Работата в офиса - какво е това? Работа в офиса и обръщение на документи

Успехът на много организации зависи от добре изградената работа. Всеки служител, и още повече, трябва да разбира работата в офиса. Какво е това, какви са неговите характеристики, основните типове и какво се има предвид при организирането на работния процес?

Основни понятия

Всяка фирма, независимо от нейния статут и брой на служителите си, в процеса на своята дейност произвежда и обработва голям брой документи. Всички те се отнасят до организационни и административни документи. Основните понятия в тази област включват работа в офиса и обръщение на документи.

Работата в офиса се нарича вид дейност, която осигурява създаването на официални документи и организира работата с тях. От друга страна, по силата на документа, за да се разбере дейност, която има за цел да организира движението на документите в дружеството от момента, в който са били създадени или получени преди приключване на работата с тях (изпращане до адресата, доставка до архива).

Често за офисна дейност организацията разпределя един или повече служители, които контролират процеса.

Никое предприятие не може да съществува независимо от закона. Той регламентира работата в офиса и документооборота. Въпросите в тези области се решават от секретари, архивисти и служители на персонала.

Работата в офиса се основава на определянето на данни чрез създаване на хартиен или електронен акт. В това отношение има циркулация на документите, т.е. движението на документ от момента на създаването му до неговото изпълнение. Циркулацията на документите може да бъде разделена на вътрешни и външни.

Вътрешният оборот на документите се представя от следните етапи:

1. Разработване на проекта на документ.
2. Координация с управлението.
3. Подписване на документа.
4. Регистрация на документа: дата и номер (след публикуването на документа се счита за прието за изпълнение).
5. Доставяне на информация на адресата и контрол.
6. Изпълнение.
7. Публикуване на попълнен документ.
8. Унищожаване или архивиране на изтекли документи.

Външният оборот включва следните етапи:

1. Получаването на документа в компанията.
2. Регистриране на получената документация (необходимо е да се контролира изпълнението на документите).
3. Работа с кореспонденция: запознаване, изпълнение.
4. Отговор, ако е необходимо.
5. Регистрация в архива или унищожаване.

По отношение на управлението документооборотът е:

• възходящ (от подчинен до началник);
• спускане (от властите до подчинените);
• хоризонтално (между подчинените).

Всяко движение на всеки документ трябва да бъде записано в специален дневник. Това може да бъде дневник, документна карта, електронно списание и т.н.

Кой е отговорен

Някои служители дори не влизат в кабинета. Какво е, секретарът знае добре, защото е негов директен дълг да следи движението на документите в организацията. От секретариата се изисква да изпълнява основните функции за осигуряване на документа в офиса. Като се има предвид формата и характеристиката на работата, работният процес може да бъде разделен на:

1. Централизирано. Целият секретариат е в един отдел и е подчинен на един единствен началник. Може да бъде старши секретар или чиновник.
2. Децентрализирано. Секретарите, както и служителите, които могат да изпълняват задълженията си, работят в различни подразделения на компанията и са подчинени на различни началници.
3. Смесени. Често се среща в големи предприятия. Организацията на офиса ще зависи пряко от какъв секретариат е приет.

В по-малки организации, рецепционист функция може да се изпълнява от всеки служител, на когото е възложено това задължение, или главата. Ако тези функции не са разписани в трудовия договор на работника или служителя, че е необходимо за изпълнението на тяхната допълнително споразумение за издаване, където те ще бъдат посочени и трябва да определи размера на възнаграждението за извършване на задълженията секретар.

инструкция

Независимо от размера на компанията и нейната форма, управителят не трябва да пренебрегва наличието на инструкции за водене на отчетност.

Инструкцията е не само нормативен акт, който позволява да се установи работа в офиса. Какво е това? Това е вътрешен документ на компанията, който е одобрен от заповед за управление, която няма дати на изтичане.

Тук се определят основните етапи от движението на документи, се дава списък на длъжностните лица, упълномощени да подписват документ, се дават образци на попълване и попълване на формуляри.

Управление на човешките ресурси

Нека разгледаме работата на персонала в офиса. Какво е това? Ако в организацията има поне един служител, тогава съответните документи задължително се събират за него.

Управлението на личните данни се разбира като движение на специални документи, свързани с трудовата дейност на гражданин. В много случаи поддръжката на този вид документация е поверена на персонала. Те трябва да получават документи от служителя, да ги обработват и съхраняват съгласно правилата на Правилника. В допълнение, техните задължения включват обработката на лични данни, включително тайни данни.

Персоналната канцеларска работа се извършва отделно от общото, в съответствие с правилата за поверителност.

оптимизация

В ерата на високите технологии и компютъризацията има много предприятия, а не малки, които продължават да извършват документи. Документите за водене на отчети все още се регистрират в обикновени списания, а писмата се изпращат по пощата.

Това, на първо място, се дължи на нежеланието на служителите да се преквалифицират и на второ място, не всички имат финансова подкрепа. Но всеки мениджър трябва да разбере, че значителни инвестиции в оптимизация в бъдеще могат значително да намалят разходите на компанията.