Съставяне на документи за персонала, техния вид. Какви са поръчките за персонала?

Независимо от естеството на дейността, всяка организация работи с хора. Необходима е юридическа регистрация на служителите на всички етапи на трудовите отношения. Структурата на документи за персонала, създадени в тези случаи включва много различни видове регулации на ценни книжа и лични данни.

Работодателят е длъжен не само да извършва компетентно документи за регистрацията на персонала, но и да организира тяхното съхранение, прехвърляне в архива и, ако е необходимо, унищожаване. Всички тези действия трябва да съответстват на действащото законодателство.

Какво е включено в състава на документите за персонала

Всички етапи на движението на служителите трябва да бъдат отразени в съответните документи. Съставът на документите за персонала, отразяващи движението на персонала, включва следното:

• документи, свързани с търсенето и набирането на персонал;
• документи, отразяващи текущата дейност на служителите;
• нормативни актове, регламентиращи трудовия процес и отношенията с персонала;
• различни поръчки за персонал, издадени в обща форма и обединени;
• документи, които включват лична информация за служителите;
• архивни документи за персонала;
• лични счетоводни документи и въпросници;
• друг видовете документи на персонала.

Правила за регистрация на документи за персонала

Служителите на персонала и секретарската служба на предприятието трябва да помнят за необходимостта от издаване на лични документи в съответствие с изискванията на закона. Правилата, предвидени в нормативните актове на предприятието, не трябва да противоречат на по-високите поръчки.

Правилното изпълнение на документите за персонала на предприятието е посочено в съответната инструкция. В него с примери и препратки трябва да бъдат посочени всички нюанси на фиксиране на хартиената работа с персонала. Този нормативен акт се издава и одобрява от ръководството на организацията и има неопределен характер.

Личните документи могат да се издават както в електронен вид, така и на хартиен носител. Ако текстът е написан на ръка, е необходимо да следите точността на ръкописа и да се опитате да не го правите. Всяка поправена грешка трябва да бъде потвърдена от печат на организацията и удостоверена с подписа на мениджъра.

Документите за регистриране на персонала често са от тайно естество, тъй като съдържат лична информация, защитена от закона. Работата с тях е разрешена само строго дефиниран кръг от специалисти.

Поръчки за персонал

В документите на персонала има два вида поръчки:

• нареждания на предприятието за основната дейност, но по отношение на работата на служителите;
• поръчки за персонала на фирмата.

Те се различават по начина на регистрация, реда на одобрение, подписване и публикуване. Освен това, с поръчки на персонала, отделът за персонала обикновено работи. Те също се съхраняват там, отделно от другите документи. Такива поръчки са включени в документите за персонала на организацията.

Повечето лични поръчки имат обединени форми. Удобството на работа с такива форми предполага тяхното единство за фирмата. Задължителното използване на стандартизирани формуляри обаче се предписва само на държавни структури и бюджетни организации. Предприятията с различна форма на собственост може да не спазват тези правила.

Сред личните поръчки се срещат най-често:

• заповеди за допускане и уволнение:
• нареждания за прехвърляне и прехвърляне;
• пътни поръчки;
• поръчки за всички Видове отпуски;
• нормативни актове по атестация, обучение и усъвършенстване, и др.

Всяка заповед на персонала се връчва на вниманието на служителя, за когото се отнася. Ако служителят не подпише документа по някаква причина, тогава за това се изготвя акт.

Всички лични поръчки трябва да преминат задължителна регистрация в специален дневник. В същото време им се дава номер, който показва, че те са регистрирани и наблюдавани за тяхното изпълнение. Копие от заповедта задължително се прикрепя към личното досие, оригиналът се води отделно за една година, след което се изпраща или в архива или се унищожава.

Документи на предприятието относно персонала

Във всяка организация, в зависимост от формата на собственост и други характеристики, ще бъдат създадени различни документи за персонала на предприятието. Техният списък трябва да бъде даден в инструкциите за водене на управлението на документацията за персонала.

Най-често това е:

• таблицата за персонала;
• списък на позициите;
• трудови книги и празни форми на трудовия дневник;
• копия на лични документи на служителите;
• документи на лични архиви и персонални досиета на персонала;
• официални и други инструкции и трудови договори на служителите;
• нареждания или нареждания относно служителите на предприятието по отношение на основната дейност;
• документи за работата на атестираната комисия;
• указания и други документи за обучение и последващо обучение;
• документи за празници, трансфери и командировки;
• различни поръчки или поръчки на персонал;
• Бележки, изявления и длъжностни характеристики на служители и др.

Всяка фирма самостоятелно определя необходимите типове документи за персонала, както и начина, по който те се създават и съхраняват.

Регистрация на личен файл

Най-важната и пълна информация за служителя се записва в личното му досие. Съставът на документите и особеностите на тяхното придобиване се определят от всяка организация самостоятелно и трябва да бъдат предписани в нормативния документ. Можете да поставяте копия на документи в директен и обратния ред или да ги групирате по групи.

Личните случаи могат да се извършват както за повечето служители на организацията, така и изключително за мениджъри и водещи специалисти. На практика обаче повечето организации предпочитат да разполагат с набор от документи и друга информация за всеки служител, независимо от неговата позиция и статут.

Категории документи и техните копия за съхранение в личното досие на служителя:

• въпросник или лична брошура служат за съчетаване на основна биографична информация;
• копия на документи за самоличност и подпомагане на образованието и квалификацията, - паспорт, диплома, сертификати и лицензи;
• копие от трудовия дневник;
• заявление за допускане, трансфер и други;
• копия на всички поръчки за служителя;
• копие от трудовия договор;
• други лични документи.

Всеки служител има отделна папка, в която са записани изброените документи и техните копия. Личните файлове се съхраняват отделно от другите документи на персонала. Те съдържат лични данни и следователно не трябва да бъдат достъпни за неоторизирани лица.

Лична карта: как да кандидатствате?

Единната лична карта на служителя е задължителна за всички фирми, независимо от формата на собственост. Това е основният документ, предназначен за сметка на работниците на организацията.

Личната карта съдържа цялата основна информация за служителя. Напълнете го обикновено на ръка, но е позволено да се направи основна информация с помощта на технологията. Личната карта се съхранява през цялото време, когато служителят работи в организацията. При зареждането на секцията се изписва и поставя вложка.

При попълване на лична карта обърнете внимание на кодовете на връзките. Те са посочени отдясно на тези таблици, информацията, в която са обединени. Информацията в тези раздели трябва да съответства на класификаторите и другите нормативни документи.

Личните карти ще се съхраняват отделно от други лични документи, в сейф или в метална шкаф с ключалка. Този документ съдържа лична информация и подлежи на стриктно счетоводство. Когато служителят бъде уволнен, се прави подходящ запис и личната карта се обработва за архивно съхранение.

Учебник: регистрация и съхранение

Работната книга е документ, който потвърждава работния опит, продължителността на трудовия стаж и позицията на служител. Неговото управление е задължително за всички. Стартира се в началото на работата и след това придружава човек до пенсиониране.

Задължението за закупуване на празни формуляри и вписвания на трудови книги се носи от счетоводния отдел на организацията. Служителите я съхраняват в сейфа си и ги предоставят на персонала при поискване. Това се прави в съответния профил. Администрацията не се препоръчва да приема формуляри от работници и чисти подложки на работни книги с неизвестен произход.

Работната книга винаги е написана на ръка. Записите се правят с химикалка със синя мастило. Ако възникне грешка, тя трябва да бъде коригирана и потвърдена с подписа на администрацията и печат на организацията. Всички вписвания трябва да отговарят на законите и подзаконовите актове.

Работните книги се съхраняват отделно от другите документи, в сейфа. Забранено е да се предоставят на служители и особено на трети лица. Ако служител на организацията трябва да получи информация за записите в този документ, копие от всички страници е направено, след това те са зашити и всяка страница е подпечатана. След уволнение работна книга се връчва на служителя на същия ден.

Оперативно съхранение на лични документи

Правилното съхраняване на документите от персонала е една от основните задължения на персонала на персонала. Информацията, която се съдържа в тях, се отнася до категорията на личните и не подлежи на оповестяване. В допълнение, съхраняваните и обработени такива документи трябва да отговарят на специални условия.

Преди да подпише трудов договор с бъдещ служител, задължително се взема писмено разрешение за обработка на лични данни. Копие от този документ се подава в личен файл или в отделна папка.

Всички документи, свързани с лични данни, трябва да се съхраняват отделно от общите документи. Достъпът до тях се допуска само до специалисти по човешките ресурси и първи ръководител на организацията. На трети страни и организации е строго забранено да се разкриват личните данни на служителите. Изключението се прави от съдебните и прокурорските органи, които отправят официално документирано искане.

За съхранение на лични документи са отделни номенклатура на случаите. Папки и кутии с документи се поставят в заключващи се шкафове. Желателно е да се изолират от пряка слънчева светлина и висока температура. За голям брой документи е препоръчително да се предвиди специална стая.

Личните файлове, въпросници и лични карти се съхраняват онлайн, докато организацията сътрудничи с конкретен служител. След уволнението те се изпращат до архивното хранилище.

Поръчките за персонал се съхраняват една година след издаването им. Официалните и други инструкции са неограничени, докато не бъдат анулирани. Графикът на персонала, както и графикът на празниците се публикуват ежегодно и се съхраняват в отдела за персонала или в счетоводната служба една година след приключването на действието.

Архивиране на документите за персонала

След изтичане на срока на експлоатационното съхранение данните за персонала се изпращат в архива на документите за персонала. Тя може да бъде подразделение на организация или външен човек, по-често държавна организация.

Списъкът на документите, подлежащи на дългосрочно архивно съхраняване, е както следва:

• Лични файлове, въпросници и лични карти на уволнени служители;
• нетърсени трудови книги и свободни листа;
• поръчки и поръчки за персонал с изтекъл срок на годност;
• дневници за записване на движението на документи на персонала;
• таблицата за персонала;
• разписания на празниците;
• други документи, чиято необходимост от съхранение е предвидена в законодателството или в комисията.

Документите в архива се издават от служител или секретар по човешките ресурси. Възможно е да се съхраняват делата и другите документи за дълго време както в самата организация, така и по договор в специализирана институция.

Документите в папката за дългосрочно съхранение се формират от датата, започваща най-рано. Трябва да следите внимателно физическата сигурност на хартията и, ако е необходимо, да направите и да осигурите копие. Всички листове на кутията са номерирани и зашити, след което се съставя инвентаризация.

Папките с документи трябва да се поставят в строг ред. В самата стая е необходимо да се поддържа оптимална температура и ниска влажност, както и да се избегне директна слънчева светлина. Стелажите трябва редовно да се почистват от прах и помещения с документи, които да се обработват от гризачи и други вредители.

Унищожаване на лични документи

Въпреки дългосрочното съхранение документите за персонала могат да бъдат унищожени. Преди тази процедура има среща на специалната комисия, която колективно решава относно по-нататъшната съдба на личните документи.

Унищожаването винаги се извършва стриктно в инвентара, в присъствието на всички членове на комисията. Това може да бъде изгаряне, унищожаване чрез смилане, пресоване и други методи.

Съставът на личните документи е многостранен и разнообразен. Служителите на услугите за персонала и управлението на предприятията трябва да знаят как правилно да ги регистрират, съхраняват и унищожават.