постижима

Задаването на задачите за SMART включва задаването на реалистична задача, която вашият екип или компания може да постигне. Това е изключително важен елемент от системата SMART, тъй като оказва огромно влияние върху мотивацията на изпълнителя. Недостъпните цели почти никога не се прекратяват. За да не мечтаем отново и да се придържаме към реалността, трябва да разчитаме на опита на работата, наличието на определени ресурси. Също така е необходимо да се има предвид съществуващите ограничения.

Следното може да служи като ограничение:

• Временен ресурс.
• Наличие на инвестиция.
• Брой на служителите / изпълнителите.
• Наличните знания и опит (човешки капитал).
• Достъп до необходимата информация.
• Способността на лидера да контролира напълно работния процес.

Реалистично - задачата трябва да има стойност

Определянето на задачите за SMART е различно по отношение на адекватността й. Важно е не само да се предпише работния процес, но и да се реализират точно целите, които ще бъдат значителни за компанията. Необходимо е да се изберат цели, които ще бъдат полезни в дългосрочен план и да позволят на екипа / компанията да се развие.

Просто казано, ако реализираната цел не носи никаква полза, това не е SMART цел, а работата по нея се губи.

Важно е да се отбележи, че не само важен е прагматичният компонент, но и съвместимостта на целта с реалностите на компанията, принципите на изпълнителите, цялостната стратегия за развитие.

Време - задачата трябва да има времева рамка

Системата за задаване на задачи за SMART налага на изпълнителя редица ограничения, включително ограничен ресурс. При изготвянето на такава задача е необходимо да се определи краен срок (краен срок), който да превиши автоматично това, което прави целта / проекта неуспешна.

Такова ограничение влияе положително върху мотивационния компонент и улеснява контрола върху изпълнението на задачата.

Естествено, самата задача, изчисляването на ресурсите и т.н. трябва да се формира, като се вземат предвид ограниченията във времето. Просто казано, времето, необходимо за завършване на задачата, трябва да съответства на определените крайни срокове.

Задаване на SMART задачи: пример

Ето една визуална проба.

Да предположим, че производствените компании тръба служител (нека я наречем Лена) е получила голяма поръчка от един от клиентите чрез проверка в базата данни за стоките, Lena организира доставка до клиента. След известно време клиентът се обажда с Lena и декларира, че количеството на стоките не съответства на договорената сума. Това се случи, защото друг служител е продал тръби на друг клиент с един час по-рано.

Такова любопитство би могло да бъде избегнато, ако Лена работи върху схемата SMART:

• S - Lena ясно оформя реда, разкрива какво иска клиентът.
• M - Lena определя количеството необходими стоки, които клиентът трябва да получи.
• А - Лена координира поръчката с клиента, както и с служителите на компанията. Например, тя може да се обади в склада и да се увери, че точното време за клиента ще бъде достатъчно.
• R - Извършените действия ще помогнат да се гарантира, че задачата е осъществима и няма да създаде проблеми за компанията.
• T - Въз основа на получената информация би било възможно да се определи реалистична времева рамка.

По този начин задаването на задачи за SMART би помогнало на служителя да осъществи сключената сделка, без да подкопава доверието в компанията.

SMART технология за настройка на целите в ежедневието

Уменията за задаване на задачи за SMART могат да бъдат полезни в ежедневието, тъй като структурата на дейностите по проекта може да бъде приложена за всяка цел.

Представете си, че някой е уволнен от желанието да научи чужд език, тъй като това предполага обещаваща работа като преводач.

• S - Човек ясно очертава своята цел: да научи езика. Той знае, че ще работи сам, знае, че това умение ще му позволи да получи добра работа. Той също така знае с какви трудности е свързан този процес и откъде да започне.
• M - Как да се измери знанието на езика? В този случай сертификатът може да бъде използван като мярка. Подобен сертификат може да бъде получен чрез преминаване на международните изпити.
• A - Дали тази цел е постижима? Да. Лицето има много свободно време, достъп до интернет, възможност да отиде на курсове и средства за тези курсове.
• R - Има ли полза за тази задача? Да. От такова умение като владеенето на чужд език, можете да се възползвате.
• T - За да не пропускате класове и да не пишете, човек може да постави конкретна времева рамка, да речем, една година. Този път е достатъчно, за да получите необходимите умения.