Брифингите ще позволят на бизнесмен да реагира бързо на променящата се ситуация

В сравнение с пресконференцията, брифингът е по-бързо средство за информиране на обществеността и следователно на потенциалните клиенти за вашия бизнес, възможностите му, перспективите и ползите от сътрудничеството. Умереното провеждане на брифинг представлява положително първо впечатление, благоприятно представя нови неща, подчертава тенденциите, позволява бързо да отговорите на събитията, настъпили само преди няколко часа.

Същността на това събитие е красноречиво описана от английската дума "кратка" в нейния корен (кратка, кратка). В практиката на връзките с обществеността това означава, че максималната продължителност на брифинга не може да надвишава 30 минути. Съществуват и успешни, които се вписват в рамките на една четвърт час, но в този случай те трябва да се водят от истински PR професионалист със значителен опит в тази област.

Изключително компресираното време ви позволява да направите това без специално пригодена стая за това, което ви позволява да организирате събитието буквално "от колелата", "в движение", осигурявайки само места за стоящи говорители и журналисти. Поради това е възможно да се проведе брифинг в почти всяка зала на административна сграда, хотел или летище. В същото време не се обслужват и минерална вода, кафе, сандвичи и др.

За да се превърне брифинг в нещо, което привлича вниманието на обществото, първо трябва да се придържаме стриктно към общоприетата схема на стопанство. Поради изключително съкратеното време, програмата за брифинг изключва представянето задължително за пресконференцията и незабавно преминава към същността на делото, което се представя от ораторите в краткото изявление за информация.

Текстът на заявлението се изготвя предварително, трябва предварително да бъде обработен и полиран. Нейната цел е да посочи така ясно информацията или позицията, за да изключи неточното й представяне или изкривяване в медиите. Изявлението трябва да бъде достатъчно и разбираемо за журналистите, така че те да не следват изясняващи въпроси, които усложняват брифинга.

Неговото време е разделено на две неравномерни части. Около една трета от времето се изразходва за приложението или информационното съобщение. Оставащите две трети се размиват: журналистите задават кратки въпроси и получават същите кратки, но информационно богати отговори. В същото време е много желателно хората, които имат бърза и ясна реакция по всякакви въпроси и способността им да реагират адекватно на тях, трябва да присъстват от страна на оратора.

За да успее да проведе брифинг, неговият водещ винаги трябва да управлява ситуацията и като сърфист "пази вълната". Неговата задача е да максимизира предоставената от говорителя информация и в същото време ясно да спазва сроковете, за да не превърне събитието в пресконференция.

Брифингът е немислимо без правилното и навременно изпълнение на мениджърите от връзки с обществеността подготвителна работа за него. Тя включва уведомяване на медиите за мястото и времето на събитието, представянето на главната му линия, изясняване на основните въпроси, планиране на реда на изказванията. Преди началото на брифинга е необходимо отново да се провери колко място е подготвено за него и дали аудио- и видеооборудването е в работоспособност. Желателно е, ако е възможно, да се премахнат източниците на разсейващи шумове и светлинни ефекти от мястото му.

Преди това е необходимо да се подготви пакет от материали, в които темата на брифинга е представена под формата на резюмета или резюмета, без да се правят лични мнения и цитати.