Провеждане на пресконференция: основните правила

Журналистите много оценяват участието в пресконференциите, тъй като те предоставят възможност за получаване на най-подходящата информация от първа ръка. На тях присъстват представители на големи фирми, популярни хора. Има възможност да се обърне внимание на проблем, да се представи нов тип услуги, да се разкаже за успехите, постигнати от компанията. В края на краищата пресконференцията е централно събитие, на което се решават много важни въпроси и задачи. Ето защо е важно да знаете как да организирате събитието правилно.

Големи организации, които се интересуват от обективно отразяване в медиите на тяхната дейност, предварително правят план за честотата на пресконференциите. В допълнение, честотата на такива събития говори за доверие в пресата и може да създаде усещане за стабилност. Средно големите организации трябва сами да определят какво ще бъде най-доброто за тях. Журналистите често се канят всеки месец или тримесечно.

След като обсъдихме основната тема на събитието (историята за ситуацията на пазара, представянето на нови услуги на фирмата, анализа на дейностите за квартала), е необходимо да я формулираме в широк мащаб. Трябва да звучи така, че да привлече вниманието към предстоящата пресконференция.

Желателно е провеждане на пресконференция не съвпада с регионални, градски събития или големи събития, които биха могли да разсейят значителна част от журналистите. Оптималното време за провеждане на пресконференция ще бъде в средата на седмицата, не по-късно от четири следобед. Също така е нежелателно вашето събитие да съвпадне с това, което ще се проведе от властите.

Избирайки място, където се планира пресконференция, трябва да се пристъпи към възможностите на организацията. Стаята трябва непременно да е достатъчно просторна, за да се настанят поне двадесет души, но от друга страна не трябва да има достатъчно свободно пространство, така че да не се създава усещане за незначителност на събитието. Трябва да обърнете внимание дали има микрофони в стаята, ако е необходимо, да се грижи за наличието на прожекционни екрани. Ако журналистите са поканени от телевизията, те трябва да предоставят безплатно място за настаняване на телевизионни камери.

За да се подготви и проведе пресконференция на високо ниво, е необходимо да се изготви списък с медиите, чиито представители ще участват в събитието. Две седмици преди насрочената конференция журналистите получават съобщения за пресата, както и покани, които съдържат темата на събитието, името на журналиста, датата и мястото на провеждане. Ако адресът е на малко позната улица, поканата трябва да бъде по-добре снабдена със схема за движение. В навечерието на събитието, за да се изясни броят на гостите, журналистите трябва да се обадят. В края на краищата те могат да забравят за поканата или да не получат съобщение за пресата.

Преди началото на конференцията участниците са регистрирани. По-късно списъкът на поканените журналисти се попълва с домакин на събитието. За да проведете пресконференция, създадена атмосфера на гостоприемство, трябва да се погрижите за масите за журналисти, на които да поставите имената на медиите.

За журналисти подготвят специални пакети за представяне, съдържащи "листовки", които включват прессъобщение, списък на хората на пресконференцията, промоционални и промоционални материали.

Секретарят на печата, на който се основава пресконференцията, отваря събитието, обявява темата си, след това представя хората, които дават пресконференцията. Също така, неговите задължения включват мониторинг на разпоредбите. Секретарят на пресата трябва да може да води диалог. Той трябва да изпълни паузата, когато има някакъв проблем в разговора.

На масата, зад която стоят лицата, които дават пресконференция, е необходимо да се поставят плаки с имената им и заеманата позиция. За събития, проектирани за дълго време, трябва да предоставите почивка за кафе-пауза, посещение на тоалетна и стаи за пушачи.