Протокол на заседанието: структура и съдържание

Протоколите от срещата са документ, отразяващ всички важни решения на това събитие. Неправилното му съставяне както по смисъла, така и при регистрацията може да доведе до оспорването му от участниците в срещата. Освен това има потенциален риск от вземане на неправилни управленски решения, ако протоколът за производствената среща съдържа изкривена информация. Правилното изготвяне ще помогне на набор от прости препоръки.

Текстът на този документ обикновено съдържа две части: уводни и основни. Протоколът от срещата (първото получено) включва описание на основните параметри на събитието: позиции, име, фамилия, участници, председател и секретар. Когато някой има специален статут (поканен, експерт, наблюдател и т.н.), това също се отбелязва в документа. Ако на срещата присъстваха много хора, протоколът от заседанието може да съдържа данни за тях на отделен лист, който е неразделна част от документа. Въвеждащият раздел завършва с дневен ред, който съдържа списък с разглежданите въпроси. Желателно е те да бъдат важни, но може да има и други фактори, които да повлияят на мястото в списъка с въпроси. Например, структурата на дневния ред може да зависи от логическата взаимовръзка на някои от неговите въпроси или наемането на лица, участващи в събитието. Самият документ е съставен на бланката на организацията (нейното подразделение), тя трябва да бъде посочена при провеждането на срещата.

Протоколите от заседанието в основната част трябва да отговарят на уводния протокол. По-конкретно, елементите му трябва да бъдат в същия ред, както в дневния ред. Алгоритъмът за изграждане на текста, който улавя информация за всеки елемент от дневния ред, е както следва: "слуша", "действал", "решавал". Основното правило при съставянето на тази част от протокола е, че то не трябва да се превръща в подобие на препис.

По-конкретно подразделът "Слушани" описва кой е главният говорител по въпроса, който той предложи в резултат на речта си. Говорителите също посочват кой каза, че са предложили. Решението определя финалната позиция на мнозинството от участниците в срещата. Ако беше взето чрез гласуване, той показва колко хора са за него, колко са против, както и броя на въздържалите се. В зависимост от важността на разглежданите въпроси името може да бъде посочено. хора, които заемат една или друга длъжност.

Протоколът от заседанието се подготвя от секретаря, самият документ се подписва от изпълнителя и председателя на събранието. Източник на информация за компилацията му са ръкописни чернови, записи, направени с помощта на диктофон, преписи. Ако, за да се разрешат проблемите, установени по време на срещата, се изискват правомощия на висшестоящо длъжностно лице, което не е участвало в заседанието, може да бъде дадено допълнително одобрение за решенията на този управител. Подписан и регистриран протокол може да бъде изпратен като единен документ и под формата на изявления за длъжностни лица, които са обхванати само от част от въпросите.