Опис на документите. Видове и правила за съставянето му

Терминът "инвентаризация" е добре известен не само на служителите в офиса, но и на специалистите от други индустрии и структури. Често се среща както в специални документи, така и в придружаващи документи.

Организация на работата в архива

След като документите изпълняват основната си мисия, в момента те стават практически ненужни. Някои от тях са унищожени, а останалите са изпратени в специални хранилища, които се наричат ​​архиви. Тук документите се обработват, систематизират и съхраняват за съхранение в предварително определени помещения. Този етап се счита за последната в офиса. Всички материали са завършени в съответствие с срока на годност и се съставя отделен списък на временни и постоянни документи за съхранение, както и случаи на персонал. Всяко предприятие (организация) в края на годината събира документацията за услугата за прехвърляне в архива. Тези въпроси обикновено се обработват от архивисти. Ако в таблицата за персонала фирмата няма такъв обект, работата се извършва от специалисти от персонала под ръководството на служителите в архива. Те съставят опис на прехвърлените ценни книжа за отделни подразделения, въз основа на които се формира консолидиран списък на документите за предприятието.

Комплект документи за работа

Понякога, за да се реши конкретен въпрос, гражданинът или организацията трябва да представят не един, а няколко официални документи. Да вземем например ситуацията, когато за конструирането на обекта се води конкурс между участниците за правото на сключване трудов договор. Всеки кандидат трябва да предостави на комисията документация с много различно естество: търговско предложение, разрешителни за строителни дейности, учредителни и други документи. Всичко това се събира в един пакет и се изпраща на членовете на комисията за разглеждане. Вътре в него трябва да има списък на документите, в които всичко изброено се изпраща от името на определена организация. Това е вид списък или списък. Тази хартия обикновено се изготвя според определен модел. Всичко е изключително просто. В горната част на листа е написано заглавието "Опис на документите" в центъра. Малко по-ниско обяснява къде и от каква организация се предоставят. След това идва масата, която се състои от четири колони:

1. Брой в ред.
2. Име на документа.
3. Страниците в документа с __ и __.
4. Брой страници в документа

Таблицата завършва с обобщаващ ред, който показва общия брой страници в предадения комплект. Това дава възможност да се предотврати загубата или евентуалното заместване на ценните книжа, представени за разглеждане.

Изпълнение на дела

При правилното управление на управлението на записите всички документи в предприятието в края на годината се обработват и групират в случаи. Оборудването е произведено в съответствие с одобрената номенклатура, както и като се вземат предвид общоприетите правила:

1. Документите се генерират за една календарна година. По изключение, ако съществуват бизнес документи с непрекъснат характер, е възможно да се съчетаят документацията за обслужване в отделен случай в продължение на няколко години.
2. Поставянето на ценни книжа се извършва отгоре надолу.
3. Всички листове трябва да са номерирани. Това се прави, за да се гарантира целостта на информацията по време на съхранение. Номерирането трябва да се извършва с обикновен молив в горния десен ъгъл.
4. Ако е необходимо, се изготвя вътрешен опис на документите с подписа на специалиста, който го е съставил.
5. Досиетата са зашити.
6. Създава се свидетелски лист.
7. За всеки случай се изготвя корицата на установената извадка. Той посочва пълното име на предприятието и конкретния елемент. Следва специален цифров индекс, съответстващ на номенклатурата. След това се посочват датите на институцията и краят на делото. И в самото дъно на отбелязания срок на годност.

мейлинг

При изпращане на някои пратки, пакети или ценни писма, заедно със съдържанието, се изпраща опис на документи. Формулярът може да бъде взет във всеки клон на комуникацията. Тя се изпълнява под формуляр № 107 и е вид документ, който съдържа подробна информация за количеството и стойността на съдържанието. Въпросът за цената се решава от самия подател. Ако той вярва, че даден документ няма особена стойност, тогава в съответната колона на формуляра се поставя тире. Описът се поставя в плик или опаковка директно на пощата. Администраторът проверява точността на регистрацията и удостоверява формата с печат. Описът трябва да бъде изготвен в два екземпляра. Единият се изпраща заедно с документите, а другият трябва да остане на собственика на парцела. Това се прави така, че в случай на конфликтна ситуация е възможно да се потвърди всяка инвестиционна единица. След това пликът (парцел или парцел) е запечатан и изпратен на получателя.