Обединяване и стандартизиране на документите. Разработване на стандартизация и стандартизация на документи

Научното и технологичното развитие и появата на много форми на собственост доведоха до разширяване на търговските, икономическите и социално-културни връзки. Рязко засилените процеси в обществото повлияха на нарастването на обемите информационни потоци, необходими за пълното функциониране на връзките за управление.

За какво е обединяването на документите?

Независимо от обхвата и областта: дали държавната дейност или промишлеността, образованието или здравеопазването - унифицирането на ръка и стандартизирането на документите постепенно отстъпват на заден план. От началото на миналия век обработването на данни за тяхната систематизация постепенно се пренасочва от ръчно към механизирано и след това се автоматизира.

По този начин се извърши рационализирането на управлението на документите. Концепцията за "стандартизация и стандартизация на документите" се роди на този етап. Въпреки това, на всички етапи от управлението на документи и обработката на данни възникна същият проблем. Невъзможно е да се донесе хаос на автоматизацията, защото този процес трябва да бъде предшестван от обединяването и стандартизацията на документите като цяло. С други думи, само чрез подреждане на вестниците може да се извърши обработката и използването им.

Цели и цели на обединението

Основни моменти в оптимизирането на официални управленски, икономически и други дейности са обединяването и стандартизацията на документите. Накратко обясняваме това понятие може да бъде като привеждане на работния поток в обща единна форма, единна система. Този процес има огромно влияние върху директното съставяне на всякаква документация. Принципи на стандартизацията и обединяването на документите е, както следва:

1. Еднозначно тирезиране на формуляри.
2. Установяване на същите изисквания за обработката на данни, възникващи по време на приемането на същия тип управленски решения.
3. Значително намаляване на разходите от различен характер за съставянето и проектирането на материалите.
4. Съвместимост на много еднакви бази данни, независимо от промишлеността и дейностите.

Функции на единното обръщение на документите

Струва си да се разбере, че всяка дейност в посока и управление на организация, предприятие или страна в края на краищата е система, всеки елемент от който се превръща в една или друга функция. Сред тях има общи (или типични) - тези, които са присъщи на дейността на всяка институция: организационни, административни, изпълнителни, планиране, счетоводство и т.н. В същото време дейностите на отделните организации имат специфични функции. Например, задачите и целите, основани на осъществяването на образователни дейности, са характерни само за теми от тази област.

Каква е системата от документи

Обединяването и стандартизирането на управленските документи е система от материали, формирана въз основа на тяхната връзка с:

• признаци на поява;
• местоназначението;
• промишленост;
• тип;
• изисквания за съставяне.

Какви са документите в единната система

Системната документация може да бъде с общо предназначение и специфична за съответния отрасъл. Що се отнася до първия тип, не би трябвало да има въпроси тук. Клоновите системи носят циркулацията на документите, отразяващи спецификата на дейността на предприятието или организацията. Например, стандартизацията и унифицирането на митническите документи ще съдържат материали, регулиращи процедурите за проверка и предаване на държавната граница на изнесени, внесени стоки.

Степента, в която материалите са взаимосвързани и как документите на двете системи - функционални и секторни - се отнасят една към друга, зависи от много фактори. По-специално, тяхното значение е предопределено от характера на дейността на една организация. Освен това унифицирането и стандартизирането на управленските документи не винаги предполага създаването на разпоредби за организационни, изпълнителни или административни дейности. В същото време документацията за организационния и административния план, която съдържа основните моменти на управление, администриране, взаимодействие и регулиране на работата на държавните органи, предприятията, звената и длъжностните лица, се основава на секторни и функционални структури.

Основни етапи на обединяване и стандартизация

Проблемите на стандартизацията и обединяването на външнотърговските документи често възникват поради късното разпределение на блок от организационна и административна документация, който за такива системи служи като правна помощ. Провеждането на своевременно обединяване в документооборота на търговско предприятие предполага:

1. В рамките на единните документални формуляри се установява подходяща номенклатура.
2. Общият модел за изграждане на документална система се основава на използването на формуляр, използван като модел.
3. Специално внимание се обръща на правилата за синтактично конструиране на документацията.

Преди това, стандартизация и стандартизация първични документи взе предвид всички изисквания за материали на всички етапи на създаване, пълнене, обработка и съхранение. Разгледани са психофизиологичните възможности на човек, както и параметрите на машинно-техническите средства.

Характеристики на създаване на стандарти

Следва да се отбележи, че резултатът от процеса на обединение беше намаляването на най-често използваните шаблони до една правна форма. Стандартите, разработени за услуги, продукти и работа, имат своите обяснения на федералното законодателно равнище. Понятието "унифициране и стандартизация на документи" в този случай се определя от държавната дейност за доброволно определяне на нормите и характеристиките за повторно прилагане.

Задачата за създаване на стандарти е подреждането в производствената сфера и повишаването на конкурентните качества на продуктите, услугите или произведенията. Стандартизацията и обединяването на външнотърговските документи е насочена и към постигане на информация и техническа съвместимост.

Проблеми, свързани с обединяването на документите за външна търговия

В допълнение, терминът "стандарт" означава не само нормативен документ за съдържание. Законът ясно определя механизма на неговото доброволно прилагане. Държавните стандарти бързо бяха заменени от национални. След въвеждането на кардиналните промени само проблемите на стандартизацията и обединяването на външнотърговските документи останаха еднакви.

Въпросът за държавните стандарти, регулиращи процеса на съставяне на придружаваща документация за изнесените продукти, е особено остър и до днес. Съгласно единната система, приета от федералния закон "за техническото регулиране" от 01.07.2003 г., разпоредбите, съдържащи се в него, не отговарят напълно на единните изисквания за управление на документите, но продължават да се използват широко и днес.

Ролята на държавния стандарт в процеса на обединяване и стандартизация

Уеднаквяване и стандартизация на документите - пътят на държавния стандарт на Русия. Всеки руски класификатори в техническата, икономическата и социалната сфера придобиват правна сила веднага след преминаването на държавната регистрация. Контролът върху изпълнението на всички изисквания, включени в някои актове, се упражнява от държавния стандарт на Русия и други органи, упълномощени от държавата в рамките на определената компетентност.

Основните насоки за стандартизация и стандартизация на документите са създаването на унифицирани образци, шаблони, форми. Това може да са стандартите, изисквани при изготвянето на документи, стандарти за някои видове стоки и стандартизирани системи за документация. Последната е система от материали, създадени съгласно установените общи правила и искания. Единната система за документиране съдържа като правило информацията, необходима за осъществяване на управленски функции в определена сфера на влияние.

Основни унифицирани и стандартизирани системи в Русия

Досега сред обединените системи са:

• структура, свързана с документация от организационен и административен характер;
• система, която контролира работния процес в банкова институция;
• унифициране и стандартизиране на счетоводните документи, както и счетоводни и финансови отчети в институциите от публичния сектор;
• сфера на статистическите документи;
• система за документиране на трудовите въпроси;
• унифицирани документи за външна търговия.

Съответно всяка от горепосочените системи е придружена от държавен стандарт, разработен от централни агенции, координиращи функционирането в определена област на дейност. Например, Министерството на финансите в Русия отговаря за създаването на формуляри за счетоводна и банкова документация. На свой ред Розархив определя шаблони за организационна и административна документация. Същите органи твърдят реквизити на документи. Тяхното обединяване и стандартизация предполага създаването на форми за използване в определена индустрия.

Реквизити и форми на документи в процеса на стандартизация

Изискванията на документа се считат за негов задължителен елемент, без който не е възможно да се премине процедурата за официална регистрация, регистрация на материала. Реквизитите включват подпис, печат, печат, дата, текст и др. Естествено, за всеки тип официален документ се използва отделен комплект от реквизити. В същото време във всяка от системите обединяването се осъществява чрез създаване на примерна форма на документи за една от системите. Въз основа на това се разработват най-подходящите реквизити на всички документи, включени в дадена база данни.

Формата, както вече беше споменато, е шаблонна форма на документа. Този модел на изготвяне на документ в установената сфера на приложение отчита формата му, размерите на маржовете и тиретата, характеристиките на създаване на структурна мрежа и основните изисквания.

Обединяването и стандартизирането на организационните и административните документи улеснява опростеното използване на формуляри в дейността на всяка организация, институция, промишлено и производствено предприятие. GOST, които регулират използването на унифициране и стандартизиране на организационната и административната документация, се отнасят до:

• Регламент;
• поръчки и поръчки;
• разтвори;
• протоколи;
• актове;
• букви.

Писма определя решения на административни и организационни въпроси, вкл. управление, координация и предоставяне на дейности:

• държавните органи на съставните единици на Руската федерация (списъкът на субектите включва автономни региони и републики, чието законодателство, заедно с руснаците, установява националния език);
• предприятия и асоциации, независимо от формата на собственост и организационни и юридически дейности.

ГОСТ установява не само състава на реквизитите, но и изискванията за тяхната регистрация, както и производството, счетоводството, прилагането и спасяването на формуляри с настоящата държавна емблема на Руската федерация и оръжията на субектите. Приложението GOST представлява схематично представяне на реквизитите.