Проверка на стойността на документите

Дейността на всяко предприятие е свързана главно с образуването на огромен брой документи, различни по съдържание и вид. Но не цялата документация е ценна. Някои могат да се превърнат в източник за изучаване на икономическия, културния и политическия живот, защото те носят ценна информация. Другите документи имат ограничено практическо значение. Следователно ролята на всички документи не може да се счита за еднаква. Основната задача на изследването е да се определи документацията с историческа стойност и да се избере за съхранение. Стойността се определя от информационните възможности на документите, поради научно, историческо, икономическо, социално, културно или политическо значение.

Изследване на стойността на документите - идентифициране на социално-културната, научна и историческа стойност на документа и практическото му значение въз основа на принципите и критериите за стойност при подбора за съхранение и определяне на сроковете за съхранение.

Изпитването на документи се извършва по правило от специална експертна комисия, учредена в предприятието. Комисията се създава от по-квалифицирани служители по нареждане на ръководителя на организацията, състоящ се от четирима или петима души. На задължителна основа членовете на комисията са главният счетоводител, ръководителят на архива и началник отдел поддръжка на документацията.

В процеса на работа комисията се основава на принципите, разработени от практиката и теорията на архивния бизнес. Това са принципите на всеобхватност, историцизъм, социално-политическа неутралност и сложност.

С оглед на тези принципи бяха разработени критерии за разглеждане на документа. Критериите са набор от характеристики, които документацията трябва да съответства. Понастоящем има 3 основни групи критерии за определяне на стойността на данните:

1. произход;

2. съдържание;

3. Външни функции.

Групата на критериите за произход на документа включва следните параметри:

1. Значението на лицето или институцията, създала документацията. Колкото по-важна е неговата роля в националната икономика, системата на държавната администрация, науката, културата и други, толкова по-ценни ще бъдат данните.

2. Място и време на формиране на документите. Важна информация се записва, записва едновременно с описаното събитие или скоро след него. Освен това информацията ще бъде по-важна, ако се фиксира на същото място, където е настъпило събитието.

3. Интензивността на документацията. Информацията ще бъде още по-ценна, колкото по-малко публикации има.

По този начин разглеждането на стойността на документите има за цел да подчертае онези документи, които отразяват историята на обществения живот или определена организация в решаващи моменти.

Критериите за съдържанието включват следните основни параметри:

1. Значение на информацията. Документите, които съдържат уникална информация, ще получат голяма оценка в изпита.

2. Видове документи. В процеса на работа трябва да се предпочитат документите, предназначени да записват най-важните аспекти на дейността на организацията и живота на обществото.

3. Повторете информацията. Информацията ще бъде още по-ценна, колкото по-рядко се случва.

Критериите за външни характеристики включват:

1. Автентичност на документите. Прегледът на стойността на документите също е необходим за оценка на автентичността на информацията. В случай че копието бъде оценено, то трябва да бъде издадено и сертифицирано по подходящ начин.

2. Правна сила на документацията. От голямо значение в процеса на работа в офиса, както вече беше отбелязано, е правилното изпълнение на документацията.

3. Степента на безопасност на документацията.

4. Артистични черти.

Тези критерии се считат за условни. Прегледът на стойността на документите може да включва други критерии в зависимост от целите и специфичните особености на предприятието.