Мениджър на офиса - кой е този? Официални задължения на ръководителя на канцеларията

"Планктон", "мениджмънт" - всички тези безпристрастни определения се отнасят до работата на служителите в офиса. Но такава работа е безполезна? Мениджър на офиса - кой е този? Какъв е обхватът на задълженията му?

Мениджър на офиса - кой е този?

Професия на офис мениджър често объркан с професията на секретар. Но все още има разлика между тези специалитети. Така че, офис мениджър - кой е това?

Мениджърът на тази област е управител на офис или администратор. Той регулира работата в офиса, като е важна информационна връзка между служители и началници, клиенти и служители и др.

Колкото по-активна е дейността на организацията, толкова повече проблеми има с ежедневните малки организационни въпроси и документация. Тяхното изпълнение и осигурява офис мениджър.

Той гарантира, че всички текущи документи, както и заповеди на висшестоящи са проектирани правилно начин. В този случай, екипът за управление на поръчки трябва да бъдат своевременно съобщени на служителите на компанията, всички оплаквания от посетителите трябва да бъдат взети под внимание и да се предлагат на служителите докладват на властите.

По този начин офисната дейност, както и комуникациите в компанията, попадат частично на раменете на офис мениджърите.

Място на работа и заплата

Офис мениджърът е необходим във всяка компания, която има офис, мениджър и най-малко няколко служители. В малките организации списъкът на задълженията на такъв специалист е много по-малък, отколкото например в огромна корпорация. В голяма компания, офис мениджърите могат да бъдат няколко, като всеки от тях е назначен в отдела.

Оказва се, че търсенето на такива специалисти е доста високо и вероятно ще продължи да расте. Но само няма практически перспективи за кариерно развитие. Особено, ако в допълнение към управлението на офис, човек вече не притежава професия.

С оглед на факта, че задълженията не са твърде сложни, конкуренцията за едно работно място, поне в Русия, е доста висока - 6 души за свободно работно място. В същото време, заплатите са ниски по капиталовите стандарти - 27 000 рубли.

В културната столица - Санкт Петербург - заплатата на такива служители е по-ниска с около 5-7 хиляди, а конкуренцията е няколко пъти по-висока. Колкото по-далече от периферията на страната, толкова по-ниска е заплатата и толкова повече кандидати за тази длъжност.

Необходими лични качества

Поръчките, които получава мениджърът на офиса, обикновено изискват спешно и бързо изпълнение. Следователно от кандидата за длъжността, на първо място, са необходими мита, бързина и точност. Също така добра памет и способност да се концентрирате.

Лицето, заемащо тази длъжност, трябва да е дружелюбно и дружелюбно, защото в определени ситуации той действа като представител на компанията.

Ръководителят на офиса трябва да има компетентна и логично изградена реч, както и да притежава бизнес етика, Тъй като тя често е привлечена от организирането на бизнес преговори и корпоративни срещи.

Полезни познания, като телефонния номер на добър електротехник или услугата за доставка на храна също не се намесват. В крайна сметка, в много компании, редът в офиса, както и наситата на служителите също се контролират от мениджъра.

Необходими умения на управител на офис

1. Първото изискване за такъв служител е самоувереното притежание на компютъра и интернет. Ако в допълнение към Word и Excel, на кандидата ще притежава Photoshop или "Офис pikcher Мениджър" - това е още една причина да поеме поста беше му, а не някой друг.
2. Високоскоростен печат. Възможността за бързо въвеждане на текстове е една от основните за офис мениджъра.
3. Уменията в административното управление, получени в предишни работи, са задължителни, ако едно лице е заето в голяма компания.
4. Умения за провеждане на работа в офиса. Поддържането на документацията е една от основните отговорности на този тип специалист, така че без основни познания е абсолютно необходимо.
5. Убедено използване на офис оборудване. Факсове, принтери, скенери - всичко това трябва да бъде в компетентността на ръководителя на офиса.
6. Умения за грамотност и дипломатическа комуникация. Мениджърът на офис не само трябва да комуникира компетентно, трябва да може да разреши проблема конфликтни ситуации, ако е необходимо.
7. Познаване на чужд език. В големите международни компании управителният офис трябва да има поне основен английски език.

Общи разпоредби за длъжностната характеристика

Офис-управителят на инструкцията се одобрява от генералния директор на компанията. В различните компании тя може да се различава по някои точки, но като цяло нейните основни разпоредби не се променят. С работната инструкция е необходимо да се запознаете още преди подписването на трудовия договор, а след това да не се оплаквате, че не е част от плановете ви да изпълнявате определени задължения.

Общите разпоредби могат да определят:

• който отговаря за приемането на офис мениджър за работа;
• който има право да го освободи от длъжност;
• който се подчинява на служителя;
• който се подчинява на управителя на офиса;
• който изпълнява задълженията на управител в негово отсъствие и т.н.

По правило, офис мениджърите се подчиняват на генералния директор. Ръководители на администрацията на офиса са куриери, шофьори, почистващи средства и др.

Също така, при общите разпоредби може да се уточни, служителят с какви умения може да се заеме за описаната позиция.

Преки задължения

Следващият елемент в инструкцията е задълженията на ръководителя на офиса.

За да се кандидатства за работа, кандидатите често се поставят в отделна кутийка, какви задължения са изпълнявали при предишна работа в офиса. Така че работодателят получава повече информация за уменията на кандидата.

Какви елементи могат да бъдат включени в непосредствените задължения на ръководител на офис?

1. Надзор на телефонните разговори. Служителят трябва да реагира на входящите повиквания по най-добрия възможен начин да отговаря на въпроси от опонентите си, а също така да информира органите за информацията, която е помолен да предаде.
2. Надзор на документацията. Съхранение и отчитане на документи, контрол на кореспонденцията, изпълнение на поръчки и др. Имат ли директните задължения на офис мениджър.
3. Възпроизвеждане на документи. При специалната задача на началника служителят извършва копиране и размножаване.
4. Регистрация на писма, заявки - т.е. поддържане на кореспонденция с партньори, клиенти или доставчици по искане на непосредствения надзорен орган.

Задълженията на ръководителя на офиса могат да включват най-малко шест други видове работа. Но във всяка компания натоварването на специалисти от тази категория се определя индивидуално.

Права на мениджър на Office

Всяко указание на управител на офис включва не само задължения, но и права.

1. Да предоставя пълна информация. За да изпълнява определени задачи, мениджърът на офис има право да изиска предоставянето на това количество информация, включително поверителна информация, колкото той се нуждае.
2. ясен предложения за рационализация. Ако за организирането на офиса са необходими иновации или допълнителни нареждания на генералния директор, управителят има право да им предложи да влязат.
3. Изисквайте правилното условията на труд. Ако услугата не може да бъде извършена поради липса на необходимите условия, мениджърът на офис може да поиска да бъдат създадени.
4. Да действа в рамките на компетенциите. След като изучи описанието на длъжността, служителят има право да взема решения независимо и да дава заповеди, но само в рамките на своята компетентност.

Това е приблизителен набор от права, които има офис мениджър. Те могат да бъдат допълвани или намалени в зависимост от спецификата на институцията.

отговорност

Офис мениджър е професия, която поема и определена отговорност. Обхватът и наказанието за нарушение на правилата се определят от всеки работодател на индивидуална основа. Най-често срещаните въпроси, на които се основава отговорността, в длъжностните характеристики изглеждат така.

1. За небрежно отношение към техните задължения. Неподходящото изпълнение на нареждания и всяка друга небрежност е по вина на служителя, за когото е необходимо да се отговори.
2. За разкриване на поверителна информация. В трудовите договори и длъжностните характеристики трябва внимателно да прочетете клаузите за поверителност на информацията. За разкриването й често можете да загубите работата си.
3. За нарушаване на сферата на компетентност. Действия извън сферата на компетентността на служителите са неприемливи.
4. За нарушаване на трудовите разпоредби и др. Нарушаването на работния график, пожарната безопасност или правилата за безопасност също е отговорност на служителя.

Плюсове и минуси на професията

Тази професия, както и много други, има редица предимства и недостатъци. И така, какви са предимствата на работата за офис мениджър?

работници за гости, които работят на този фронт, безпокойство, на първо място, за голямо търсене на тази професия: да придобият известен опит в тази област, за да намерят по-доходоносна позиция е лесно. Тези умения са административни и икономически дейности, които са придобити в процеса, са от значение във всекидневния живот. В допълнение, работата като офис мениджър ви позволява да развиете своя собствена комуникационни умения.

Сред минусите - повишената психологическа тежест, преживяна от служителите, защото в един работен ден трябва да решите много разнообразни проблеми. Освен това, мениджърите, освен директните задължения, често натоварват офис мениджърите с лични искания и допълнителни задачи.

Къде да изучаваме професията?

Office Manager, кой е - е ясно от горното. Откъде обаче можете да научите тази професия?

Не е наличен специален факултет, който да обучава мениджъри на офиси в нито един университет. Но често главата иска да бъде заета от лице с висше образование. Какъв вид образование ще бъде, невинаги е важно - главното е, че кандидатът е завършил университета. В провинциалните градове този пост може да бъде зает дори и след 9 класа образование. Всяка фирма решава индивидуално кой офис мениджър изисква.

Повечето от работодателя ще се интересуват от други характеристики на кандидата:

• дали е работил преди в тази област;
• колко добре притежава компютърът;
• дали офисната работа знае;
• притежава езици и др.

Не можете да намалите комуникационните умения на човек. Ако тези показатели са в ред - шансовете за увеличаване на работното място.