Класификация и видове документи в офиса

В различни сфери на дейност на физически и юридически лица се използват документи. Правилата за тяхното съставяне, съхранение, разпространение и приложение са част от дисциплина, наречена водене на записи. Във всяка организация трябва да има такъв служител, в противен случай няма да има координирана работа. За да се разберат принципите на тази дейност, е необходимо да се разбере какъв вид документи съществуват в офиса, както и за правилното им съставяне, съхранение, използване.

Обща информация

Документите изискват правилна регистрация, съставяне, съхранение и обработка. Времето на решението зависи от информацията, посочена на хартия, както и от грамотността. Всяка страна има свои собствени принципи на документация. Вземете например офиса на Република Башкортостан: административни документи, техните видове се регулират от законодателството на Беларус. В Русия, собствена поръчка, така че принципите на регистрация на бизнес документи могат да се различават.

Документацията е част от работата на всяка компания, тъй като тя определя нейната дейност. Следователно управлението на записите се контролира от държавата чрез законите. По време на проверките първо обърнете внимание на бизнес документите.

Основни сфери на офиса

Тази област на дейност предполага:

• правилно и качествено изготвяне на доклади;
• организация на работа с документация.

Работата в офиса е особено важна в следните области:

• стандартизация;
• законодателен регламент;
• създаване на правни актове.

Принципи на работа

Работата в областта на офиса изисква наличието на определени знания и умения. Поради това предприятията имат отделения, всяка от които отговаря за конкретни дейности.

В малките фирми секретарите, отговорни за документацията на компанията, изпълняват тази работа. всички видовете документи служебната работа в офиса е много важна и всеки може да бъде необходим по всяко време. Обикновено те се съхраняват в сигурни шкафове. При неправилно съхраняване на документацията за отговорните лица се налагат глоби.

Какво казва законът?

Законът уточнява необходимостта от документиране на информацията и съдържа основни дефиниции. Този нормативен акт дефинира отношенията, които възникват с използването на информационните технологии. Необходимостта от документация се казва в други закони.

Гражданският кодекс на Руската федерация съдържа правната основа за работата на юридическите лица и процедурата за работа в офис. Данъчната комисия изброява важни данъчни видове документи в офиса. На тяхна база се регистрират търговските дейности на институции и физически лица и се налагат такси.

Законът съдържа и примерни документи. В Гражданския процесуален кодекс съществуват изисквания за съставяне на учредителни договори, харти, пълномощни. Нормативните актове включват форми на документи, изпратени по различни методи - по пощата, по факса, по интернет.

Документация в Русия

Има общоприети типове документи и тяхната класификация в офиса. Бизнес статиите са, както следва:

• организационни и административни: протоколи, решения, устав;
• справка и информация: актове, удостоверения, телеграми;
• лични: трудови книги, заявки, договори.

Видовете документи в офиса се класифицират и по образци. Основните са следните:

• ситопечат;
• физическо лице;
• Типичен.

Всички видове управление на мандативни записи са необходими за координираната работа на цялото предприятие. Важно е те да бъдат попълнени правилно и правилно. Във връзка с развитието на съвременните технологии, днес се появи електронното управление на записите. Видовете документи в него са еднакви, само работата се извършва чрез различни програми. Обикновено се използват компютърни системи, позволяващи много функции.

Електронното управление на документите се нарича неразделна част от офиса, при която създаването, предаването и съхранението на документацията се поддържа от мрежова структура. Тази работа ви позволява да управлявате всички производствени области.

Друга класификация

В съдържанието видовете документи в офиса са прости и сложни. По произход те са разделени на лични и официални. Ако вземете предвид мястото на приемане, то документите са външни и вътрешни.

Документацията се класифицира и по време на съхранение: постоянни документи, тези, които се съхраняват повече от 10 години. Според публичност те са некласифицирани и тайни. Документите могат да се различават в зависимост от опцията за фиксиране: звук, графика, печатни и ръкописни, фото и филмови материали.

Разпределението на ценните книжа е спешно и не спешно. Ако ги разпространявате на етапи, тогава има извадки, чернови, оригинали, копия. Отделен клон са правителствените документи, предназначени да регулират определени сфери на живота. Оторизираните органи са ангажирани с разработването на инструкции, инструкции, поръчки.

Основна документация

Той включва статии, които се състоят от първоначалната информация, получена при разработването, изследването, наблюдението и друга работа на човек. Те се създават в счетоводната дейност с икономически въпроси. Тези документи потвърждават фактите. Те включват актове, сертификати, фактури. Обикновено се използват унифицирани формуляри за попълване.

Дори ако няма общоприет форма на документа, в компанията се създава извадка. Тя трябва да съдържа следните изисквания:

• името;
• дата на регистрация;
• име на фирмата;
• описание на операцията;
• Измервателни инструменти;
• списък на отговорните лица;
• подписи.

Какъвто и да е вид документи, информацията в управлението на записите трябва да бъде достатъчна, за да изпълни работата на предприятието. Поради всяко нарушение, сложността на дейностите е сложна.

Офисна дейност на фирми

Въз основа на заповеди на ръководители се създават различни разпоредби. Това е основата за работата в офиса. Основните видове документи в предприятието се представят под формата на индивидуални и стандартни актове. Първият регулира работата на звената, семинарите, отделите, които провеждат организационни дейности.

Типичните документи се отнасят за всички отдели на компанията. Проектът се изпълнява от изпълнителя, след което работата се проверява правен отдел. Ако има недостатъци, те са предписани в отделен документ. Основният акт на компанията е редът на главата. Въз основа на това се създават правилата за работата на институцията, се вземат решения и се извършват дейности.

Видове бележки

Бележката е важен документ, който описва факта, предложението или заключението. Изпраща се на главата, която дава допълнителни инструкции по документа.

Сервизна бележка е вид писмо или вътрешна кореспонденция в компанията. Тя се дава на звената, но не и на ръководството. Досието се изпраща на длъжностни лица. Тази документация е съобщена и информативни свойства.

Обяснителната бележка е документ, който излага определени разпоредби, както и причините за нарушения, неизпълнение. Такива документи са необходими за координираната дейност на всяко предприятие.

инструкции

Има 2 вида документи. Първият определя реда на изпълнение на определена работа, извършена от звената, длъжностни лица. Инструкциите съдържат информация за правата, задълженията и отговорностите на служителите.

Благодарение на тази документация реда на изпълнение на всяка работа е ясен. Инструкциите за срока са постоянни или за определен период от време. Ако периодът на валидност не е установен, прегледът се извършва на всеки 3-5 години.

Етапи на формиране на документи

Всеки документ преминава:

• регистрация;
• издание;
• изпълнение.

Ако всички стъпки са завършени, документът се поставя в папка, в която не трябва да има повече от 250 листа. Ако има повече от тях, започват 2 тома.

Характеристики на съхранение на документи

Те съхраняват документи съгласно следните правила:

• те се формират в различни случаи - по време на съхранение;
• папките трябва да бъдат групирани по години;
• не препълвайте случая;
• документите се съхраняват в хронологичен ред;
• с заповеди съхранявани разпоредби, инструкции, ако има такива;
• поръчките за различни случаи се разпределят между различните отдели.

След изпълнението документът се изпраща до случая, което помага да се предотврати загубата. Не го отлагайте за по-късно, в противен случай може да има объркване в работата. Освен това съществува отговорност за загуба на документи и това важи не само за отделен служител, но и за цялата фирма.

Класификацията на документацията е много удобна, защото ви позволява да провеждате бизнес без проблеми. Правилното боравене с ценни книжа ще им помогне да ги запазят и да предотвратят провалите в работата на предприятието. Ако всичко е разложено, така да се каже, на рафтовете, тогава в случай на проверка на проблемите с документите няма да възникнат.