Тайна работа в офиса: организация и правила за правене на бизнес

Отсега нататък тайната служебна работа е прерогатив не само на правителствените агенции. Документите с печата на тайната днес са в почти всяка основна търговска организация. Тази статия ще ви разкаже всичко за правилното управление на тайната документация.

Концепцията за секретност при водене на отчетност

Всяка работа, по един или друг начин, свързана със тайна или тайна документация, винаги съдържа много трудности, проблеми и рискове. Каква е причината за това? Има много причини, сред които основната е баналната неспособност да работите компетентно с ценни книжа, носещи класификацията на тайната.

Като начало, би било полезно да се реши кое обикновено е тайна. Мистерията има няколко значения. Трябва да се вземе предвид най-широко разпространената дефиниция, а тази концепция трябва да се разглежда като някаква информация, достъпна само за ограничен кръг от хора. Тайната не трябва да се разкрива, тя трябва да се пази в тайна. Като правило мистерията скоро ще бъде загубена и информацията ще бъде достъпна за голям брой хора. Следователно, организирането на тайно управление на записите става ненужно.

Сигурност поздравления

В момента поверителността има няколко основни типа. Ако става дума за тайна работа в офиса, по един или друг начин, свързани с държавните дела, всички документи се разделят на три основни типа:

• специално значение;
• строго секретно;
• официална употреба.

Тази класификация е определена от специалния федерален закон от 21 юли 1993 г. "За държавните тайни". Какво е всяко от горните лешояди?

Линията "със специално значение" представлява най-високата степен на секретност. Естествено, такъв статут не може да бъде получен от всеки документ. Така че, в случай на разкриване на таблото от особено значение, може да се направи значителна вреда на държавата или на група хора. Ето защо защитата на такива документи е подходяща.

"Топ секретен" печат се дава и на документи, съдържащи държавна тайна. Стриктното регулиране при разглеждането на такива видове ценни книжа в този случай е отличителна черта.

Грифинът за "бизнес употреба" не предоставя документи с особена тайна, но съществено ограничава използването им. Такъв вид тайна служебна работа се установява по правило в търговските структури.

Редът на класификация

Редът за класификация също така установява Федералния закон за държавата. тайна, посочена по-горе. Според този документ подчинената от държавата тайна може да включва:

• информация за военната сфера;
• информация за икономиката, технологиите или науката;
• информация за външната политика или икономическата сфера;
• информация за контраразузнаването, оперативни или разследващи дейности, за борба с тероризма и т.н.

Как се класифицират документите? Основното нещо, което си заслужава да се отбележи, е наличието на специално упълномощени експерти. Лицата с определена квалификация са ангажирани с развитието на безопасно съхранение на определени ценни книжа. Избира се най-подходящата класификация на секретността, според която се извършва по-нататъшна работа. Всъщност тайното водене на досиета е огромна сфера със служителите и мениджърите.

Системният принцип за определяне на секретността

За най-компетентното определение на степента на секретност е необходимо периодично да се прилагат специални принципи. След това ще говорим за самата форма на дефиницията на тайна в воденето на записи - принцип на системното. Какво е това?

Основната характеристика на системния подход е специално внимание към проблема за поверителността като цяло. Нейната основна функция е да запази две взаимно повлияващи се тенденции: от една страна, да се предотврати разпространението на важна информация, от друга страна, да се избегне масирана тайна и произтичащите от нея проблеми.

Как се води тайната регистрация? Тук основните са два механизма: надценяване и подценяване на шията на тайната. Удрянето значително намалява възможността за обмен на необходимата информация, подценяването до известна степен отслабва този процес.

Други принципи

Какви други принципи и правила за тайно управление на записите могат да бъдат разграничени? В допълнение към систематичното е също така да се отбележи обективността. Какъв е смисълът тук? Ако дадете кратко описание, то звучи така: когато работата с тайна документация не може да се ръководи от различни видове субективни мнения и предположения. Трябва да има определен списък от правила, съгласно които ще бъдат разработени всички необходими мерки.

Принципът на оптимизация е друг неотменен елемент от тайната работа в офиса. Основната му точка е, че най-малкото количество данни в класифицираните документи е най-доброто и оптимално решение. Прекалената информация ще наруши само необходимото ниво на сигурност.

Принципът на периодичната проверка е постоянният мониторинг на тайната документация.

Въвеждане на промени в класифицираните документи

Както вече беше споменато, степента на секретност на документа се определя в съответствие със специален списък с информация. след класификационни документи класифицирани и изпратени за съхранение. Възможно ли е да се правят промени в тези документи?

Инструкция за водене на тайни записи, която съдържа Федералния закон за държавата. тайна, определя редица обективни ситуации и обстоятелства, според които документите могат да бъдат предмет на преразглеждане в различна степен. Следва обаче да се отбележи, че крайният срок за декласифициране или промяна на документацията не трябва да надвишава 30 години. Изключение е решението на специална междуведомствена комисия. Както при секретността, работата по отстраняване или намаляване на класификацията на лешоядите се извършва от специална, упълномощена група лица.

Унищожаване на тайни документи

Решението за унищожаване на един или друг таен документ зависи от класифицирането на тайната, наложена на него. Ако барът е отбелязан със специално значение или съвършена тайна, тогава всички въпроси се решават от междуведомствената комисия. Ако става дума за търговска тайна, тайна документация на предприятието, е необходимо да се свика специална експертна комисия и изпълнителни директори. Той ще реши организационните проблеми и ръководството трябва да даде разрешение.

Процесът на унищожаване се осъществява по правило в състава на трима или повече души. Хартията е унищожена с помощта на специални машини - машини за обработка на хартия. То трябва да бъде отбелязано в регистрационните формуляри, които определят записа на документацията. Следва също така да се отбележи, че унищожаването на класифицираната документация трябва да се извърши паралелно с унищожаването на вътрешната инвентаризация.

Правила за провеждане на тайна работа в офиса

След това ще говорим за тайната документация на фирми или други търговски структури. При работа със секретни документи трябва да се вземат под внимание няколко основни правила и изисквания. Струва си да се подчертаят най-важните точки:

• Необходимо е да се спазва най-строг контрол върху достъпа на неоторизирани лица до документи. Става дума за персонала. Така че сигурността трябва да бъде установена чрез службите за сигурност или сигурност.
• Необходимо е да се определят точно лицата, които имат право да работят със секретна документация. Следователно те трябва да получат специални правомощия.
• Трябва да се разработи ясна инструкция за работа с тайна документация. Всички по-нататъшни действия трябва да бъдат организирани в строго съответствие с него.
• Служителите трябва да имат споразумение за неразкриване на търговски и промишлени тайни.
• Трябва да има постоянни материални стимули за лицата, които имат право на достъп до класифицирани документи. По-специално, всяко тайно съхранение на специалисти трябва да бъде под личния контрол на ръководството.

Това са всички основни правила, които трябва да се спазват при работа с тайни или секретни документи.

Задължения на специалистите по секретни документи

Задълженията на служителите, допуснати да работят с тайна канцеларска работа, са различни за всяко предприятие. Във всеки случай няма нито една инструкция за работа със тайна документация. Въпреки това все още е възможно да се идентифицират най-често срещаните и често срещани въпроси, които всеки служител, който се занимава със секретни документи, трябва да помни. По-конкретно, става дума за факта, че:

• Служителят е лично отговорен за съхраняването, съхранението или модифицирането на документи.
• Служителят трябва да бъде бдителен, отговорен и внимателен. Всички опити от неоторизирани лица за достъп до документацията трябва да бъдат незабавно прекратени.
• Служителят трябва да знае и да спазва разпоредбите на инструкцията за работа със секретни документи.

Освен това е необходимо да се подчертае какво е забранено специалистът да прави. Те включват:

• съобщения до всяка тайна информация на трета страна;
• премахване, транспортиране или модифициране на документация без знанието на ръководството;
• запознаване с документацията по въпроси, които не са включени в поведението на служителя;
• унищожаване на документи без знанието на ръководството.

вид тайна документация

Струва си да дадете най-общата информация за това, как трябва да изглежда покритието на тайните документи. Почти всеки отдел за тайно водене на отчет определя следните норми:

• горният десен ъгъл е класификацията на тайната;
• под врата - инвентарен номер;
• документи с печат на съвършена тайна трябва да имат червена линия от горния десен ъгъл;
• Листовете трябва да бъдат номерирани и резбовани.

Естествено, съществуват много други изисквания за този вид ценни книжа. Горепосочените въпроси обаче се отнасят до почти всички форми на секретни документи.