Организиране на работа с документи

Организация на работа с персонални документи оказва специално въздействие върху качеството на функционирането на административния апарат, както и върху формирането и културата на работа служителите. Колкото по-професионална е работата, толкова по-успешна е дейността на предприятието като цяло.

Вътрешният работен поток на всяко предприятие включва различни дейности за подготовка, поддръжка, попълване, копиране, предаване на бизнес информация. Както показва практиката, около 70% от всички служители харчат за тези дейности. Това трябва да се каже организация на работата с документи става все по-важно. Днес тази дейност се счита за един от основните фактори за конкурентоспособността на едно модерно предприятие.

Организацията на работата с документи предполага специален подход към получените и обработени бизнес данни, координацията на процесите на формиране и промяната на разпространението на информацията. Подходящата организация на работата с документите намалява времето за търсене, увеличава точността, навременността на данните, премахва излишъка.

Предвид дългосрочната практика бяха разработени три основни типа работа с документация: смесени, децентрализирани и централизирани.

Последният формуляр предвижда концентрацията на различни съществуващи структуриращи операции в управлението на една единица в предприятието. Такова подразделение може да бъде генерален или персонал, канцелария и т.н. Документацията може да се поддържа от едно лице, което е секретар. Във всеки случай, отговорността на звеното или на един служител ще включва изпълнението на пълен цикъл от обработващи дейности от получаването до прехвърлянето в архивния отдел. Тези дейности включват приемане, обработка на бизнес информация, регистрация, съхранение, контрол на изпълнението, изпращане, референтни и информационни операции, систематизация преди прехвърлянето в архива.

Централизираната организация на работата с документи се счита за най-разумна, а в това отношение и по-предпочитана. Това важи особено за малките предприятия. Когато се използва този метод за систематизиране на документацията, разходите за дейностите по обработка на информация се намаляват значително. В допълнение, значително подобрени организация на работата служителите. С тази форма на организация на работния поток, офис оборудването е най-ефективно, постига се единство в методологическите и управленски дейности, свързани с обработката на документацията.

Обратната централизирана система е децентрализираната схема. В този случай за всяка единица се създава собствена документация. В тези единици всички операции се извършват автономно. Децентрализираната система е по-характерна за институциите и организациите, които се различават в териториално различен апарат. Освен това тази система на работа е подходяща и за тези предприятия, документацията, в която се различава в определена специфика (например, е необходимо да се осигури защита на информацията).

Най-често срещаната, междувременно форма, е смесена система. В този случай в централната единица се изпълнява определена част от всички операции (по правило, за получаване и обработка на изпратени и получени документи, съхранение, копиране). В структурните отдели на предприятието се извършват дейности за печат (създаване), поръчване, съхранение и подготовка за доставка в архива.

Изборът на тази или онази схема на работа с документацията се извършва в съответствие със структурата на самото предприятие.