Протоколът от заседанието - правилно изготвяме

Протоколът от срещата е документ, отразяващ информация за обсъжданите въпроси и решенията, взети на срещата. Тя се отнася до организационната и административната документация. Информацията в протокола се вписва от секретаря на събранието или от друго упълномощено лице на базата на диктофон или ръчен запис. Преди срещата трябва да бъдат подготвени всички необходими документи: дневния ред, списъкът на участниците, текстовете на изказванията и проектите за възможни решения.

Протоколът от заседанието на комисията или друг орган може да бъде издаден изцяло или в кратка форма. Последният не включва хода на обсъждане на решаващите проблеми и определя само взетите решения.

Протоколът в пълната му форма обикновено включва две части - уводни и основни. Уводното съдържание съдържа имената (както и инициалите) на председателя, секретаря и участниците в срещата, както и присъстващите. Ако броят на присъстващите е по-голям от 15, се прави позоваване на задължителния пълен списък на имената. Ако присъстват на различни органи, се посочва за всяка длъжност и място на работа.

Освен това встъпителната част трябва задължително да посочва дневния ред, като изброява въпросите по ред на важност и посочва името на докладчика за всеки брой.

Протоколът от заседанието в основната му част се състои от раздели в съответствие с дневния ред. Текстът на всеки от елементите по правило се конструира съгласно кратка схема:

- Слушано: Пълно име.

- Решени (или решени): Име.

Обобщението на всяко изявление се записва в текста на протокола или се прикачва като отделен материал (с бележка в текста на протокола с подходящата връзка). В случай на гласуване, резултатите са дадени. Решението, взето за всеки елемент, трябва да бъде направено в протокола.

Протоколът от заседанието трябва да бъде подписан от председателя, както и от секретаря на събранието. Датата на срещата или срещата се счита за дата на протокола. Всеки протокол получава сериен номер поотделно за съответната протоколна група, ако е необходимо с азбучен код. Номерирането се извършва през годината на отглеждане.

Протоколите от заседанието на Съвета на директорите имат свои собствени особености. Общи изисквания към този документ са дадени в текста на Федералния закон "За акционерните дружества" (член 68). В допълнение, в случай че Съветът на директорите на заседание приеме резолюция относно акции (ценни книжа), тогава в съответствие със стандартите за емитиране на ценни книжа, одобрени в Руската федерация, протоколите от такава среща трябва да отразяват резултатите от гласуването с поименно гласуване на всички членове на съвета. Това е основното регулаторно изискване за протокола.

На практика проектирането на такива протоколи може да се различава значително по начина, по който се съставят и степента на детайлност. Някои протоколи съответстват на подробния препис от срещата с отразяването на всички реплики и зададени въпроси. Изискването за такъв протокол обикновено се определя в разпоредбата на съвета на директорите.

Другата крайност е изключително краткият запис на срещата, който включва само информация за състава на участниците, дневния ред, формулирането на поставените въпроси и взетите решения.

Оптималната опция обикновено е нещо средно. По правило се изготвя прекалено подробен протокол въз основа на аудиозаписите на срещата. Когато се дешифрират, може да има неточности, които нарушават смисъла на разрешените проблеми. Освен това не трябва да забравяме, че всеки акционер има правото да се запознае с протокола от заседанието. Когато обсъждаме търговски въпроси, подробен протокол може да записва много информация, която е търговска тайна.

От друга страна, прекомерната краткост на протокола може да доведе обикновените акционери до идеята за формален подход и недостатъчна ефективност на работата на борда на директорите. Желателно е всеки въпрос да посочи инициаторите и участниците в дискусията, анотацията на речта, същността и авторите на зададените въпроси. Този подход, наред с други неща, ви позволява да оценявате по-ефективно приноса на всеки участник.