Как да съставям мотивационно писмо към документите?

При извършване на услуги - особено отдалечени - предприемачът обикновено изпраща цял набор от документи. Това може да бъде актовете на приемане и предаване, опаковъчни списъци, фактури, коригиращи фактури, оферти. В случай че контрагентът е нов или има много ценни книжа, препоръчително е да изпратите мотивационно писмо към документи. Как да го направите и какво да посочите?

Списък на приложенията

Най-често в работния процес, фактури или договори и различни допълнителни споразумения за тях. В този случай е необходимо просто да опишете подробно какво е в пакета, колко спешно трябва да бъдат изпратени документите на подателя, какво трябва да прави получателят с тях и т.н. Ролята на такова указание и изпълнява мотивационно писмо към документите. В него например можете да посочите, че едно копие от договора с печатите и подписите на упълномощени лица трябва да бъде изпратено на подателя. Ако към стоките се прикрепи фактура, трябва да се подчертае, че тя трябва да бъде платена в рамките на определен период от време. В приложните писма по правило се посочва списък с документи със списък от кандидатури и адресати. Списъкът трябва да бъде номериран така, че когато го получите, можете веднага да проверите пълнотата. Също така се случва, че придружителното писмо до документите показва, че те съдържат, например, ревизиран договор за производство и поотделно за прехвърлянето на авторски права, но на практика изпращачът забравя да приложи тези документи. Ето защо при получаването му е необходимо да се съгласуват и незабавно да се информира кореспондентът за грешката.

Как да формулирам мотивационно писмо към документите?

Най-често за такива цели се използва специален шаблон. Примерно писмо за покритие към документи можете да намерите директно в програмата Word, OpenOffice или по ваш избор. Ще вмъкнат само данните си, ще посочат адреса и изпращача - и пакетът е готов. Придружително писмо до документите може да бъде съставено независимо без никакви проблеми. Добър тон е благодарността за сътрудничеството в първия параграф. Във втория можете да укажете, че "организацията X изпраща следните документи на Y" (наричан по-долу "списък") и "изисква да подпише и изпрати адреса", "да се третира като поверителна", "да се коригира, ако е необходимо" ... Всичко зависи от конкретната ситуация , но бизнес етикет предполага ясни и прозрачни правила на играта. Вашият изпълнител не би трябвало да мисли какво да прави с получените документи, независимо дали съдържат окончателните варианти или възможности за обсъждане. Всичко трябва да бъде написано в черно и бяло.

Графичен дизайн

Придружителното писмо към документите обикновено е първото хваща окото на колегата си. Не трябва да е дълга и продължителна. Достатъчно е да се посочи на една страница какво се съдържа в набор от документи, които адресатът иска да направи с тях и колко дълго, както и пълния адрес на подателя. Препоръчително е да се гарантира, че получателят е правилно назован, да не говорим за факта, че грешка в такъв деликатен въпрос като бизнес отношения може да бъде много скъпа. Неприемливо е да изпратите мотивационно писмо до един от контрагентите на документи, предназначени за друг. Желателно е да се подреди на бланка с подписи и печати, въпреки че последното изискване е незадължително. Не се занимавайте и с изпълнителите, като четете дългите съобщения в малък печат. Ето защо мотивационното писмо трябва да бъде написано възможно най-кратко, четливо и точно.