Ръководство за водене на записи като нормативен документ

Официалният нормативен акт, който определя и установява процедурата за подготовка и подготовка на документи (както и за работа с тях) във всяка организация е инструкцията за водене на отчетност. Тя трябва да е на разположение във всяко предприятие, във всяка фирма и институция. На базата на националните нормативни и методически документи се разработва инструкция за водене на отчетност. Същевременно тя трябва да отразява индивидуалните особености на служебната работа на дадена организация, състава на длъжностите и документите, структурата на услугата, наличието на архиви и степента на компютъризация на всички операции по водене на записи. От това следва, че инструкциите за водене на отчетност на определена организация винаги са оригинални и ще вземат предвид всички нюанси и особености на състава и обработката на документи, присъщи само на тази структура.

При съставянето на този регулаторен документ за вашата фирма, можете да използвате общ стандарт inshy-с инструкцията за офис, за да вземе от нея се подчертава, задължителен за всички, както и за добавяне на елементи, които трябва да се предписват само за вашата организация.

Като правило ръководството за водене на записи включва общи разпоредби, различни тематични раздели и различни приложения. Общите разпоредби уточняват обхвата на инструкцията, регулаторна рамка и отговорност за неспазването му. Тематичните секции съдържат информация за видовете документи и реда на тяхното регистриране, наблюдение, възпроизвеждане, сертифициране и съхранение. В съответствие със спецификата на предприятието, този раздел може да бъде значително разширен. В зависимост от променящите се условия на работа и въвеждането на нови технологии, тематичните раздели могат да бъдат променяни и допълвани. Приложенията към ръководството съдържат илюстриран референтен материал: образци на формуляри, отпечатъци от печати и печати, диаграми на документооборота и образци.

Инструкцията може в някои случаи да бъде временна (инструкция за водене на архив в окръжния съд или във въоръжените сили). Временната инструкция за работа в офиса се одобрява за определен период, например преди въвеждане в експлоатация на постоянен. Това се решава поотделно!

Добре написана инструкция за водене на записи отразява целия процес на работа с документите и логическата последователност на всички технологични операции. Регламентира дейността не само на офис услугите, но и на целия административен апарат. Инструкцията е одобрена и влязла в сила само по нареждане на ръководителя на организацията и впоследствие служи като нормативен акт, въз основа на който всички документи на предприятието са съставени и изпълнени.

Правилното изявление за работа в офиса е важно условие за правилната работа на организацията. Художници са необходими за качествено офис услуга за запълване на всички документи, за да се запознаят на нови служители на реда и попълнете правила заготовки, представят доклади по време и без грешка, компетентна и навременна изпълнява възложените му задачи, да започне работа незабавно (веднага след като получите входящо документ или ред). Ако самата глава приоритет спешността на извършване на поръчки или документи, работата, извършена на тази основа. В други случаи, при въвеждане на значителен брой документи, ще бъдат обработвани в съответствие с пристигането на датата.