Проби от протоколите от срещите. Как да съставите протокола от срещата: примерно

Срещите се провеждат в много организации, независимо от формата на собственост. На тях работниците и ръководителите обменят важна информация, вземат решения. За да бъде събитието ефективно, се създава протокол от срещата. Образецът на този документ в организациите е почти същият. Правилата за съставяне на протокола са описани по-долу.

Видове срещи

Тези дейности могат да се объркат, ако не се подготвите за тях. Тази функция попада върху мениджъра. Той трябва да определи естеството на събитието. Експертите разграничават няколко типа срещи:

1. Обучението (конференция), чиято цел е да предостави на служителите знания, да подобри уменията си.
2. Информация. От събитието се изисква да обобщи информацията и да изучи различни гледни точки по възникналите въпроси.
3. Обяснителна. На такива срещи управителите убеждават работниците в правилната икономическа политика, която се прилага.
4. Проблем. Събитието се провежда, за да се разработи метод за решаване на настоящите проблеми.

Каквото и да е формата на срещата, тя трябва да бъде документирана. Това ви позволява да го провеждате компетентно и организирано.

Подготовка на

За да стане ефективната среща, висшите служители трябва да са наясно със следните правила:

1. Необходимо е ясно да се определи темата и желаните резултати. Това ще помогне за организирането на събитието по организиран начин.
2. Внимателно развитие на дневния ред. Необходимо е да се установи поредица от въпроси. В същото време е по-добре да започнете с леки въпроси, като се преминете към по-сложни.
3. Необходимо е участниците да бъдат запознати с фактите, които ще бъдат обсъдени. По-добре е да направите това преди срещата.
4. Необходимо е предварително да се изпрати покана до лицата, които трябва да присъстват. Ако някои не могат да помогнат при решаването на проблемите, но те трябва да знаят резултатите от събитието, те трябва да предоставят протокол.
5. Мястото на срещата трябва да бъде избрано въз основа на неговите цели. Условията за настаняване на хора са важни за създаването на бизнес среда.

Тези нюанси са основните в подготовката за срещата. Ако бъдат наблюдавани, събитието ще се проведе ефективно и по организиран начин.

Какъв е протоколът за срещата?

Срещите се провеждат редовно във всяка организация. Този тип дейности помагат да се решат много остри проблеми, да се вземат навременни решения по сложни задачи, да се създаде стратегия за развитието на компанията. Често срещите не определят протокола, който се счита за нормален. Ръководството може независимо да определи списъка с дейностите, в които се води запис. То също установява къде не е необходимо.

Основната цел на протокола е да се определят в писмен вид всички въпроси, задачи и мнения, които звучат на срещата, както и съвместно вземане на решения. Най-добрата форма е подробният протокол. Обикновено такъв документ се използва при събития, които ще повлияят върху бъдещото развитие на фирмата. Освен това е необходимо да се записва съдържанието на срещите с предприятията и служителите на държавните институции. Проби от протоколите от срещите за различни форми на събития са подобни, има само малки разлики.

съхранение

Протоколът от заседанието се води от ръководителя на предприятието. Но тази функция може да бъде изпълнена от друг служител. Преди това събитие секретарят получава списък с поканени гости и приблизителен списък с въпроси. Участниците ще получат резюмета. Това ще ви позволи да подготвите шаблон за документа, за да ускорите разработването на документа. Проби от протоколите от срещи на такива събития във всички предприятия са сходни.

Когато има много участници, по-добре е да имате регистрационен лист, където FI ще бъде записан. С началото на срещата секретарят одобрява списъка на присъстващите. Записването на информация се записва от секретаря по време на събитието. За да се увеличи точността на регистрирането, се използват записи на диктофон. Всички думи се записват на цифров носител и след това се възпроизвеждат в окончателния проект на протокола.

Ако на срещата има много участници, 2 секретари са поканени да проведат протокола. Такава работа ускорява процеса, ако събитието се забави. Реплики, коментари, коментари, които не са свързани с темата на срещата, не са включени в съдържанието на документа. Протоколът включва общия смисъл на докладите, въпросите и предложенията. Решенията, заданията, които се предоставят от ръководителя на отделните служители, се записват точно.

Ако мениджърът се нуждае от точна информация, той може да поиска доклад, подписан от отговорното лице. Срещите обсъждат състоянието на нещата като цяло, така че не е нужно да правите подробни записи. В резултат протоколът включва хода на срещата: обсъжданите теми, въпроси, решения. Понякога мениджърите изискват дословно фиксиране на всички фрази. Това се случва на срещи на съвременни организации, където се решават много оперативни проблеми.

регистрация

Как да съставя протокола от срещата? Извадката включва основната информация, която трябва да бъде включена в документа. В правителствените отдели протоколите се поддържат въз основа на специални формуляри. Обичайната форма на примерния протокол на събранието се състои от:

1. Задължителни реквизити (дати, номера, имена на фирми, вид документ с посочване на събитието, местоположение).
2. Списък на присъстващите (име, длъжност на участниците). Може да се използва приветстващ лист, в който всеки, който дойде, е подписал.
3. Ако на събитието присъстваха лица от други институции, те трябва да бъдат вписани в секцията "Поканени".
4. Основната част. Тя идентифицира 3 части: слушане (пълно име и длъжност на високоговорителите, теми за презентации, представяне на същността), направени от (пълно име и длъжност на лицето, да зададете въпроси или да правят коментари) решиха (лидери дават нареждания или наложена е резолюция, установени са сроковете за изпълнение на задачите).
5. В края на подписа секретарят и главата го поставиха. Не е необходим печат.

На такава проба от протокола ще бъде възможно да се състави компетентен документ. Той трябва да бъде номериран, за да контролира хода на срещата. Окончателният доклад се изготвя известно време след срещата. Това може да отнеме няколко часа или дори дни, всичко зависи от количеството информация.

Примерна среща на протокола под ръководството на директора е точно същата като тази, която се провежда без него. След това документът се подава за подпис на главата, водещото събитие. Протоколът се изпраща на заинтересованите лица или създава официални изявления с инструкции за изпълнителите.

Ако е съставен протокол за техническа среща, проба от него може да включва специфичните нюанси на това събитие. Но като цяло тя трябва да съдържа основната същност, проблемите и въпросите, които участниците обсъждат. Примерният протокол от семинара, представен в статията, може да служи като пример при изготвянето на този документ.

Оперативна среща

Това събитие има следните функции:

1. Специфична периодичност, например, всяка седмица.
2. Състав на присъстващите.
3. Подобни теми и въпроси.
4. Кратка продължителност.

Примерният протокол на оперативната среща е същият като при редовно събитие. Само секретарят се запознава с алгоритъма на работата, въпроси за обсъждане. Това ускорява работата по документа, тъй като по-голямата част от него се формира предварително. Протоколът се изготвя бързо, документът се изпраща незабавно на ръководството за подписване.

съхранение

За да реши проблема с съхраняването на протоколи, секретарят трябва да се запознае с вътрешните документи на организацията. Това зависи от спецификата на предприятието. Документите за заседанията на управителните съвети или на акционерите на акционерното дружество се съхраняват постоянно. Протоколите остават на мястото на действащия орган на организацията. Документите за срещите обикновено се съхраняват в продължение на 3 или 5 години, след което те се архивират и унищожават въз основа на инструкциите.

заключение

Протоколите от срещите позволяват на участниците да запомнят дневния ред и да изпълняват задачите своевременно. Сега има електронни ресурси за оперативната подготовка и изпращане на тази документация. Ето защо ще бъде удобно за секретаря да представи версията на протокола на заинтересованите лица.