Условия за съхранение на документи в организацията

По време на стопанската си дейност предприятието или компанията придобива цял архив от ценни книжа, което е важно и не. Такива бизнес документи като кореспонденция с партньорите или координирането на незначителни въпроси за служители, спътници или поздравления за празниците са от особено значение.

Тези, свързани с работната заплата, плащания към средствата, федерални или местни, заповеди и инструкции по отношение на назначенията и уволненията, принадлежат към категорията на тези, които се изисква да имат срок на годност на документите в организацията. Тези условия се определят от закона и вътрешните разпореждания на Министерството на финансите на Руската федерация. В този случай, това е заповед № 105 от 29.07.1983 г.

Как се осчетоводява получаването и съхраняването на материалите, тяхното движение, списъкът с дейностите по проверка, инвентаризация, размисъл по сметките, време за съхранение документи в организацията? Всички действия трябва да имат една база: заповедта на управителя, която се основава на обращение на правните документи.

Трудно е да се измисли нещо и това не е необходимо, защото има закон, който трябва да бъде приложен. Принципът на отговорност е достатъчно прост: кой е подписал поръчката, той е отговорен за неговото изпълнение.

Съхранение, архивиране и условия

Цялата отчетна документация трябва да бъде подадена в съответствие с условията за нейното създаване. За тримесечие или година, в зависимост от броя и обема. Малко предприятие може да шие няколко архива наведнъж, докато "дебели" компании трудно могат да поставят документи за една четвърт в един кабинет.

Архивът се създава директно в организацията, а нейното създаване, както и периодът на съхранение на документите в организацията, трябва да бъдат подкрепени от заповед на главата за условията и реда на неговото създаване. Тази разпоредба, разработена от ръководството, и се превръща в основа за поддържане на архива. Позицията е съгласувана с правилата на работата на Розархив и ако не ги следва във всички точки, тя трябва да съответства на техните основни основни точки.

Трябва да се спазват основните параметри на поддръжката, трансфера, оперативната процедура на архива и други важни условия. Отговорността за това е на главата. На всички е ясно защо е необходимо да се спазват правилата за съхраняване на документите и да не се допуска загуба или повреда. В случай на инспекции, спорове между организацията и данъчните и други органи, в случай, че работниците кандидатстват удостоверение за заплата ще е необходимо да се позовем на документи от архива.

Ако не самата организация, тогава архивът може да издава такива документи и сертификати, за да избегне неясни точки. Когато сроковете за съхраняване на документи в организацията са изпълнени, тогава човек може спокойно да кандидатства за сертификат, когато се пенсионира.

Условия за съхранение документи в организацията

Има концепцията за стриктно отчитане на работния поток. Те включват главно онези документи, които се отнасят до финансовите отчети и формирането на облагаема основа. Тези документи са задължителни. Условията за съхранение на документи в предприятието, както и в организацията (фирмата), се регулират еднакво.

Специфичният период на съхранение на конкретен документ е посочен в списъка на стандартните документи (управление), където има и определени периоди за тяхното съхранение. Съществуват редица други регулативни нареждания и действия, отразяващи срока на годност на бизнес документите. Не е възможно да се определи конкретен период на съхранение за всеки документ в рамките на една статия. Но ако е необходимо, можете да отворите списъка и да вземете от там цялата необходима информация. Можем само да кажем, че минималният срок на съхранение на документи е 5 години, а максималният - 70.

Условия за съхранение на документи в архива

Когато една организация, компания или предприятие приключи дейността си и след това я прекрати, всички циркулации на документи се сортират. Ненужните документи могат да имат някаква съдба, по преценка на ръководството. Документи, които имат срок на годност от 5 до 70 години, трябва да бъдат изпратени на архива (както те се съхраняват), или могат да влязат съхранението на правоприемника. Документите трябва да се подават, номерират, разглобяват в отдела или структурната единица, преплетени в съответствие с хронологията. Покриващ лист трябва да съдържа информация с инвентара и папките отговарят на основните изисквания:

• Листове в папка с не повече от 250 броя.
• Дебелината на папката не е по-голяма от 40 мм.
• Списъкът на съдържащите се в папката документи.

При изпращане на документи на архива се прави споразумение за трансфера, а също така съставя опис на всички документи, получени в два екземпляра, единият от които остава в организацията (в приобретателя) или човек, който се интересува от запазването му. И двата екземпляра трябва да съдържат информация за прехвърлянето на документи в архива, да имат подписа на отговорното лице, което е приел документите и печатът на институцията.