Какви са задълженията на секретаря?

За да се определят ясно служебните задължения на секретаря, е необходимо да се знае кой говори. В края на краищата тази публикация може да се разглежда от няколко ъгъла. Известен е например секретар-референт като служител в офиса, генерален секретар като ръководител на организация, държавен секретар като държавен служител, секретар като дипломат, секретар на ръководителя като служител и други възможности. Най-често споменавайки този пост, те означават служител, който изпълнява задачи (инструкции) като директор на предприятието, както и отделни мениджъри на структурните му отделения. Оказва се, че служебните задължения на секретаря в този случай се свеждат до изпълнение на единични поръчки за решаване на организационни и технически въпроси.

Това, което секретарят трябва да знае и трябва да направи

Секретарят трябва да изпълнява ежедневно следните функции:

1. Получаване на информация от подчинените за прехвърляне на неговия надзорен орган.
2. Организирайте мениджъра на телефонната комуникация. В отсъствието му, вземете информация и след това го насочете към директора.
3. Получавайте и съхранявайте записи на телефонни съобщения.
4. Създаване на условия за нормална работа на главата: да се наблюдава необходимостта от офис консумативи и офис оборудване.
5. Подпомагане на организацията на производствени срещи и срещи. Да донесе на участниците датата, мястото и часа на събитието. Съберете необходимите материали, осигурете присъствието на присъстващите и запазете протокола от срещата.
6. Да извършва офис работа в предприятието. За да направи това, секретарят трябва да получи, да систематизира входящата кореспонденция и да я препрати на ръководството. След това въз основа на наложената виза за прехвърляне на документи на изпълнители по списък. В служебни задължения Секретарят също така включва контрол върху курса, времето и резултата от изпълнението им.
7. Извършвайте работа по отпечатване и възпроизвеждане на документи.
8. Организирайте приемането на посетители на ръководителя на компанията и, ако е възможно, създайте условия за бързо разрешаване на проблемите.

За да изпълни тези привидно прости работни задължения на секретар, служителят трябва да знае:

• цялостният състав на управлението на предприятието и неговите структурни подразделения;
• Хартата, персонала и структурата на предприятието, неговият профил, перспективите за развитие и специализацията;
• нормативни документи за правилното провеждане на работа в офиса;
• правила за използване на средства за офис оборудване и комуникации;
• правила за BTW, OT, противопожарна безопасност и промишлена хигиена;
• правила за организацията на работата на работното място;
• нормативни и правни актове, нареждания, решения, нареждания за планиране, счетоводство и управление на качеството на извършената работа.

Специфичност на служителя

Ако става въпрос за по-специфична, тясна специализация, ситуацията е малко по-различна. Вземете, например, служебни задължения на секретарката. В заглавието на позицията, аспектът на извършената работа е ясно определен. Обикновено във всяко предприятие вече има официална инструкция, в която са указани указанията на специалиста по водене на документацията. Ако няма такава инструкция, тогава е по-добре да я създадете. За тази цел използвайте ръководството за квалификация, което съдържа приблизителни проби. След това стандартната версия трябва да бъде финализирана за конкретната организация, като се вземат предвид спецификата и вътрешните особености. По принцип задълженията на секретарката ясно трябва да бъдат проследени до три основни области:

1. Работа с кореспонденцията. Приемане, обработка по съвременни начини и навременно изпращане.
2. Подходяща поддръжка на вътрешната документация.
3. Регистрация, стриктно счетоводство и прехвърляне на документи в архива за съхранение.

Характеристики на работата на референта

В някои предприятия се въвежда подобна длъжност, която включва широк спектър от отговорности: от "бюрото за помощ" до "помощник-директора". Този експерт трябва да има широк спектър от знания и добро владеене на ситуацията. Официалните задължения на секретаря на репортера са леко разширени във връзка с увеличаването на авторитета. По принцип това е обичайната работа на секретаря, но думата "референт" прави някои допълнения към стандартния списък. По-специално, секретарят-рецензент може самостоятелно да получава посетители по определени въпроси. Имайки определена информация, той може да взема свои собствени решения. В допълнение, референтът изпълнява отговорни задачи на ръководителя по отношение на икономическата дейност на организацията (предприятието). Понякога секретар-референтът е отговорен за поддържането на управлението на документацията на персонала. Това се прави само, когато общата сума на работата ви позволява да изпълнявате допълнителни задължения.