Колко заповеди за почивка се пазят? Съхранение на документите за персонала

Най-важната структурна единица на предприятието е персоналът. Специалистите, които работят там, често правят различни поръчки и също така организират тяхното съхранение и оборот. Най-търсените документи в системата за обращение на документи включват поръчки за почивка. Какви са нюансите на тяхното формиране? Какви са условията за съхранение на съответните поръчки, определени от регулаторното законодателство?

Какви документи включват ваканционните поръчки?

Преди да разгледаме въпроса за броя на ваканционните поръчки, ще проучим с кои документи те се отнасят по отношение на класификацията на корпоративните вътрешнокорпоративни документи.

В съответствие с общоприетия подход те са законно приписвани на поръчките за персонал. Тези източници са групирани въз основа на общи характеристики в отделни случаи. Персоналните документи могат да бъдат съставени както в унифицирани форми, така и в тези, които са разработени от предприятието самостоятелно.

Случаите, които съчетават един и същи тип поръчки, не трябва да съчетават документи, които се различават значително по отношение на съхранението. Разгледайте как съответните източници могат да бъдат класифицирани според този критерий.

Списък на сроковете за съхранение на документите за персонала

Има документи за персонала, които трябва да се съхраняват за дълго време. В същото време няма значение в каква организационна и правна форма функционират предприятията. Така че законът предвижда, че някои документи трябва да се съхраняват в продължение на 75 години. Те включват, по-специално:

• нареждания за приемане на служители на работа;
• заповеди за уволнение на работници.

Съществуват източници, които могат да се съхраняват за много по-кратък период - за 5 години. Тези документи за персонала включват:

• поръчки за почивка;
• инструкции за бизнес пътувания.

По този начин срокът на годност на всички поръчки за отпуск като версия на поръчките за персонал е 5 години.

Това са особеностите на регулаторното законодателство. Знаейки колко заповеди за почивка се пазят, е необходимо всеки специалист от персонала да поддържа правилно документацията за членовете на персонала на компанията. Съответно компетентността на тези специалисти може да включва и осигуряване на безопасността на съответните източници.

Случаите, включващи поръчки за годишен отпуск, могат на свой ред да бъдат класифицирани в отделни категории въз основа на наличието на допълнителни основания за това. Например, като се вземе предвид организационната структура на предприятието, разпределението на служителите по отделенията и отделенията на компанията.

Значи сега знаем колко заповеди се държат за почивка - пет години. Но съществуват редица характеристики, които характеризират процедурата за работа с документи, свързани с освобождаването на служители. Ще бъде полезно да ги изучаваме.

Организиране на работа с документи на персонала в предприятието: нюанси

На първо място, следва да се отбележи, че все още не са приети законодателни регламенти, установяващи процедурата за организиране на оборота на разглежданите документи. Всяка организация самостоятелно или може би, като взема предвид препоръките на висшите органи, определя работата със съответните източници. За да се оптимизира работата с документите за персонала, и по-специално тези, свързани с издаването на работни дни, могат да се използват различни унифицирани формуляри.

Работа с празнични документи: нюанси

Ако говорим конкретно за документите, свързани с празниците, те се препоръчват за съхранение от експерти, като се има предвид класификацията:

• по документи, свързани с платени, учебни празници;
• поръчки за други видовете ваканции.

Различни списания могат да се използват за организиране на разпространението на съответните документи:

• регистрация на ваканционни поръчки;
• определяне на нареждания за прехвърляне, изземване на служители от почивка.

В същото време съответните списания обикновено се съхраняват на хартиен носител.

Всяка заповед - отпуск по майчинство, отпуск за обучение, основен по договора - следва да се издаде въз основа на друг документ. Тези източници могат да имат и специални времена за съхранение. Също така има смисъл да ги класифицирате от различни групи, за да оптимизирате работния поток на персонала.

Организиране на съхранението на документите за персонала: нюанси

Да разгледаме сега характеристиките на организацията на хранилището персонална документация. Една от ключовите задачи на компетентен специалист тук е формирането на случаи. По нейно решение е важно първо да се разработи списък на условията за съхранение на документите, отнасящи се до тези или други групи. Всеки източник трябва да има необходимите реквизити. Ако даден документ не отговаря на установените изисквания, тогава не е желателно да го включим в случая.

При организиране на съхранението на документите за персонала отговорният служител може да използва различни стандартни списъци с информация за съответните източници или да използва вътрешнокорпоративни норми.

По-горе показахме примери за документи, които могат да се съхраняват в продължение на 5 години (по-специално ваканционни поръчки), както и тези, които организацията трябва да постави в архива за значително по-дълъг период от време. Оборотът на източници от втори тип може да се регулира от допълнителни вътрешни правила. Така че, ако документът трябва да бъде съхраняван в продължение на 75 години, компанията може да приложи нормите, съгласно които документацията за персонала се прехвърля в архива за дългосрочно настаняване. От друга страна, документите с 5-годишен срок на съхранение в много случаи не се нуждаят от прехвърляне в архива. Те могат да бъдат поставени в друг защитен, но в същото време по-достъпен за бързо запознаване със съответните документи на мястото.

Важен елемент от работния процес е инвентаризацията. Те, по-специално, фирмите могат да използват само когато прехвърлят делата в архива на организацията.

Ще бъде полезно да се разгледа последователността на действията на специалиста по персонала при подготовката на документите за отпуск.

Регистрация на документи за отпуск: проверка на базата за поръчката

Както отбелязахме по-горе, поръчките от подходящ тип се издават на всяка основа. Трябва да се провери. По принцип това е одобреният график за отпуск на служител. В допълнение, този източник може да бъде допълнен с лично заявление на служителя за отпуск.

Съответният график се изготвя, като се вземат предвид разпоредбите на ЗК "РК", а задълженията на служител на персонала могат да включват проверка на процедурата за съставяне на този документ за спазване на трудовото законодателство. Ако графикът е съставен правилно и допълнен с други източници, се издава заповед за отпуск на служителя. Може да се отбележи, че компанията може да приеме стандарти, според които подробностите за графика и документите, които го допълват, трябва да бъдат отразени в специалните регистри. Тази процедура може да се приложи, за да се оптимизира оборотът на персонала в предприятието (в случай че персоналът на фирмата е достатъчно голям).

Изпълнение на ваканционни документи: издаване на заповед

Сега, всъщност, за поръчките за почивка. За целите на регистрацията им могат да се използват унифицирани формуляри като T-6 или T-6a или вътрешнокорпоративни. В същото време, заповедта за почивка на директора и съответният документ, подготвен за обикновен служител, могат да бъдат представени в подобна структура. От гледна точка на трудовото законодателство те са същите видове документи. Но, разбира се, има смисъл да ги разпространявате в различни случаи в счетоводството на персонала: поръчките за обикновени служители вероятно ще бъдат съставени много по-често от документа за ръководителя на фирмата.

Изпълнение на поръчката: нюанси

Попълването на формата на поръчката за почивка се характеризира с редица нюанси. Така че, когато решаваме този проблем, служителят на персонала се нуждае от:

• да посочи вида на отпуска в съответствие с нормите на законодателството или местните разпоредби на предприятието;
• отразяват правилния период на работа при издаването на заповед за годишен отпуск.

Готова заповед за оттегляне трябва да бъде подписана от ръководителя на предприятието, освен ако други компетентни служители на предприятието, като например ръководителят на отдела за персонала, имат подобни правомощия.

Разбира се, тези правомощия трябва да бъдат официално фиксирани в отделен местен нормативен акт. За да го публикува, трябва отново да ръководи организацията, като делегира съответните компетенции на определен служител. От друга страна, лице, което е упълномощено да издава заповеди за персонал в съответствие с установената процедура, удостоверява факта, че е запознато с този местен стандарт и си подава списък с определени задължения, свързани с изпълнението на съответните органи.

Регистрация на документи за почивка: регистрация на поръчка

Заповедта за готовност трябва да се регистрира в службата за персонала. За тази цел в съответните структурни подразделения на предприятията се използва специално списание. В същото време тя може да се извърши в няколко екземпляра, което се дължи на подхода на персонала към класирането на документи, които са от значение за отпуската на служителите. Но ако персоналът на фирмата няма малка и значителна нужда да разпространява документацията за персонала за различни групи, списанието може да се поддържа в едно копие.

Регистрация на поръчки: нюанси

Сред експертите има гледна точка, според която регистрацията на дадена поръчка е задължително условие за влизането й в сила. Това означава, че подписването на документ от ръководителя на компанията за това може да не е достатъчно.

При регистрацията поръчките за годишен отпуск и други документи, които принадлежат към съответната категория, придобиват уникален номер, въз основа на който източникът е включен в системата на вътрешния корпоративен работен процес. Организацията определя процедурата за задаване на това число самостоятелно. Като правило, като се вземе предвид хронологията на формирането на заповедите за отпускане на персонал.

Срок на съхранение на дневника на поръчките

По-горе разгледахме колко заповеди за почивка се пазят. За дневниците на съответните документи се установява и определен срок за настаняване - това е 3 години от датата на въвеждане на информация за последната заповед за отпуск, която е записана в списанието. В допълнение към тези източници могат да се създават и други помощни списания в предприятието в рамките на определени линии на дейност на персонала за оптимизиране на документооборота във фирмата. Процедурата за попълване на съответните документи може да бъде установена чрез отделни местни регулаторни нормативни актове, издадени от ръководството на предприятието.

водачът на организацията, който делегира съответните компетенции на конкретен служител. От друга страна, лице, което е упълномощено да издава заповеди за персонал в съответствие с установената процедура, удостоверява факта, че е запознато с този местен стандарт и си подава списък с определени задължения, свързани с изпълнението на съответните органи.