Какъв е работен процес? Обем на движението, движението, осчетоводяването и съхраняването на документи

Всяка компания има собствен работен поток. Със своята правилна организация организацията ще се развива успешно. И засяга хартиен и електронен обмен на документи. Обемът на обръщение на документите в предприятията обикновено е голям, поради което се назначават отговорни лица за спазване на всички норми в тази област.

дефиниция

Какъв е работният процес, количеството работен поток? Посоченият процес предполага съставяне, координиране, приемане, прехвърляне и изпращане на документацията. Също така се определя като движението от събиране до получаване или прехвърляне в архива на документи.

Самите документи могат да бъдат:

1. Входящи - идват от други институции.

2. Изходящи - изпратени извън компанията.

3. Вътрешни - създават се и остават вътре в компанията.

Тези категории създават документови потоци, които имат различни посоки - хоризонтални и вертикални. Първото означава, че хартиените и електронните файлове се движат между единиците от ниво 1. Вторият свързва подразделения на различни нива.

Нулите на работния поток и обема на работния поток в предприятията могат да се различават. В съвременните условия носителите на хартия бяха заменени с електронни файлове. Но повечето компании работят върху смесена система.

форма

Основното правило, свързано с организирането на обращение на документи, обемът на работния процес, се счита за оптимизация. Важно е да се намалят междинните "спирки", за да се осигури скоростта на движение на ценните книжа.

Има 3 форми на организация на документооборота:

1. Централизирано. Документите са на едно място. Това обикновено се извършва от секретариата или от службата. Тези отдели изпълняват различни задължения, свързани с регистрацията, обработката, съхраняването на ценни книжа.

2. Децентрализирано. Документите са съсредоточени в няколко отдела, където се извършват необходимите операции. Този формуляр е приемлив в компанията, в която няма разделяне и които са отдалечени.

3. Смесени. Има характеристиките на минали видове.

Формата се избира в зависимост от големината и структурата на фирмата. Например, за малка фирма се нуждаете от централизирана, където се занимава секретар-референт. В големите фирми със смесена форма се създават специални услуги, които се занимават с управление на записите. Децентрализацията е от значение, когато има няколко офиса за съхранение на ценни книжа.

принципи

За неадекватното изпълнение на документооборота се вижда забавяне, неподходящо доставяне на ценни книжа. Това води до прекъсване на предприятието. Ето защо е важно процесът на разпространение на документи да има следните принципи:

1. Острота. Това означава, че ценните книжа трябва да имат ясна посока без пречки. Следователно, компаниите трябва да следват определен модел на движение.

2. Продължителност. Трябва да се осигурят условия за непрекъснат поток на документооборота.

3. Ритмичност. Без фиксирането на условията за обработка на ценни книжа няма да има непрекъснато действие на фирмата. Регламентът позволява да се регулира тази сфера.

4. Паралелизъм. Без този принцип няма да има оперативна и координирана работа. Същият процес не се изпълнява от няколко участника.

Въпреки че принципите са независими, те са взаимосвързани един с друг. Ако дори една от тях е нарушена, системата се разпада.

етапи

Редът на документооборота предполага съответствие с всички негови етапи. Тяхното преминаване гарантира правилното функциониране на всяка организация. В предприятието работните схеми трябва да работят. Етапите на обработка включват:

1. Съставяне и проверка на документацията от отговорното лице.

2. Координация на информацията.

3. Подписване на ценни книжа.

4. Регистрация.

5. Завършване на задачите.

6. Регистрация.

7. Унищожаване и изпращане в архива.

Външните документи имат 2 потока: изходящи и входящи. Изходящата документация е:

1. Съставяне и проверка.

2. Помирение и подписване.

3. Регистрация и премахване на фотокопия.

4. Изпращане.

Входяща документация, следната схема на работа:

1. Получаване, получаване.

2. Разглеждане, регистрация.

3. Препращане.

4. Изпълнение.

5. Изготвяне на доклада.

6. Преместване в архива.

организация

За правилната организация на документооборота бяха създадени правила, изпълнението на които ще позволи да се изпълнят следните принципи:

1. Намалете броя на услугите, през които хартията преминава.

2. Намаляване на броя на връщанията, т.е. трябва да се придържате към поредицата от обработващи документи.

3. Преместване и обработка съгласно единни правила.

С прилагането на тези правила ще постигнете основната цел на работата в офиса - ефективност и ефективност. Ако има проблем в тази област, работата на предприятието няма да бъде с високо качество.

счетоводство

Обемът на документооборота се изразява в общия брой документи, получени от предприятието и създадени от него за определен период от време. Според този термин се приема броят на оригиналите на документи и заявления за определено време. Копия от документи, изготвени по технически средства, също се вземат под внимание.

Резултатите от изчислението са съставени в резюме, сертификат. Организацията развива своите форми. Например, във всяко предприятие може да има периодичност на преброяване на документооборота: за всеки месец, седмица, година, тримесечие. Резултатите от обема се използват за определяне на броя на персонала и структурата на офиса. По този начин се записва работният процес.

изпълнение

Когато документът е получен от предприятието, трябва да бъде поставен съответният знак. Получава се сериен номер и дата. Това може да е печат. Тогава документите, които искате да регистрирате, се въвеждат в специален формуляр, например списание.

Поради информационната система за справка можете да търсите документи с различни индикатори. Тъй като терминът е регистриран там, можете да ги намерите до момента на изпълнение. Тази информация контролира изпълнението на ценните книжа. Тя се извършва от отговорни лица, а в малки фирми - от секретаря.

Отговорността за разрешаването на проблемите, посочени в документацията, е свързана с управлението на структурните звена. Контролът върху термините предполага:

1. Фиксиране при регистриране на документи.

2. Проверка на документи.

3. Попълване на изпълнителите за изтичане на изпълнението на работата.

4. Въвеждане на информация.

5. Информиране на отговорните лица.

6. Въвеждане на данни за ефективността.

7. Регистрация на сертификати за контрол върху изпълнението.

Необходими са контролирани документи, които изискват отговор и изпълнение. Тъй като в административната документация се счита, че предметът на контрол е решенията, които се съдържат в него, всеки елемент трябва да бъде наблюдаван.

съхранение

В процеса на дейност на всяко предприятие се издават документи, които имат научно, практическо значение. Много от тях включват информация, необходима за решаване на конкретен проблем. След като се използва информацията, документите губят значението си. И някои могат да държат стойността в продължение на много години.

В зависимост от стойността на информацията ценните книжа се съхраняват:

1. Временно - до 10 години.

2. Временно - от 10 години.

3. Постоянно.

Вторият и третият тип се съхраняват в продължение на 2 години в отделенията. След това отиват в архива на документи. Срокът на годност не се определя от формата: електронен или хартиен. Обичайната и електронната архивна работа е съобразена с един принцип.

Управление на електронни документи

В някои фирми електронната обработка на документи и обменът между получателите е ефективна. За това се създава база данни на сървъра, където се намира цялата информация. Достъпът е чрез браузър. Достъпът до интернет и в локалната мрежа е разрешен.

Документацията се изтегля или записва в конкретни папки, които се разпределят въз основа на йерархията. За създаването, модифицирането, заличаването правоимащите имат право. В други случаи това ще бъде незаконно действие. Създаден е електронен архив за съхранение на електронни документи.

Организацията на работа с документацията е сериозна област във всяко предприятие. Важно е тя да работи по организиран начин и въз основа на принципите, установени със закон. Едва тогава е осигурена координираната дейност на компанията.