Офис мениджър. Официални задължения

В позицията "Office Manager" повечето работодатели виждат служител, който изпълнява съвсем широк спектър от отговорности. Целта на маса за персонала Това устройство - осигурява гладкото функциониране на кабинета или дори няколко служби, отговорни за това. Ако нямате нужда от обикновен секретар, отговарящ на повиквания, получаване на поща и посетители, тогава, разбира се, мениджърът на офиса е управител, тъй като този служител се нуждае от определени правомощия и власт. Без това той няма да може ефективно да изпълнява задълженията, които му бяха възложени.

Като част от основната си задача списъкът на отговорностите, които трябва да изпълнява управител на офис, трябва да обхваща най-малко пет области. В същото време трябва да се разбере, че кабинетът не е място, където се намира шефът, а място, където все още се изпълняват административни и управленски функции. Следователно, тяхното качество и график на изпълнение ще зависи от това как ще бъде изградена работата на офис мениджъра.

Ръководни задължения. Те включват планиране на работата на офиса, организиране на структурата, управление на служителите, въвеждане на корпоративна култура, разработване на политика за комуникация с контрагентите и наблюдение на спазването им.

Административни функции. Те обхващат организацията на офиса, установяването на взаимоотношения между услугите, разпределението на офис пространството между служителите.

икономически мита. Office Manager трябва да организира закупуването на офис оборудване, офис, консумативи, домакински уреди. В допълнение, той трябва да осигури почистване на офис пространство, поддръжка на офис оборудване, навременно плащане на сметки за комунални услуги, наем и други подобни.

контрол мита. Това е Направлението на дейността включва извършване на одити, одити, инвентаризация на материални активи, документация.

Докладване. Те включват подготовката на отчетните документи (информация) за мениджъра.

В зависимост от големината на организацията този служител може да бъде отделен изпълнител, с управленски правомощия (за малки фирми) и може да води цяла услуга. В същото време ръководителят на организацията трябва да разбере, че желанието да се универсализират служителите и да се вменят задълженията си, които попадат в компетенциите на други служби, невинаги е оправдано. Например, не трябва да зареждате такъв служител със счетоводство, управление на персонала и др. Това смесване обикновено оказва отрицателно влияние върху качеството на произведението. Причината за това е фактът, че тези отговорности са много по-широки от отговорностите за осигуряване на работата в офиса, те проникват в цялата организация като цяло. Поради това, като направи резюме, ръководителят на кабинета трябва да акцентира върху професионалния опит и уменията в петте области на дейност, вместо да ги разпределя в твърде широк диапазон от отговорности, които често не са свързани с поддръжка на офис. В същото време работодател, който търси квалифициран служител в тази област, не трябва да забравя защо се нуждае от този служител и не предлага излишни, несъществени изисквания.