Срокът на съхранение на документите за персонала се определя от списъка на архивните документи

Документът се счита за документирана информация, записана на материален носител и притежаваща реквизити, поради които се извършва идентификацията му. За организиране на бързо търсене и правилно съхранение на документите, отнасящи се до персонала, службата за управление на персонала трябва да изготви и одобри своето Номенклатура на случаите върху една единна система, работеща в организацията. Условия за съхранение персонална документация, както е предписано в параграф 75 от ГОСТ 51141-98, създадена номенклатурата на организацията работи, която е съобразена с живота на срока, посочен в Списъка на стандартните архивни документи управленско естество, в резултат от дейността на различните органи и организации (одобрен със Заповед на 25.08.2010 г. от Министерството на културата RF No. 558).

Службата за управление на персонала формира личните досиета на всички служители на организацията. Съгласно списъка, време за съхранение поръчките за персонал са 75 години, след което, съгласно решението на ЕПК (специална експертна комисия за преглед), те се предават. Това важи за поръчки, поръчки и други свързани с тях документи (информация под формата на сертификати, резюмета, отчети):

• при допускане, комбиниране, прехвърляне, прехвърляне, уволнение;
• за повишаване на квалификацията, за атестиране, за присъждане на титли (редове);
• за награди и промоции;
• относно възнаграждението на труда, различни плащания и бонуси;
• в отпуск, който се предоставя за грижи за дете;
• в отпуск без заплащане;
• за промяна на фамилно име;
• на различни видовете празници За тези, които работят в трудни, опасни и вредни условия на труд;
• За задълженията, свързани с основната дейност;
• за дългосрочни бизнес пътувания (в страната и чужбина);
• на командировки на служители, работещи в трудни, опасни и вредни условия на труд.

За случаи, съдържащи друга категория на заповеди, инструкции и различни документалната информация (това свързани доклади, отчети, информационни или отчети), във връзка с годишния план и платени почивки, дисциплинарни наказания, отпуски за обучение, графиците за дежурства за кратки пътувания (местна или чуждестранна ), Списъкът установява 5-годишен срок на съхранение на документите за персонала.

В папката под една корица могат да се поставят само документите, за които могат да се поставят същите условия за съхранение на документите за персонала. Всички те са подредени в строг ред. Делото започва да се формира с молба за наемане на работа. След това се допълва с указание за преговори или представяне на служителя, въпросник и списък на документите за персонала с допълнения към личната брошура за стимули и записи на персонала. В случая има задължително документ за образованието, както и автобиография. Извадки от поръчки трансфер, нова среща или уволнение на служител, както и характеристиките, референтните лещи и други документи, свързани с конкретен служител, са включени в случая от отделна група. Всички документи в случая са подредени в хронологичен ред.

Всяка молба (жалба) и материали за разглеждане (ако те не се справят с въпросите за подобряване на производствената дейност) са до документи и услуги, за персонал, включени в случай на независима група разделени лист-сепаратор. Когато заявката (жалба) бъде приета отново или ако възникнат допълнителни материали, те са обвързани с тази група. Документите се подреждат по азбучен или хронологичен ред. За тази категория случаи срокът за съхранение на документи за персонала също да зададете номенклатура въз основа на списъка, одобрен със Заповед номер 558. На корицата на всеки отделен случай, се посочва, буквено-цифров индексиране, и, разбира се, срокът за съхранение на документи за персонала.