Какво представлява офисът и работния процес?

Успехът в бизнеса до голяма степен зависи от правилната му организация. Мениджърите и обикновените работници трябва да знаят каква е работата в офиса. Какви са неговите характеристики, какви видове има и какви регулаторни документи трябва да се вземат предвид при организирането на работния процес?

Какво представлява офисът?

Всяка организация, независимо от формата на собственост и функции, създава в процеса на своята дейност различни документи. Те могат да бъдат нареждания и букви и протоколи. Всички те се отнасят до организационна и административна документация.

Работата в офиса е дейността за създаване на документи на организация, изпълнявана съгласно определени правила и изисквания. По-често в предприятията се разпределят специални служители, заети само в тази сфера. В малките фирми функцията на секретар може да бъде възложена на почти всеки служител.

Ако разбирате същността на терминологията (каква е работата в офиса), то тогава произхода на думата става ясен. Това, преди всичко, определя официалната информация на материален носител. По време на този процес създавате организационен и административен документ, който впоследствие инициира определени действия.

Терминът "управление на записите" се е появил доста отдавна, но едва в средата на миналия век той е формализиран, фиксиран в нормативни документи на държавно ниво.

Работата в офиса и документооборота - какво е това?

Организацията не може да съществува независимо от закона. В него винаги има работа в офиса и документооборота. Какво е това, какви са особеностите на прехвърлянето на ценни книжа, как да ги регистрирате правилно? Тези въпроси се решават от специалисти: секретари, архивисти, служители на персонала.

Работата в офиса включва записване на информация на физическа среда, създаване на хартиен или електронен акт. Въз основа на това се създава циркулацията на документацията на организацията - движението на заповед или писма, започващи с нейното създаване и завършване с изпълнение и изпращане в архива или унищожаване.

В зависимост от мястото на създаване на бизнес документи относно служителите и управлението на организацията потокът от документи е разделен на външни и вътрешни. От източника ще зависи от по-нататъшния път на поръчката, поръчките, буквите.

Вътрешният работен поток на организацията преминава през следните етапи:

• създаване на проект на документ;
• координация;
• подписване на проекта, дата и дата регистрационен номер - от момента на регистрацията се счита, че е официално издаден и приет за изпълнение;
• довеждане на съдържанието на изпълнителите и контрол;
• изпълнение на инструкции;
• изпълнение на изпълнения документ за последващо съхранение, в зависимост от времето и необходимостта;
• унищожаване на бизнес документи с изтекъл срок или регистрация за архивно съхранение.

Степените на външно разпространение на документи обикновено са сходни, но има някои разлики:

• Документите идват в компанията отвън. Това могат да бъдат документите на по-висши и по-ниски организации, клонове, нормативни актове от официални органи, съдебни заповеди, писма на граждани.
• Всички бизнес документи, получени в организацията, трябва да преминат през процедурата за регистрация без неуспех. То потвърждава, че те са взети за контрол.
• Следващият етап е работата с документа, запознаване или изпълнение на инструкциите.
• При необходимост се прави официален отговор.
• Последният етап е регистрацията за дългосрочно или архивно съхранение и евентуално унищожаване.

Освен това, във връзка с ръководството на организацията се различават следните видове работни процеси:

• възходящ - от подчинени на надзорни (обяснителни бележки);
• надолу - от ръководството до служителите (поръчки);
• хоризонтално - между връстниците (актове, протоколи).

Всички етапи на движението на документи се определят в специални списания. Те могат да се извършват в няколко варианта:

• счетоводни дневници движение на документи;
• картони за документи;
• управлението на електронни документи е най-често срещано в по-голямата част от организациите.

Характеристики на воденето на съдебни регистри

Мнозина се чудят какво е това съдебно водене на досиета, и каква е неговата разлика от общото. Съдебният процес е малко по-различен пакет от документи и съществени доказателства. Правилното съхранение и движение осигуряват прозрачност на системата за прилагане на закона. Управлението на съдебните регистри, за разлика от организационните записи, не може да бъде доброволно. Тя се извършва от упълномощени лица и е строго контролирана. За него всички етапи, включително унищожаването, са нормативно и стриктно дефинирани.

Секретар функции

Повечето служители на предприятието много смътно си представят каква е работата на офиса и документооборота. За секретар това е професионална дейност.

Секретариатът на предприятието изпълнява основната функция на управленска документация. В зависимост от формата и особеностите на работата, организацията на службата за работа в офис на предприятието е разделена на следните видове:

• Централизирана - всички секретари са в един и същ отдел и се отчитат пред главния чиновник или старши секретар.
• Децентрализирани - секретарите и служителите, които изпълняват задълженията си, са разпръснати в организационните единици и са подчинени на различни надзорни органи.
• Смесени - най-често се срещат в големи организации.

Особеностите на документооборота в предприятието ще зависи пряко от формата на приетия секретариат.

Инструкция за работа в офиса

Независимо от размера и формата на собственост, във всяка организация следва да има регулаторен акт, регулиращ движението на документи. Какво е това? инструкции за работа в офиса, и как да го направите? Този въпрос тревожи не само секретарите, но и лидерите.

Инструкцията за водене на отчет е вътрешен нормативен акт на организацията, одобрен по нареждане или указание на ръководството, с неопределен срок. Той описва всички етапи от преминаването на документа, списъци с длъжности, чиито подписи могат да удостоверяват автентичността на официалните документи, дават примери за дизайн, формуляри и формуляри.

Управление на офиса

В малки организации с ниско ниво на документооборот (по-малко от 200 на година) няма съмнение какво е управлението на управлението на записите. Всичко се решава от самите служители или дори от главата.

Ако задълженията по управлението на записите не са директни за служителя и не са посочени в неговия трудов договор, следва да бъде издаден указ за възлагане на тези функции. Този документ трябва да съдържа подробности за допълнителните отговорности, отговорности и компенсации.

Характеристики на управлението на документацията на персонала

Ако организацията има поне един служител, тогава ще е необходимо да се създадат работни документи. Въпросът, какъв е записът на персонала, е особено актуален за предприятията с малък брой служители.

Управление на документацията на персонала - е да се осигури движението на конкретни документи, свързани с трудовата дейност на служителите на предприятието. Обикновено тези задължения се изпълняват от служителите на специалната единица - персонала. Техните функции включват получаване, обработка и съхранение персонална документация. Включително обработка на лични данни, които са тайни.

Работният процес на персонала обикновено се провежда отделно от общото, при спазване на правилата за тайна и функции за съхранение.

Оптимизиране на офиса

Въпреки бързото развитие на цифровите технологии, много организации трудно могат да оптимизират работния процес. Продължете по стария начин, за да пазите хартиената кореспонденция и да провеждате редовни регистрационни дневници.

Това се дължи на два фактора:

• съпротива срещу нововъведения на служителите на предприятието;
• липса на финансиране.

Мениджърите трябва да помнят, че оптимизирането на работния поток със значителни инвестиции дава забележим икономически ефект.