Документиране на управленските дейности и основните им концепции

Документацията означава записването на информация в съответствие с регулираните правила, т.е. процедурата за издаване на документи в специална поръчка. Тъй като процесът на записване на данни може да се извърши по различни начини, тогава документите в практиката на управление са много разнообразни: ръкописни, графични, печатни, фото и видео материали.

Дейностите по управление на документацията са регулирана процедура, която дава гаранция за правна сила - качеството, което е в списъка на действащото законодателство.

Към днешна дата, различни инструменти, документация, от прости (като моливи и обикновени химикалки) до по-сложни електромеханични (това включва касетофон, видео камера, fonoapparat и т.н.) и автоматизирани, компютър. От използваните средства зависи и методите на документация. Тя може да бъде текстова, електронна, филмова и фотографска.

Управленски дейности Използва като правило текстови документи, написани на ръка или създадени на компютър. Поради това те получиха името на управленската документация.

Документацията е винаги фиксиране на даден носител на всякаква информация, със специални реквизити, след което се извършва идентифицирането й. Документирането на управленските дейности създава средствата и основанията за регулиране на дейностите като отделни офицер и финансови или организационни действия на цялото предприятие.

Документацията може да се различава по функциите, предназначението, съдържанието, степента на секретност и достъпността на информацията. Решаването на факторите позволява да се класифицират в междуорганизационни и външни. Първата, която не надхвърля границите на една институция или организация и се провежда между нейните участници, се нарича официална. Втората - външна документация - се осъществява между организации от различен тип, отделни служители, които не са пряко подчинени един на друг.

Техническата документация се извършва в съответствие с установените норми, които за всеки тип документи са техни собствени. За всяка управленска дейност това е особено важно, тъй като документацията става законна, което служи като най-точното доказателство за автентичността на съдържащата се в нея информация.

Дейностите по управление на документацията налагат специфични отговорности на длъжностните лица или управителните органи, които го изпълняват. Така че, по време на създаването на официални документи, трябва да се спазват действащото законодателство, правилата за регистрация, които са национални. Освен това, всеки документ задължително трябва да бъде придружен от подробности за организацията, които са правно значими: името и декриптиране, подписи и печатите на ръководството или отделен отдел на предприятието, датата на съставяне и номера в регистъра, одобрените лешояди и т.н. И накрая, документацията за управленските дейности трябва да представя документи стриктно в рамките на тяхната компетентност.

Документите се различават по степента на автентичност. Чернови или копия от основната документация съдържат само определен текст и не съдържат правна сила като оригиналите. Документът, съдържащ информация и горепосочените реквизити, потвърждаващи неговата валидност и автентичност, се счита за истински.