Сервизно писмо (примерно)

Сервизното писмо е документ, който е неразделна част от бизнес комуникацията. Най-често се предава чрез пощенска комуникация и служи като специален начин за обмен на информация.

Основни понятия

Необходима е бизнес кореспонденция за решаване на различни икономически или производствени въпроси. С негова помощ предприятията и организациите комуникират с външната среда: партньори, клиенти или правителствени агенции. За това обикновено се използва бизнес писмо.

Това е общото име на писмен документ, който може да бъде:

• отговор на предишни съобщения или заявки;
• придружаващата хартия, изпратена до получателя заедно с други документи или материали;
• когато друга възможност за комуникация е невъзможна.

Всяка от тези опции има свои собствени характеристики. Въпреки това, съществуват общи правила, според които обикновено се изготвя официално писмо. Това е разбираемо, тъй като това е с бизнес кореспонденция, например, най-често започва сключването на повечето сделки. Правилно разработеният документ може да създаде благоприятно впечатление за адресата относно бъдещия партньор.

Видове бизнес писма

В зависимост от информацията, която съдържа официалното писмо, то може да бъде:

1. Покриване. В случай, че съдържа съобщение, че има пакет с приложения към него.
2. Искове. Това означава, че изразява недоволство от тази или тази ситуация (твърдение).
3. Ръководство. Текстът съдържа конкретни инструкции.
4. Гаранция. Изпращачът потвърждава изпълнението в бъдеще на задълженията, посочени в документа.
5. Информация. Писмото съдържа информация, която може да представлява интерес за адресата.
6. Реклама. Предоставя се информация за привличане на сътрудничество.
7. Писмо за уведомление. Информация за провеждането на публични събития.
8. Потвърдително писмо. Фактът получаване на определени документи или материали.
9. Искане на писмо. Текстът съдържа позоваване на мотивацията на адресата за действие.
10. С писмо-съобщение. В него изпращачът предоставя конкретна информация от взаимен интерес за страните.

Целта на тези документи е да поддържат връзки между организациите или структурните звена.

Изготвяне на писмо за иск

По въпросите на сътрудничеството понякога възникват ситуации, когато една от страните по една или друга причина не изпълнява задълженията си. В този случай партньорът първо изпраща писмо до неговия контрагент. В него той по правило излага своите предложения за премахване на нарушаването на законните му права. Това е официалното писмо. Извадка от такъв документ може да бъде направена произволно. Следва да се вземат предвид следните точки:

1. Стилът на писане трябва да бъде формален бизнес с инсталирането на партньорство.
2. Същността на твърдението трябва да се изрази много ясно.
3. Към момента на представяне на информацията е необходимо да се действа убедително с конкретни факти.

Писмото за искане трябва да съдържа:

• реквизити на изпращача (име, адрес за връщане и телефони за комуникация);
• пълна информация за адресата;
• описание на обстоятелствата, при които е настъпила конфликтната ситуация;
• позоваване на правните норми, които от своя страна са били нарушени от контрагента;
• специфични изисквания за премахване на нарушенията с посочване на графика на тяхното изпълнение;
• Последствията, които могат да възникнат, ако противникът избегне тяхното изпълнение.

Особено внимание трябва да се обърне на начина, по който се изготвя официалното писмо. Пробата трябва да бъде проектирана така, че нарушителят да не я възприема като заплаха. Трябва да се помни, че това е само напомняне с изискването за спазване на принципите на правовата държава.

Правила за проектиране

Особено внимание трябва да се обърне на регистрацията на бизнес писма. Вярно е, че законът не предвижда за това някои строги правила и разпоредби.

Въпреки това при съставянето на такива документи е необходимо да се вземат предвид следните задължителни точки:

1. Всяко бизнес писмо трябва да бъде написано във формуляра. Тя е разработена предварително от специалисти в воденето на архиви и е одобрена по заповед на ръководителя на предприятието.

2. Документът трябва да съдържа някои реквизити:

2.1. Информация за получателя и изпращача.

2.2. Изходящият номер и датата на това писмо. Необходима е регистрация.

2.3. Позоваване на сходна информация за заявка за писмо, ако този документ е отговорът на него.

2.4. Заглавие.

2.5. Информация за наличността на приложения с техните имена и номера.

2.6. Информация за лицето, което е подписало този документ (длъжност и пълно име).

3. Писмото трябва да се отнася само до един въпрос. Присъствието на няколко теми затруднява избора на изпълнителя.

4. Информацията трябва да бъде заявена изключително кратко, но е разбираема. Желателно е текстът да не отнема повече от две страници.

5. Правилно уточнете реквизитите на получателя. В случай на организация трябва да се следва следната последователност:

5.1. Име на фирмата (в номиналния случай).

5.2. Структурно звено (ако е необходимо).

5.3. Адресът на адресата (в случая).

5.4. Инициалите му.

5.5. Пощенският адрес на предприятието.

6. Ако има няколко получатели, първо първо се посочва основното и после всички останали.

Ако вземете предвид всички тези моменти, тогава проектирането на бизнес букви по принцип няма да бъде трудно.

Ред на представяне

За правилното изготвяне на документа е необходимо да се вземе предвид редът на информацията в него. Например помислете как да напишете писмо за отговор на услугата. Първо, трябва да запомните, че съгласно правилата на етикета е необходимо да се реагира на информацията в рамките на 24 часа от момента на нейното приемане. Ако това е електронно съобщение, оптималното време няма да бъде повече от два часа. В случай, когато не е възможно да се придържате към такова правило, по-добре е да изпратите съответното съобщение на партньора.

Самото писмо всъщност ще се състои от две части:

1. Въведение. Подателят представя темата, причината и причините за писането й. Тук е възможно да се позовават на нормативни актове, които по закон служат като основа за предоставяне на отговор. Освен това е целесъобразно да се обърне внимание на някои въпроси, касаещи въпросната ситуация. Те ще помогнат да се разкрие същността на въпроса.
2. Резюме. Тази част е насочена към изясняване и убеждаване. Текстът трябва да бъде ясен, ясен и кратък, представените факти са проверени и обективни. Ако е необходимо, те могат да бъдат потвърдени с реални цифри.

След такъв текст обикновено следва списък с приложения. Документът завършва с подписа на подателя. Освен това, трябва да знаете как да напишете бизнес писмо, за да не обидите адресата. Първо, препоръчително е да започнете да го адресирате с фразата "Уважаеми". На второ място, е възможно да използвате вербалните участници в текста "внимателно да прегледате предложенията си" или "внимателно да проверите коментарите си". Такова придържане към етикета ще бъде от полза само за двете страни.

Процедура за действие

Подготовката на служебни писма е отговорност на чиновници, секретари или други служители, на които са поверени тези задължения. Когато поемат работа, те трябва да се придържат към определени действия в своите действия. Процесът на изготвяне на такъв документ обикновено преминава през следните етапи:

1. Внимателно проучване на обстоятелствата по този въпрос. Необходимо е да се овладее напълно ситуацията, за да се прецени правилно възможните решения за нея.
2. Изготвяне на писмото. Тук е необходимо да се вземат предвид всички горепосочени изисквания.
3. Хармонизиране на изготвения текст. Понякога той трябва да бъде редактиран, като се вземат предвид коментарите на мениджъра. Той може да направи някои разяснения или разяснения по темата.
4. Одобрение на неговия лидер.
5. Окончателна регистрация и подписване на документа.
6. Регистрация на писмото.
7. Изпращане на кореспонденция до получателя.

Едва след като са преминали всички тези етапи, писмото, достигащо до получателя, ще бъде в състояние да изпълни мисията, която му е поверена.

Задължително регулиране

За да подредите бизнес писмо, трябва да се има предвид, че първата страница от него задължително е отпечатана на специален формуляр. За останалото можете да използвате обикновени празни листове формат А4. Тук трябва да запомните, че самият текст има своите граници: горната и долната част са 2 сантиметра, лявата е 3,5 сантиметра, дясната е 1 сантиметър. Не нарушавайте стандартните размери, за да се побере информацията на един лист. По-добре е да следвате всички правила и просто добавете допълнителна страница.

Трябва да въведете текста според всички правила:

1. За печат използвайте стандартния шрифт Times New Roman. Други варианти е най-добре да не се прилагат.

2. Размерът на шрифта също е регулиран:

• за основния текст - 14;
• подреждане на страници и бележка за изпълнението - 12.

3. Местоположението на данните се извършва и в съответствие с правилата:

• интервалът между линиите е 1;
• приравняването на текста се извършва "по ширина";
• трансферите се извършват автоматично;
• Разстоянието от регистрационния номер до заглавието е 2 реда между редовете и от него до главния текст е 3.

Спазването на тези правила е задължително за правилната обработка на писмата с подходяща цел.

Местоположение на реквизитите

За да изготвите правилно стандартно бизнес писмо, трябва ясно да знаете къде трябва да се намират неговите реквизити и компоненти. Отговорите на тези въпроси се съдържат в GOST R 6.30-2003. Подробна е формата на официалното писмо. Всъщност това е извадка, в която съвкупността от всички реквизити на документа се намира по определен начин. Това е необходимо, за да:

1. Обединяване на процеса на формализиране на бизнес (бизнес) писма.
2. Имате способността предварително да подготвяте стандартни формуляри, като същевременно намалявате необходимостта ръчно да извършвате част от работата.
3. Улеснява и съкращава времето за визуално търсене на информация.
4. Разширяване на възможностите за обработка на писма чрез изчислителни и други техники.

Така че, за типично бизнес писмо, има 30 стандартни реквизита, които се намират в единадесет задължителни зони:

• емблема и емблема;
• авторът;
• начални данни;
• заглавна;
• одобрение;
• адресат;
• резолюция;
• текст;
• подписи и приложения;
• споразумение и уверение;
• марка.

Поставянето на информация в определени сектори дава възможност на специалистите да се ориентират по-добре в документа, а обикновените потребители улесняват процеса на съставянето му.

Основни изисквания

Някои мениджъри погрешно вярват, че бизнес кореспонденцията може да се води произволно, без да се спазват норми и правила. Но специалистите, които отговарят за това, трябва да познават основните изисквания за официални писма:

1. Наличие на специална (патентована) форма.
2. Правилно използване и поставяне на реквизитите.
3. Текстът трябва да е четим и добре редактиран. За да се представи същността на въпроса, е по-добре да се даде предимство на прости общи предложения. Да бъде обяснено накратко, така че всяка дума да носи максимална информация.
4. В зависимост от типа документът трябва да бъде проектиран съответно. Писмото може да съдържа и няколко аспекта. В този случай в представянето е необходимо да се опитаме да ги обединим.
5. Правилно използване на нормите, зададени за въвеждане.
6. Опитайте се да гарантирате, че съдържанието на писмото не е категоричен израз. Получателят може да разглежда тези фрази като заплахи. При конструирането на изречения е по-добре да използвате въвеждащите думи като "очевидно", "както е известно", "възможно" и "както следва".

Изпълнението на тези изисквания на практика помага за правилното управление на потока документи в предприятието.