Правила за бизнес кореспонденция

Успехът в бизнеса зависи от много фактори. Една от тях е способността да изграждате връзки с клиенти и партньори.

Комуникацията в бизнес средата е изградена в съответствие с определени правила и норми, които се наричат ​​етикет. Поради спазването на прости правила, взаимодействието е по-бързо, конфликтни ситуации.

правилник бизнес етикет както за лична комуникация, така и за кореспонденция. Тяхното спазване насърчава взаимното разбирателство. Освен това, следвайки правилата на етикета, ще покажете уважение към събеседника, както и интерес към успеха на взаимодействието.

Как да напиша бизнес писмо

Първо, трябва да изградите компетентна структура за вашето послание.

правилник бизнес кореспонденция предполагат, че писмото започва с обжалване, последвано от кратко въведение, основния текст, заключението, подписът, постписвърът, ако е необходимо. Тогава може да има приложения. Ако става въпрос за електронна поща, всички големи документи трябва да бъдат изпратени в прикачения файл, като това се споменава в съобщението.

обжалване

Съобщението може да започне с думата "уважаван". Но не забравяйте, че в този случай в края на писмото не е необходимо да пишете "с уважение". Друга възможност е обичайният поздрав. Съобщението трябва да се постави в центъра на страницата.

В нашата страна най-добре е да се обадите на лице по име и патроним. Ако не сте запознати с получателя лично, можете да го направите по следния начин: "Уважаеми г-н Иванов."

въведение

В уводната част на главния текст е необходимо да очертаете накратко целта на писмото. Тази част не трябва да надвишава две изречения.

Основно съдържание

В 2-3 абзаца трябва да опишете ситуацията, вашите мисли и желания, както и да задавате въпроси, които ви интересуват.

заключение

Правилата на търговската кореспонденция в крайна сметка изискват кратко обобщение на всичко това. Писмото обикновено завършва със стандартни фрази, например: "С уважение", "С уважение", "С благодарност" и т.н. Посочете своето име, собствено име и патроним, не забравяйте за публикацията.

послепис

Postscript обикновено се изписва в екстремни случаи, ако сте забравили да посочите нещо важно или трябва да уведомите получателя за събитие, настъпило след написването на писмото.

регистрация

Писмото трябва да е грамотно, добре декорирано. Задължителни полета. Отдясно, тирето трябва да бъде най-малко три сантиметра, а вляво - около един и половина. Изберете параграфи, за да направите текста по-лесен за четене. Използвайте шрифта Times New Roman 12-ти.

Е, ако използвате символиката на организацията. Ако пишете на официална бланка, не забравяйте да включите името на фирмата, информацията за връзка, детайлите и логото в заглавията и долните колонтитули.

Правила за учтивост

Правилата на бизнес кореспонденцията не са само използването на стандартен дизайн на документа. Всяко официално писмо приема правилния израз на вашите мисли, дори ако го напишете, за да изразите иск.

Не можете да започнете писмо с отказ, като думата "не" или частицата "не". Първо, трябва да обясните причините за това решение. Ако е възможно, предлагайте алтернативни начини за излизане от ситуацията.

Не е необходимо да налагате на човек как да разрешите проблема. Това може да има обратен ефект.

За да покажете, че писмото е спешно, можете да помолите получателя да изпрати отговор до определен номер. Не бързайте в остра форма.

Опитайте се да не правите намеци за възможната некомпетентност на лицето, което ще прочете писмото, тъй като това ще звучи обидно.

И така, разгледахме основните техники за писане на официално писмо.

Следването на тази инструкция ще направи вашата бизнес комуникация по-лесна и по-успешна и ще се окажете учтив и коректен човек.

Горепосочените правила за бизнес кореспонденция са подходящи както за хартиени документи, така и за електронни съобщения.