Как да напишете бизнес писмо: правила и препоръки

Основен атрибут на всеки бизнес е бизнес кореспонденцията. Служителите на всяко предприятие комуникират с колеги и клиенти, с доставчици и потребители. Като цяло ежедневието на всеки офис задължително включва участие в кореспонденцията.

Въпреки факта, че дневното мнозинство от служителите в предприятията и организациите изпращат и получават многобройни доклади, не всички се придържат към установените норми и правила при създаването им. Оказва се, че не е толкова лесно да напишете правилно и правилно бизнес писмо. Съществуват редица изисквания и шаблони, използвани в света и свързани с документооборота. Те включват правилата за писане на бизнес писмо, както и основните въпроси, свързани с дизайна.

Когато пишете съобщение до външна организация или просто до колега в съседния отдел, трябва да се придържате към строг стил (с изключение на приятелска кореспонденция, за която няма такива ограничения). Не използвайте прекалено емоционални думи, дори да опишете цялото значение на сделката или насладата на тестваните продукти. Бизнесът трябва да бъде ясен, кратък и достатъчно ограничен.

Стартирайте съобщението от адресата. Ако е предназначен за служител на трета организация, трябва да посочите името му, длъжността на получателя, както и пълното му име. В случай, че документът остане вътре в компанията, достатъчно е да имате фамилно име с инициали (можете да добавите позицията, която държите). Бизнес писмо до външна организация трябва да бъде изготвено на бланка (независимо дали ще бъде изпратено по електронен път или на хартиен носител). Ако нямате такъв, можете просто да посочите реквизитите на изпращача в "заглавката" на документа.

Преди да започнете да композирате текста, трябва да помислите за неговата структура, да идентифицирате основните теми и целите на писането. В този случай процесът на писане е много по-прост. Вижте писмо да бъде подписан, в които точката не е просто името на подателя, но също така и позицията, както и името на компанията, която представлява.

Когато изпращате оферта на потенциален клиент или партньор в края, със сигурност трябва да изразите благодарност за вашето сътрудничество и да се надявате на по-нататъшна съвместна работа.

В допълнение към правилата, използвани в бизнес кореспонденцията, има и препоръки. Например всеки документ, адресиран до определено лице, трябва да бъде стартиран с думите "уважаван" с пълното име, а не с инициалите. Не използвайте съкращения в букви, например, напишете "uv". Или съкратете длъжността на адресата, мястото му на работа.

Най-сложен се счита за международно разпространение на документи, тъй като във всяка държава има нюанси на комуникация, а езикът, по който е необходимо да отговарят с чуждестранни партньори, не винаги е ясно на създателя на писмото, затова трябва да използвам услугите на преводачите. Преди да се прибегне до услугите на такъв специалист, трябва да се изясни дали той знае как да напише бизнес писмо на английски език или дали е банален буквален превод. Ако циркулацията на чуждестранни документи е планирана да бъде постоянна, по-добре е да наемете служител, който владее чужд език, за да напише бизнес писмо.

Като цяло, постигането на задачата зависи до голяма степен от начина, по който ще бъде изготвен документът и от начина, по който е формализиран. Така че, във всеки случай, не подценявайте важността на бизнес етикета, когато общувате.