Ръководител на професията: описание на длъжността

Документът оборот е важен компонент на дейността и задължителен елемент на управление на всяка институция, организация, предприятие. Бизнес документи трябва да бъдат правилно съставени, систематично съхранявани и оптимално преместени. С развитието на икономиката се увеличават информационните потоци и броят на документите във всички сфери на човешката дейност. Ето защо в наши дни търсенето на сравнително нова професия нараства - експерт по документи.

Кой е мениджърът на документи?

Специалист по документи е специалист, който отговаря за записването и записването на документацията. Непосредствените професии са секретар, архивист, чиновник.

Инструктивни документи насоките следва да бъдат правилно съставени в съответствие с разпоредбите и да бъдат съобщени на служителите и точно тези, за които са предназначени поръчките. Документите имат свойството да станат остарели, да излязат от обръщение. В този случай те трябва да бъдат сортирани в съответствие с нормативните актове за съхранение на архивите и да бъдат поставени в архива. Всичко това се извършва от мениджър на документи.

Официалните задължения на специалист по документи може да изглеждат скучни. Но това е само на пръв поглед. Чрез ръцете на експерт по документи, особено ако той отговаря за документооборота в предприятието, преминават всички информационни потоци, той може да следи документите на всички отдели и да разбере механизмите на дейността и развитието на компанията.

В големите организации задълженията на специалистите по работа с документи обикновено се разделят: регистрация, регистрация, влизане в електронната база данни, контрол на изпълнението, съхранение са ангажирани с различни хора и дори цели звена.

Какво трябва да знае един мениджър на документи

За правилното съставяне на документи, в които информацията е представена ясно, ясно и ясно, специалистът трябва да знае целта и формите на съставяне на всички видовете документи. За да разбере как изглежда правно валиден документ, той трябва да притежава основните принципи на правото.

Тъй като днес повечето документи се съхраняват на електронни носители и е необходим обмен на компютърна информация, мениджърът на документи трябва да разбере софтуера. Тя трябва да създава електронни бази данни и да може да комуникира с персонала, който обслужва автоматизирани системи за създаване, съхранение и прехвърляне на документи.

За да съхранявате документи в архива, специалистът трябва да знае определени правила и технически условия. Целта на документите и тяхната поверителност, условията, условията на съхранение - на тези основания, трябва да сортирате документите в архива и след това да създадете ефективна система за търсене.

Задължения на експерта по документи

Задълженията на експерт по документи в дадена институция включват

- съставяне, счетоводство, съхранение и контрол на документи;

- систематизиране на движението на документи и осигуряване на движението на документи;

- организиране на оптимален поток документи в организацията;

- организация на съхранение и разработване на класификатори на документацията;

- сортиране, проверка на стойността и прехвърляне в архива на документи с изтекъл срок на валидност;

- Организиране на входяща документация;

- разработване на стандартни формуляри и таблетни документи;

- създаване на бази данни за документи чрез създаване на регистрационни номера и индекси и електронни адреси за съхранение;

- подготовка на необходимите материали за срещи, преговори и срещи.

Водещите функции на мениджъра на документи изпълняват всъщност същото, но с по-голям дял от отговорност, плюс дава задачи на служители на по-ниско ниво.

Задължения на експерт по документи в образователна институция

Изследовател на документи в образователна институция трябва да знае, в допълнение към други законодателни актове, Закона за радиочестотния спектър "За образованието". Тъй като детските градини и училищата имат ограничен персонал, документ съчетава задълженията и секретар и секретар, както и кадри, водени от методически препоръки за работа с документи в образователните институции (писмо от Министерството на образованието на Руската федерация на 02.12.2000 №03-51 / 64).

Официалните задължения на експерт в детска градина в допълнение включват изготвянето на трудови договори със служителите и регистрацията на лични досиета, воденето на детска книжка. Той също така работи с бюрото за военна регистрация и поддържа съответната документация, ако институцията има военно отговорни служители.

, Документ задължения в училище допълва подготовката на проекти на административни документи за движението на войските и регистрация на лични отношения, поведението на учениците азбуката книги и като се вземат предвид часове на възпитателната работа на училищния персонал, преработка и проектиране на пускането лични дела на студентите в архива.

Висшите учебни заведения провеждат не само образователна дейност, но и научна дейност.

Официалните задължения на експерт по документи в университет правят специалист най-малкото като цяло да разбират профила на определен факултет, защото той трябва да подготвя документи за срещи и срещи и да поддържа протоколите и телефонните си разговори от името на декана.

Лични качества на мениджър на документи

Вниманието е най-важното качество на специалиста по документи. Точността, стремежът и отговорността допълват списъка с лични качества, необходими за работа с бизнес документи. Грешките в данните, нарушенията на законодателството, загубата на документи могат да бъдат скъпи за дадено предприятие при сключване на договор или одит на персонала.

Количеството информация, на която работи мениджърът на документи, изисква добра памет.

За да работи във всяка област, той се нуждае от усърдие и грамотност, когато работи с документи, както и в областта на управлението на персонала - и организационни умения, творчество и комуникационни умения.

Задаването на правилните цели и работата с структурата на компанията, така наречените предприемачески качества, ви трябват документ, който да организира оптималния работен поток и класификатор.

Често в малките фирми ръководителят на документи работи самостоятелно. Самоорганизацията, дисциплината и самоконтролът спомагат за организирането на ефективна работа.

Изисквания към мениджъра на документи

Стабилната регулаторна рамка за обращение на документи изисква професионално обучение. следователно при кандидатстване за работа диплома от висше учебно заведение или средно специализирано учебно заведение се изисква в областта на "Документацията", "Документална подкрепа на предприятието". Съществуват и специализирани специалности "Документация в правото" или "Информационна подкрепа на предприятието".

Законодателна и наредби, регулаторните, регулаторните и ръководните документи на висшите органи, свързани с разпространението на документи, са общи изисквания към документите, които ръководителят на документите трябва да знае. Официалните задължения изискват знания или поне техните основи в методите за анализ, изследване, проектиране, внедряване и разработване на документационни системи, проектиране и експлоатация на автоматизирани системи за управление, организиране на архиви и основа за програмиране.

Предимства и недостатъци на професията за управление на документи

Професията на експерт по документи е универсална. Дипломата и познанията по специалността позволяват на дипломирания да работи във всяка организация, защото циркулацията на документите е навсякъде. Това е основното предимство на професията.

Второто предимство може да се разглежда като възможност за работа като администратор, архивист, секретар, секретар-асистент, офис мениджър, помощник-мениджър, а не просто експерт по документи.

Третият плюс е, че въпреки привидната работа, ръководителят на документи е в центъра на информационните потоци в организацията и притежава почти всички свои тайни. Понякога той, с изключение на висшето ръководство, е единственият собственик на тези тайни.

Опитът и предприемаческите вени позволяват на мениджъра на документи, по желание, да организира свой собствен бизнес, за да предоставя информационни услуги.

Плюсите на професията могат да бъдат приписани и за работа в офиса при добри условия, независимо от профила на предприятието и строгия работен график.

Недостатъците на професията на експерт по документи са еднаквост и, най-важното, голяма отговорност.

Къде може да работи мениджър на документи?

От documentalists, които са получили образование на профила, са в състояние да работи с всички видове документи (счетоводство, човешки ресурси, наука и технологии), те може да се нарече в различни организации:

- в държавните органи, както в местната, така и в държавната област;
- в органите на управление на ведомствата;
- в архивна документация услуги по инженеринг и технически и дизайн, изследователски институции, в областта на общественото здраве, архиви, библиотеки и музеи, правоприлагащи структури;
- в административни услуги и отдели на търговски структури: офис, офис, управление на персонала;
- в бизнеса за разработване на информационни системи, документално консултиране, одит на информационната сигурност.

Кариерното развитие на експерта по документи зависи от работното място. В големи структури той може да се издигне до управителя на делата, в малки структури - до асистента на главата. Върхът на кариерата на документалог може да се разглежда като подготовка на документи за правителството и президента на Руската федерация.