Задължения на офис мениджъра

Често, особено в малки организации, офис мениджърът се нарича обикновен секретар. Това звучи много по-твърда позиция, но фактът, че отговорностите на офис-мениджъра различават от секретарски (въпреки че те със сигурност имат много общи черти), по-рядко загриженост в този случай всеки.

Каква е отговорността на този служител? На първо място, задълженията на ръководител на офиса включват работа с документи. Служителят приема входящата кореспонденция, регистрира, изпраща на адресата, изпраща го в архива, ако е необходимо. Той също така приема заявления от други служители, ги предава на подписа на главния изпълнителен директор, удостоверява ги с печат и ги връща обратно. В длъжностни длъжности включва работа с вътрешна документация: разпечатване на поръчки и тяхното регистриране, съхранение, изпращане в архива и счетоводство, работа с изходяща кореспонденция. Ако е необходимо, той трябва да може да работи с всяко офисно оборудване: факс, скенер, копирна машина, както и да пише и отпечатва документи. Подготовката на помещение за презентации, водене на протоколи от заседания, срещи и приемане на гости и клиенти на фирмата също са част от задълженията на офис мениджър.

Често служителят трябва да се грижи за традиционните секретарски задължения: разпределение на поканените партньори или мениджъри в хотели, резервация на стаи, самолетни билети и билети за влакове. В зависимост от спецификата на фирмата, самият офис мениджър може да бъде представител на компанията си в бизнес преговори и също така изпълнява част от задълженията управител на персонала: търсене на нови служители, създаване на стимули и програми за обучение, стажове. Понякога се занимава с внедряване на информационни технологии, разработването на нови програми.

Задълженията на ръководителя на офиса включват:

1. Законодателни актове и нормативни актове, които регулират правната, информационната и търговската дейност на компанията.
2. Основи на управлението, маркетинга, предприемачеството и бизнеса.
3. Основите на социологията, психологията, етиката бизнес комуникация, Работете с персонала и обществеността.
4. Процедурата за изготвяне на бизнес предложения, доклади, планове, договори и споразумения.
5. Основи на управлението, основите на ергономията и защитата на труда.

В допълнение към тези задачи включват задълженията на ръководител на офиси проверка на стока в офиса и да се гарантира, необходими за консумативи (офис консумативи, хартия и други аксесоари), които са необходими за работата на служителите. Също така, той е длъжен да съхранява данни за тези материали, за да се гарантира тяхното издаване, за да се определи как да се получи, да организирате и да следите за плащания за доставки. Задълженията на офис-мениджъра е да се следи състоянието на офис оборудване, което включва: оперативна предизвикателство да овладеят за ремонти, навременна подмяна на консумативи (като патрони), когато е невъзможно да се поправи - подмяна на офис оборудване.

В зависимост от правилата, приети в дружеството, както и неговия размер офис мениджър или той приема повиквания и факсове, да ги предаде на точния човек, изпращане на факсове и се обади на клиентите и партньорите, или контролира работата на секретари, включително мониторинг на културата на речта им. Също така в задълженията на офис мениджър е да контролира санитарното състояние на офиса, планирано организация за техническо обслужване, обадете се на технически персонал за отстраняване на проблеми (например, подмяна на лампи или мивка ключове).

Като цяло този списък може да се увеличи или намали в зависимост от мястото на работа. Ето защо на етапа на интервюто е необходимо да попитате какво прави офис мениджърът (задълженията на служител в това дружество).