Как да запазите презентация в PowerPoint - важни съвети

Представянето на PowerPoint позволява в една достъпна форма да демонстрира едновременно необходимия материал на голям брой хора. Дори студентите могат да създават такива проекти. Но как да запишете презентацията, така че да се показва правилно и не трябва да се изчервявате пред аудиторията?

Стандартен формат за запазване на презентацията

Ако кликнете върху бутона "Запазване", презентацията ще бъде запазена в формат PPT или PPTX. PPT - разширение за версията под 2007 г., PPTX - за версия 2007 и по-висока версия. Имайте предвид, че PowerPoint 97-2003 няма да отвори .pptx. Как да запишете презентацията в този случай?

Ако не сте сигурни коя версия на MS Office е инсталирана на друг компютър, запазете документа в режим на съвместимост. За да направите това, кликнете върху "Файл" и изберете "Запиши като". От предложените опции се обръщаме към "PowerPoint презентация 97-2003". Можете да изтеглите две версии на един проект на сменяем носител и можете да се ориентирате на това място, от което да започнете.

Режим на слайдшоу

Горните инструкции ще запазят презентацията както обикновено. Когато отворите файла, структурата на плъзгача се отваря. За да активирате демонстрацията, натиснете F5. Но как да запазите презентация в PowerPoint, така че слайдшоуто да започне да работи веднага? Трябва да изберете друго разширение - PPS или PPSX.

Кликнете върху Запазване като. В прозореца, който се отваря, намерете "Demo на PowerPoint". Ако е необходимо, изберете версия 97-2003. Сега, когато стартирате файла, слайдшоуто започва веднага. За да излезете от него, натиснете Esc.

Има друг начин да запазите презентация в този режим. В менюто Файл щракнете върху Запазване и изпращане. След това в "Типове файлове" намерете "Промяна на файловия тип". Отдясно изберете "Demo на PowerPoint" и кликнете върху "Запазване като".

Запазване като видеоклип

Ако форматът на документа няма значение за вас, можете да го запазите като видеоклип. Това важи особено за презентации с мултимедийни файлове. Видеоклипът ще бъде записан "както е" и няма да има проблеми при възпроизвеждане на допълнителни файлове. И за да отворите проекта имате нужда от видеоплейър, а не от PowerPoint. И така, как да запишете презентация в mp4 формат?

Кликнете върху "Файл" и изберете "Запазване и изпращане". В "Типове файлове" намерете "Създаване на видеоклип". Първо, посочете необходимата разделителна способност:

• за компютърни монитори (най-високи);
• за интернет и DVD;
• за преносими устройства.

След това можете да зададете едно и също време, за да покажете всички слайдове въз основа на съдържанието им. Ако искате да посочите различно време, задайте го ръчно. Също така можете да създадете съпровод на речта и да направите бележки с лазерен показалец. За да направите това, отворете "Use recordedHellip;" и кликнете върху "Create speech accompaniedhellip;". Представянето се отваря и можете да зададете необходимите параметри. След това прегледайте резултата от работата и ако ви е удобно, запазете видеоклипа. Бъдете внимателни: след запазването в даден файл вече не можете да правите промени. Видеоклипът ще трябва да бъде записан отново.

Това са най-често срещаните формати за запазване на презентация. Изборът зависи от задачата, целевата аудитория, мястото и начина на възпроизвеждане. Сега помислете как да запишете презентацията в PowerPoint на USB флаш устройството, за да не разваляте резултата от работата.

Запазване на външни носители

Как да запишете презентация на USB флаш устройство от компютър? По принцип процесът не се различава от изтеглянето на друг файл на USB устройството. Обадете се в менюто за пряк достъп на презентацията и изберете "Изпрати". В предложения списък намерете името на флаш устройството. Файлът се експортира до носителя.

Има още една възможност за запазване. Маркирайте презентацията и натиснете комбинацията Ctrl + C. След това отворете съдържанието на USB устройството и натиснете Ctrl + V. Презентацията се копира на външна среда. Можете също така да плъзнете файл от папка на вашия компютър на външно устройство. Но преди да запишете презентацията на USB флаш устройството, уверете се, че има достатъчно място за нея. Ако не, изтрийте ненужните файлове или отворете друго устройство. За типична презентация, която не съдържа аудио и видео материали, тези действия ще бъдат достатъчни.

Какво да направите, ако не се възпроизвежда видео или музика

В презентацията на PowerPoint можете да добавите видео и аудио файлове, ако искате. Благодарение на това потребителите не трябва да затварят презентацията и да включват отделно видеото на правилното място - то може да бъде стартирано точно по време на демонстрацията. Въпреки това, често има ситуации, в които мултимедията не се възпроизвежда на друг компютър в презентацията. Защо се случва това?

Отговорът е много прост. Когато добавяме видео или музика към презентацията, не запазваме файловете в документа, а просто посочваме пътя към тях. Така че програмата разбира къде да получи файла. Следователно, когато демонстрирате проекта на същия компютър, на който е създаден, няма да има проблеми с възпроизвеждането на филма или музиката. Но когато заредим презентацията на външен носител и след това го отворим на друг компютър, програмата не намира желания файл. Тогава как да запишете презентацията на USB флаш устройството, така че да бъде правилно възпроизведена в бъдеще?

За да направите това, трябва да изтеглите на USB флаш устройството не само презентацията, но и допълнителните файлове, които искате да вмъкнете. И вие трябва да ги добавите не от папка на вашия компютър, а от USB устройство. Ако просто изтеглите филм или музика на външен носител, но не променяте пътя към файловете в презентацията, програмата няма да ги намери. За да запазите на компютъра, се нуждаете и от цяла папка - с презентация и мултимедия.