Персонални записи и записи на персонала в малко предприятие

Като правило е ирационално да се създаде специална служба за персонала в малко предприятие. Тъй като обемът на работа с персонала в малките фирми обикновено е малък, персоналната документация се възлага на един от служителите, най-често на секретар или счетоводител. И това е логично, създаването на специална ставка в този случай просто не е икономически изгодно.

Специфичните особености на малкия бизнес са такива, че записите на персонала могат да се съхраняват в минимално допустимия обем, който отговаря на нуждите и изискванията на малко предприятие, докато се изпълняват само най-необходимите функции. Трябва да се отбележи, че персоналът работят в по-малки организации се провежда най-вече, когато е необходимо, а не непрекъснато, а се свежда до подбора и назначаването, уволняването на персонал, управление на заплатите и контрол върху трудовата дисциплина, за приоритизиране празници. Независимо от това, политиката по отношение на персонала не губи ключовото си значение за създаването на професионален и единен екип.

Въпреки липсата на специализиран отдел за човешки ресурси в малко предприятие, не е възможно да се пренебрегне организацията на управлението на документацията за персонала. Персоналната документация, макар и в намален размер, трябва да се извършва в съответствие с установените правила и съществуващото законодателство и не трябва да се подценява необходимостта от това.

Правната коректна и рационална организация на офиса осигурява оптимизиране на движението на документите и намаляването на количеството документация, повишава ефикасността на работата на персонала. Документите за управление на персонала документират трудовите отношения. Дори минималният списък от документи, необходими за провеждане в малко предприятие, е доста голям. Това са основните документи:

• поръчки и поръчки за работа;

• персонал;

• трудови договори;

• лични карти;

• поръчки за почивка;

• график на празниците;

• поръчки за прехвърляне на друго работно място, комбиниране на постове;

• заповеди за уволнение;

• часовници;

• вътрешни разпоредби и трудова дисциплина;

• разпоредба за защита на личните данни;

• трудови книги и книга за тяхната регистрация;

• документация за защита на труда.

Всяка документация за персонала от този списък има юридическа и често търговска стойност, която потвърждава важността на неговото управление и необходимостта от правилна регистрация. Тези документи потвърждават правата и задълженията както на работодателя, така и на служителя и при необходимост се превръщат в важни доказателства в спорни ситуации.

Документирането на трудовите отношения осигурява пенсионни, социални и други гаранции, предоставени на служителите от руското право. документация на персонала служи като основа за изчисляване на заплати, надбавки, бонуси, за да се определи на застрахователни и за трудов стаж на текущо начисляване пенсиите, толкова важно и безпогрешна отговорен подход към дизайна на оригиналните източници. Небрежното отношение към управлението на документи може да се отрази неблагоприятно на благосъстоянието както на предприятието, така и на неговите служители.

За съжаление, липсата на професионални ръководители на персонал в малките предприятия често води до ниско качество на управлението на архивите и в резултат на нарушението трудово законодателство.

За да се помогне за премахването на такива нарушения, преди да бъдат идентифицирани от трудовата или данъчната инспекция или представители на фонда за социално осигуряване, може да се извърши одит. Одитът на документацията за персонала предоставя набор от действия, за да се провери правилността на изпълнението на документите и правилността на воденето на документацията. Одиторите ще получат експертна оценка на рисковете в случай на разкрити нарушения и препоръки за оптимизиране на записите за човешки ресурси, за да бъдат елиминирани.

Чрез оптимизиране на документацията за персонала е възможно не само да се избегнат санкциите от страна на контролните органи, но и да се подобри контролируемостта на персонала, да се осигури прозрачност на трудовите отношения и защитата на правата на техните служители.