Архивна работа на организацията: GOST, указания, документи, правила. Методически препоръки за съхраняване на архивни документи

Правилата за водене на архивни документи съдържат ключови изисквания за работа с ценни книжа и материали, които не са включени в текущите операции на компанията. Те са формулирани в съответствие със съществуващите регулаторна рамка,

Сфера на разпространение

Методически препоръки Относно поддържането на архивни документи работят във връзка с държавните институции. Те са задължителни и за търговски предприятия, които извършват определени видове работа. По-специално, в сила са регламентите за осигуряване на описание, счетоводство, съхранение и използване на документация от архивния фонд на Руската федерация, отнасяща се до държавната собственост.

Подразделенията на предприятията, работещи с филми, фонове, видео, фотографски материали, картографска, научна и техническа и телеметрична информация, се ръководят от установените разпоредби за планиране и отчитане.

Задължението и правото да се създават архиви в организациите за временно съхранение на документацията за автофокус се осигурява от Основите на браншовото законодателство (от 1993 г.), от регламентите (от 1994 г. и 1998 г.). Регулаторните актове се формират и от правни актове с регионално значение. Установените правила не се прилагат за документи, чиято работа е регламентирана от Федерален закон № 5485-1 и Президентски указ № 1203 от 30.11.1995 г.

завършване

Тя представлява систематично попълване на документалната база на отделенията на компанията. Придобиването включва определението за:

1. Източници.
2. Състав на материалите, които трябва да бъдат получени.

В рамките на тази дейност се извършва и директно прехвърляне на документи в архива. Източниците са:

1. Подразделения на предприятията.
2. Физически лица.
3. Юридически структури.

Състав на материалите

Инструкцията за управление на архивните регистри установява, че придобиването се извършва при случаи на временно (повече от 10 години) и постоянно съхранение. Информацията за персонала също е обобщена. Случаите, чийто срок на съхранение е по-малък от 10 години, по принцип не се прехвърлят в архива. Те се съдържат в съответните бизнес единици. В края на периода на съхранение подобни случаи са обект на унищожаване. Информацията за отделен характер се предава по искане на собственика. Впоследствие те се изпращат в държавния архив за постоянна поддръжка. Прехвърлянето зависи и от материалите на предшествениците и ликвидираните подчинени структури.

Архивна работа и номенклатура

Оторизираните служители, които работят с информационните материали на предприятието, изготвят системен списък на случаите. Нарича се номенклатурата. Когато се формира, време за съхранение материали. Инструкцията за управление на архивните архиви изисква от упълномощеното звено да наблюдава и подпомага службата за сигурност при подготовката на номенклатурата. Систематизираният списък служи като основа за създаване на инвентаризации на информационни материали за постоянно и временно съхранение (до 10 години). Номенклатурата е и основният счетоводен документ. Използва се за регистриране на случаите на временно съхранение, включително и тези с период, по-кратък от 10 години. Схемата за систематизация, установена с номенклатурата, може да се приложи при разработването на картов файл към изпълнените сертификати.

класификация

Управлението на архивните досиета се извършва в три вида номенклатури:

1. Типичен.
2. Примерни.
3. Индивидуално (за конкретно предприятие).

Първият определя състава на материалите, образувани в същия тип институция. Стандартната номенклатура се счита за нормативен документ. Приблизителната систематизация определя приблизителния състав на информационните материали за предприятията, към които се разширява дейността, като посочва индексите. Той има препоръчителен характер. Тези видове систематизация се използват при формирането на индивидуалната номенклатура и се прехвърлят на нея непроменени.

Характеристики на подготовката

Документите за съхраняване на архивите на предприятието се систематизират съгласно установената форма в съответствие с номенклатурите на структурните подразделения. Последните трябва да бъдат съгласувани и подписани от лидерите.

Номенклатурата на предприятието е съставена на общ формуляр. Тя се вижда от ръководителя на архива или от отговорното лице, подписана от ръководителя на службата за сигурност или оторизиран от него служител. Номенклатурата трябва да бъде одобрена от експертна комисия, след което тя е одобрена от директора на компанията. След извършване на тези процедури, ръководителите на структурните отдели на дружеството получават извадки от съответните секции.

Номенклатурата за следващата година се формира през последното тримесечие на текущия период. Съгласуването се извършва поне веднъж на 5 години. Когато структурата и функциите на предприятието се променят, се формира нова номенклатура.

Процедура за съставяне на дела

Образуването се отнася до групирането на извършените действия в съответствие с номенклатурата. Управлението на архивните регистри на организацията включва систематизиране на информационни материали в съответствие с името на папките. Не е разрешено да се групират двойни и груби копия. Изключението е особено ценните превозвачи. Забранява се поставянето на хартията в папките.

Управлението на архивните досиета се осъществява чрез централизирана работа с материали от службата за информационна поддръжка, а в случай на децентрализирана работа - както структурните звена, така и горното отделение. Групирането се осъществява под прякото наблюдение на лицата, отговорни за съхраняването на носителите на данни. Ако е необходимо, могат да участват служители на държавния архив.

Ключови изисквания

Управлението на архивните досиета се извършва в съответствие с изискванията на нормативните актове. Когато създавате папки с носители на информация трябва да бъдат изпълнени следните изисквания:

1. Материалите за временно и постоянно съхранение се групират отделно.
2. Едно копие на всяка хартия е включено в папката.
3. Папката трябва да съдържа материали за една календарна година. От тази рецепта обаче съществуват изключения. Те включват:

• Лични дела, които се формират през целия период на работа на съответния служител;
• материали от избирателни структури и постоянни комисии под тях, заместващи групи, систематизирани по време на свикването им;
• документи на образователни институции, проектирани и групирани през цялата учебна година;
• театрални материали, характеризиращи дейността за сезона;
• история на заболяванията и т.н.

Папката трябва да бъде не повече от 250 страници с дебелина не повече от 4 см.

Групиране на регулаторни актове

Работата по архивни дейности включва систематизиране на различни видове носители на информация. Те включват, наред с други неща, административни актове. Те са групирани според типа и хронологията с приложенията:

1. Разпоредбите, устава, одобрени с нормативни актове, действат като приложения към тях. Те са групирани заедно. Ако регламентите, инструкциите и устава са одобрени като независими актове, те се систематизират в отделни случаи.
2. Поръчките с по-високи структури и решенията за тяхното изпълнение се групират в съответствие с указанията на работата на предприятието.
3. Поръчките, свързани с персонала, се систематизират в съответствие с срока на годност. С голям обем от информационни материали е препоръчително да се групират актовете, отнасящи се до различни аспекти на работата на компанията отделно.
4. Поръчките в основната дейност са систематизирани отделно от действията на персонала. Например редът за управление на архивните архиви е включен в една папка и при назначаването на ръководителя на отговорното звено в друга.
5. Одобрени ограничения, отчети, прогнози, заглавни списъци, планове и така нататък. групирани отделно от проектите за тях.
6. Местоположението на документите в личните файлове се извършва в реда, в който са получени.
7. Личните сметки на служителите за заплатите са систематизирани в отделни папки. Те са подредени по азбучен ред.
8. Оплакванията, предложенията, заявленията на гражданите, свързани с дейността на предприятието, документацията за тяхното преразглеждане и изпълнение се групират отделно от индивидуалните искания за лични въпроси.
9. Систематизирането на кореспонденцията обикновено се извършва за календарен период в хронологичен ред. Отговорите са поставени след въпросите. При възобновяване на кореспонденцията по конкретна тема, започнала през предходната година, документите се включват в папката за текущия период. В този случай се посочва индексът на миналата година.

Регистрация на носители на информация, приети за съхранение

Управлението на архивните архиви предвижда редица регламенти за структурните звена, работещи с хартиени актове. Дизайнът на носителите може да бъде частичен или пълен. Зависи от срока на годност. Пълната регистрация се извършва по отношение на документи с временно (повече от 10 години), постоянно съдържание, както и действия по персонала. Това предполага:

1. Папка за свързване / папка.
2. Номериране на листа.
3. Изготвяне на свидетеля на страницата.
4. Създаване на вътрешен списък, ако е необходимо.
5. Въвеждане на подробностите в подробностите заглавна страница. Те могат да се отнасят до името на фирмата, регистрационния номер на папката, последните дати и т.н.

Материалите за временно съхранение, включително тези с период по-малък от 10 години, се обработват частично. Така че, не е разрешено да организирате документите в папката, да не номерирате листовете, да не компилирате надписите.

нюанси

Работата в архивната дейност е вид дейност, при която специалистите осигуряват не само безопасността на информационните носители, но и възможността да работят с тях, когато възникне такава необходимост. За тази цел актовете, съставляващи папките, се подават на четири проби в картонената обвивка. Те могат да бъдат преплетени и с възможността за четене на текстове, резолюции, дати, визи във всички документи.

При подготовката за групиране всички метални крепежни елементи се отстраняват. Материали, предназначени за постоянно съхранение и състоящи се от особено ценни или неофициални действия, се намират в затворени папки с три клапана с ремъци или в специални кутии.

В случай на неотговарящи на лични документи (трудови книжки, удостоверения, военни билети и т.н.) в случая те се поставят в отделен плик и се внасят в останалите материали. В края на папките трябва да има чист лист за свидетели. В началото на папката формулярът за вътрешна инвентаризация е пришит. За да се гарантира безопасността и реда на хартията, всеки лист е номериран с арабски цифри. Това правило не важи за вестника и формуляра за инвентаризация. Номерът се поставя с обикновен молив в десния ъгъл на върха.

Свидетелски лист

Тя е съставена в съответствие с установената процедура. Показва се с думи и цифри:

1. Брой листове с номериране.
2. Брой страници във вътрешния списък.

Спецификация за номерацията също е посочена в листа с показания. По-специално се определя наличието на буквени индекси, пропуснати кодове, номера на страници с вмъкнати фотографски материали, страници с голям формат и т.н. Освен това листът показва наличието на типографски брошури в папката, ако те не са маркирани в главното номериране. Свидетелството се посещава от създателя. Следва да се отбележат последващите промени в състоянието и състава на папката, като се имат предвид съответните актове. Не е позволено да се вземе свидетелски лист на корицата на папката или нетния оборот на страницата на последния документ в нея.

Вътрешна инвентаризация

Създадена е за съхранение и записване на информационни материали с временен (над 10 години) и постоянно съдържание. Също така се съставя вътрешен опис за случаи, създадени според типовете документи, чиито заглавия не разкриват съдържанието им. Формулярът трябва да съдържа данни за редовните номера на актовете в папката, индексите, заглавията, датите и номерата на страниците.

Към вътрешната инвентаризация е приложен затворен запис. В цифри и думи се посочва броят на документите, включени в него, както и броят на листовете, които го формират. Инициаторът е отговорен за вътрешната инвентаризация. Ако папката е свързана или свързана без празно място, тогава листът е поставен във вътрешността на предния капак.

Промените в състава на материалите в папката трябва да бъдат отразени в полето "Бележки". По-конкретно, ние имаме предвид изтеглянето, замяната на документи с копия, включването на допълнителни документи в папката. Същевременно са приложени позовавания на съответните актове. В случай на нужда, може да се формира нов обобщаващ запис във вътрешния лист за инвентаризация, както и етикет с папки.