Поддържане на записи на персонала от А до Я

Организирането и управлението на управлението на записите на персонала е пряка отговорност на персонала на персонала. В ситуации, създаване на нова организация, превръщането на старите, или други варианти за реорганизация и управлението на персонала отдел трябва да знаете основните моменти от работата: търсене обучение и персонал, рецепция, превод, уволнение на персонала, както и правилата за архивиране и онлайн съхранение на документи.

Компетентна организация на управлението на архивите на персонала като основа за стабилност на фирмата

Във всяка организация, независимо от формата на собственост, има персонал. Тя се различава по брой и състав по отношение на функциите и квалификациите. Задачата на отдел "Човешки ресурси" е да гарантира, че всички проблеми и проблеми, свързани със служителите на предприятието, се решават възможно най-бързо и компетентно.

Стабилната работа на организацията зависи пряко от нейните служители. Първата задача на персонала е компетентният и своевременен избор на служители, поддържането на записи на персонала в съответствие със закона и навременното връчване на документите в архива. Това е основата за стабилната работа на всяко предприятие.

Обучение на персонала за работа с персонал

Инструкцията за управление на персонала ясно показва необходимостта от професионално обучение на специалисти по персонала. На практика обаче често има проблем с обучението на служителите с желания профил.

Висшите и средните специални образователни институции не произвеждат специалисти с толкова тясна квалификация като "управление на документацията на персонала". Обучението обикновено се провежда или на място, или на профилни курсове. Също така е възможно да се обучи служител директно на работното място чрез наставничество.

Специалистите по обучение по управление на човешките ресурси предлагат следните начини:

• преквалификация на основата на второ висше образование;
• получаване на висше образование на свързан профил, например "управление на документи", "юриспруденция", "управление на персонала", "защита на информацията";
• обучение в специализирани дългосрочни курсове (най-малко три месеца) с последващо преминаване на изпита;
• практическа работа с последващо редовно усъвършенстване на уменията.

Нормативни документи, регулиращи работата на персонала

Дейността на отдел "Персонал" и общата организация на управлението на документацията за персонала зависи в голяма степен от действащото законодателство и вътрешните нормативни документи. Тази функция е свързана с нюансите на работа с голям брой лични документи, които често са поверителни.

Офисната дейност в персонала се регулира от следните актове:

• Конституцията, Гражданските и трудовите кодекси, както и Наказателните и Семейните кодекси;
• законодателни актове относно профила на организацията по въпроси, свързани с работата с персонала;
• нормативни актове с местно значение;
• различни класификатори, правила и разпоредби на федерално равнище;
• вътрешни регулаторни документи, например указания за водене на отчети за персонала;
• поръчки и поръчки за управление.

Служителите на службата за персонала са длъжни стриктно да спазват разпоредбите на нормативните актове и преди всичко Кодекса на труда.

Търсене и документиране на служителите

Поддържането на записи на персонала започва с търсенето и проектирането на персонала. На първо място, трябва да определите опциите за намиране на нови служители. Сред тях се открояват следните неща:

• агенции и служби по заетостта;
• обществена услуга заетост;
• панаири за работни места;
• образователни институции;
• Пощенски бордове за длъжности и обобщения на различни ресурси;
• други организации;
• приятели и познати.

Всички възможности за намиране на служители имат свои собствени достойнства и недостатъци, служителят в катедрата на персонала трябва да се възползва максимално от всички възможности за закриване на свободното работно място.

Когато се намери кандидат, се провежда интервю с него. Желателно е да се документира неговият ход: затова е по-лесно да направите измерено решение за наемане или отказ. Във втория случай лицето се уведомява писмено за причината в рамките на пет работни дни. Ако кандидатът е подходящ за свободна длъжност, тогава той трябва да бъде кредитиран. От това започва дизайна персонална документация за конкретен служител.

Етапи на регистрация наемането:

• сключване на трудов договор;
• публикуването на реда за приемане;
• вписване в работната книга на нов служител или негова институция;
• регистрация на лична карта;
• ако в организацията е приета - установяване на личен бизнес;
• запознаване и подписване на вътрешни правила и инструкции от служителя.

Документи за персонала (лични карти, списък на персонала)

Поддържането на управлението на архивите на персонала изисква задължително регистриране на счетоводните записи, по-специално персонал и лични карти. Тези документи са задължителни за организациите на всички форми на собственост.

Персонал График и броят трябва да е подходящ и да отговаря на нуждите на организацията. В него се съдържат имената на всички постове, броят на залозите, показващи свободните работни места за този период.

Персоналните карти са единни документи, съдържащи кратка информация за трудовата дейност и личната информация на служителя. Те подлежат на стриктни счетоводни и специални условия за съхранение на места, които предотвратяват развалянето и кражбите им.

Поръчки за персонал, различия и особености на регистрацията

Общият работен поток в работата на персонала се изразява главно в поръчките и поръчките за управление. Тези документи могат да се отнасят както до отделни служители, така и до целия персонал като цяло. Те се различават по дизайн и характеристики на въвеждането в действие.

Повечето заповеди и нареждания, свързани със специфични действия със служителя, имат единна форма. Те подлежат на задължително споразумение с всички заинтересовани лица и запознаване на служителя с разписка. Копия от персонализирани поръчки се съхраняват в личния файл, а оригиналите в отделни папки.

Списания за водене на документация, правила за регистрация и съхранение

За да се отчита движението на документи, воденето на записи в персонала предполага поддържане на специализирани списания. Това са таблични документи с формат на няколко страници, най-често обединени. Обикновено те се дават в големи бележници или се купуват в специализирани магазини.

Видове списания за персонала:

• регистриране на входящи и изходящи документи, включително писма;
• регистрация на поръчки;
• - регистрация на пристигането и заминаването на служителите за официална дейност;
• регистрация на заявления, подаване, уведомления, официални и служебни бележки;
• регистрация на форми на трудови книги, техните вложки;
• книги за записване на движения на различни документи за персонала и т.н.

Всички трупи трябва задължително да бъдат зашити и запечатани, а листовете да са номерирани. Съхранявайте ги отделно от всички документи. За предпочитане в безопасен или специален шкаф.

Характеристики на поддържането и съхраняването на лични файлове

Личните работи не са задължителни. Въпреки това, повечето организации в една или друга форма събират документите на служителя. Разбира се, в една папка е по-удобно.

Личната афера е комплекс от документирана лична информация за служителя, събрана и формирана в определена последователност. Той може да включва различни документи и копия:

• копия от поръчки за служителя;
• копия на изявления;
• копия на документи за самоличност, потвърждаващи квалификации, образование, обезщетения и семейно положение;
• въпросника;
• характеристики и прегледи;
• референции и т.н.

Личните файлове включват лична информация, те трябва да се пазят от други документи. Достъпът до тях се ограничава до строго ограничен брой длъжностни лица. С освобождаването на персонала личните досиета се предават на архивно съхранение.

Правила за регистрация, съхранение и издаване на трудови книги, както и вложки

Всички организации са задължени да водят работна книжка за своя персонал, с изключение на едновременно приети служители. При първото приемане работодателят получава чисти формуляри и прави първите рекорди. На заглавната страница направете съответните данни за служителя. След това е необходимо да се следи тяхната значимост и да се правят промени навреме.

Завършването на основната част се извършва чрез записи за работата и социалната дейност на работника, приемането му за постоянно трансфери, уволнение. Всички вписвания са номерирани в общата поръчка и са въведени въз основа на поръчката. Съобщението за уволнение е придружено от отпечатък компания за печат и подписа на главата.

Записи в работната книга направени ръчно, сини химикалки, ясен и разбираем ръкопис. Строго да наблюдава връзката и надеждността на въведените данни. Ако трябва да коригирате информацията, трябва да бъдат внимателно прекратени с един ред и актуална информация. Това действие задължително се потвърждава от подписа на главата и печатната форма.

Съхранявайте трудовите книги отделно от другите документи, в сейфа. Забранено е да се предоставят на служителите или на трети лица без специално разрешение от отговорните органи.

Характеристики на оперативното и архивно съхранение на документите за персонала

Съхраняването на документите за персонала се определя от тяхното особено значение. Те съдържат лична информация и са поверителни. Тези данни не подлежат на неоторизирано разкриване. В противен случай се налага глоба на персонала на персонала и ръководителя на организацията.

За да се организира правилното съхранение на документите за персонала в персонала, е желателно да има отделна стая. Входът трябва да бъде един и трябва да е снабден с метална врата с аларма.

Самите документи трябва да се съхраняват в метални шкафове или сейфове. Избягвайте излагането на слънчева светлина и прах, както и температурни разлики и прекалено висока влажност. Тези прости действия ще ви помогнат да запазите личните данни.