Класификация на документите: основни критерии

Лесно разбиране на голям брой документи, специални правила за тяхното изготвяне и обработка, различни класификации, както и подходящи форми и методи за работа с тях.

Струва си да се отбележи, че класификацията на документите е изключително важна, тъй като помага да се изтъкнат специфичните им характеристики и да се направи възможно най-рационалното им използване. Това е един от най-старите и до края на недовършени проблеми, чието развитие започва едва в края на 60-те години. Повечето подходи към разпространението на документация на отделни групи по-рано засягат само специфични характеристики по отношение на областта на дейност или определена наука. И едва напоследък имаше многостранна класификация на документите, базирани на информация и материални компоненти.

Всички документи могат да бъдат разделени според следните критерии:

1. Обстоятелствата на тяхното функциониране в пространството и времето. Имайте предвид редовността на публикуване (периодична и непериодичен), времето на възникване (оригинала, оригинал, копие, дубликат), мястото на производство (регионална, национална или чуждестранна);

2. Информационен компонент.

• обръщат внимание на съдържанието и нивото на обобщаване на информацията (първична и вторична документация);

• класификацията на документите включва измереността на записаната информация относно размера (формата) и броя страници (обем);

• разделяне според начина на възприемане на информацията (документите могат да се четат от лице или да изискват специално техническо оборудване);

• тази класификация на документите включва и характера на емблематичните средства, чрез които се записва информация (текстови и нетекстови форми);

• чрез метода за записване на данни се прави разграничение между ръчно напечатани, отпечатани, механични, магнитни, фотографски, оптични, лазерни и електронни документи.

3. Материалният компонент, който включва определени критерии (например материал информационен носител, както и неговата форма и дизайн).

Струва си да се отбележи, че разпространението на документацията за отделни групи по съдържание и форма ви позволява да организирате по-ефективно работата с нея.

Трябва да се отбележи, че към днешна дата има и съответна класификация на счетоводните документи, която отчита тяхното съдържание, мястото и реда за съставяне, обозначаване и използване.

Тази класификация счетоводни документи включва следното подразделение на типове:

• в зависимост от целта - административни и изпълнителни, счетоводни формалности или комбинирани;

• в реда на съставяне - първично и резюме;

• вътрешни и външни документи;

• с начина на употреба - за еднократна употреба и за натрупване;

• в зависимост от съдържанието - парични средства, сетълмент и материали.

Трябва да кажа, че такава класификация включва много критерии и е изключително широка, поради което всеки документ се отнася едновременно до различни групи, но може да се характеризира с определени характеристики и да се използва само в съответната област.