Права и задължения на секретаря-референт

Много от тях не знаят напълно какви са задълженията на секретаря. Трябва обаче ясно да се разбере какво точно е включено в описание на длъжността този служител преди да си наемеш работа. Такава професия като секретар се появява за пръв път в древния Рим. И този пост се считаше за важен и дал на човека с голяма сила, затова само мъжът можел да изпълнява задълженията на секретар. Едва до края на 19-ти век жените получават възможност да правят кариера.

Благодарение на модерното кино, мнозина биха могли да мислят, че една жена в тази позиция се интересува само от нейния собствен външен вид, кафето и работата с документи. Задълженията на секретаря обаче са доста обширни, вариращи от абсолютна собственост на компютърни програми, завършващи с правилата на бизнес етика и работа с клиенти. Ако решите да разберете всички тънкости на професията, трябва да сте подготвени за отсъствието на ясен работен ден и абсолютно нерегулиран работа по график. В края на краищата, трябва да се адаптирате напълно към характеристиките на компанията и обичайния ред на шефа.

Всъщност задълженията на секретаря-референт предполагат наличието на висше образование, владеенето на английски език, тъй като помощник-мениджърът по някакъв начин е неговият човек, основният компонент на репутацията на компанията. Общото изображение на сексуално образованата, но необразована жена в живота е напълно безполезна, тъй като никой партньор или клиент няма да се отнася сериозно към такъв лидер.

И така, какви са функционални отговорности Секретар? Преди всичко трябва да вземете входящи обаждания и да дадете квалифициран отговор на всички въпроси по тази публикация. За да сте наясно, трябва ясно да знаете графика на ръководителя, както и да разберете тънкостите на спецификата на дейността на компанията. Отговорът на всяко телефонно обаждане трябва да бъде използван стабилни изрази, тоест, трябва да говорите от трети човек. Хората са различни, а секретарят трябва да бъде в състояние да поддържа самоконтрола във всяка ситуация и да не пада до грубост или тон. По този начин, културата на комуникацията се счита за един от най-важните моменти.

Освен това трябва да се разбира, че чрез секретаря преминават голям брой различни документи относно основните дейности на фирмата и пряко принадлежащи на управленския екип. Необходимо е да имате възможност да систематизирате потока на входящите документи за кратко време, за да можете да намерите необходимата папка, ако е необходимо. Навременното организиране на ефективна координирана работа също е важно умение, тъй като задълженията на секретаря включват приемането на посетители, включително организирането на непланирани срещи.

В някои фирми този служител отговаря за контрола върху наличността на офис консумативи, които осигуряват нормална работа не само в секретариата, но и в офиса. И, разбира се, трябва да купите основни продукти, за да поддържате имиджа на фирмата, гостите трябва да предлагат чай, кафе и закуски. Много е важно мениджърът да намери служител, който е в състояние да следва неговите инструкции точно и навреме, като осигурява ефективна работа на кантората. Компетентен секретар трябва да има компетентност по редица финансови въпроси, тъй като често е необходимо да се попълват финансови документи и да се изпращат на други инстанции. Естествено, ако правите грешки, лицето на фирмата страда.

По този начин интелигентният лидер разглежда независимо всеки кандидат за поста на секретар. По време на интервюто, той се опитва да разбере колко образован е човек, който е комуникативен и способен да взема решения в екстремни ситуации.