Какво представлява документът? Видове документи на организацията. Управление на човешките ресурси

Изработването на хартия се обработва от всяко частно и държавно предприятие. Без него просто е невъзможно да се съхраняват записи. На работното място често се използват концепции като "нормативни", "рамки", "форми", "проби", "документи". Типовете документи са разделени на няколко типа, в зависимост от целта. Нека да разгледаме основните от тях, а в по-големи подробности ще спрем на работата на персонала.

деловодната

Дейността на всяка организация е невъзможна без документален съпровод. В допълнение към конкретни счетоводни и персонал документи, има и още много други. Всички те са подразделени на определени типове и имат съответния тип. Помислете какво означава понятието "документ". Видовете документи с каквото и да било съдържание са много сходни един с друг поради наличието на едни и същи елементи. Информацията, формализирана съобразно единните изисквания, позволява систематизиране на данните и значително опростява дейността на организацията. По-долу е даден списък на атрибутите, които присъстват в основните документи на организацията, независимо дали са направени на хартиен или електронен носител.

Изисквани елементи на документа

Всяка издадена регулаторна информация трябва да отговаря на специфичните изисквания за външен вид и съдържание. Документът трябва да съдържа няколко атрибута:

- Дата. Значението на информацията се представя от този основен показател.

- Номер. Тя обикновено се създава съгласно одобрената номенклатура или може директно да се променя заедно с други показатели, например дата.

- Име на органа, създал документа. По принцип тези данни в една организация не се променят, само структурната принадлежност е посочена.

- Печат. Неговото отсъствие от документа го прави некомпетентно. В повечето случаи на документ този елемент е неразривно свързан със следния атрибут.

- Подпис. Сертифицирането на информация по този начин е основното потвърждение за точността на данните. Но ръчният или електронен "удар" на служителя на документа не е достатъчен. Официалното влизане в сила в повечето случаи се случва само ако има печат.

- Печат. Няма правна сила като печат. Съдържа информация за име на организацията и неговите реквизити. Но основната му цел е записването на изпратената информация чрез поставяне на дата и сериен номер.

Форми на документи за взаимодействие с други организации

Цялата информация, влизаща във външната среда от тази организация, трябва да се вземе под внимание и обикновено се нарича изходяща кореспонденция. Основните атрибути на тези документи са печат, печат и подпис. Посочената дата е регистрирана в специални списания, което прави счетоводната система систематизирана. Основните форми на документи за взаимодействие с други организации включват бизнес писма, жалби, оплаквания. Отчитането на получаването на такива документи като входяща кореспонденция се извършва и под формата на регистрация с назначаване на дата и номер.

Вътрешен документ. Видове документи, които регулират дейността на организацията и отношенията със служителите

Отразяването на взаимодействието в предприятието се проявява в един от видовете трафик и предоставяне на информация:

1. Вътрешни регулаторни и текущи документи. Те включват актове, заповеди, протоколи и други документи, регулиращи и отразяващи дейността на организацията.

2. Тип хартия "организация-работник". Всяко от тях може да се нарече общото понятие "документ за персонала". Видовете документи за счетоводството на персонала са разделени на два типа взаимодействие:

- от организация на служител;

- от служител до организация.

Основният списък включва приложения, нареждания, протоколи, актове, инструкции, пълномощни, резюмета и т.н. Образците на документи от определените категории във всяка организация могат да се различават един от друг, но все още са типични за съдържанието им. Счетоводните дейности следва да се извършват въз основа на общи изисквания. Списъкът на задължителните документи на персонала включва:

- Местни нормативни актове. Те включват: график, персонал, график на празниците, процедурни правила, документи за обработка на лични данни на служителите, отчитане на трудовото възнаграждение.

- Текущи документи. Това са договори, данни за регистрация, записи на персонала и отработени часове, административна информация и др.

Всички документи на организацията са включени в номенклатурата и имат кода, съответстващ на нея.

Виртуални документи

Благодарение на съвременния технически прогрес, управлението на случаите стана напълно автоматизирано. Всъщност работният процес е 100% електронен във всички организации. Но в същото време значителна част все още се отпечатва на хартия. С въвеждането на правото на електронен подпис и неговата законосъобразност е планирано напълно да се изоставят съществените носители на информация в бъдеще. Това означава, че бизнес комуникацията и обменът на данни ще бъдат виртуални. Това значително ще спести време и ще намали продължителността на периодите за движение на ценни книжа между организациите.