Секретар-референт на професията. Референтът е ...

Много момичета мечтаят да започнат кариера като секретар-референт. Това е съвсем нормално и оправдано стремеж. Само тук е, че не всички се мислят за това, което е необходимо за това (освен за привлекателен външен вид). Но си струваше. В края на краищата референтът не е само "красиво лице" до лидера. Това е по-скоро "справочна книга" по всички въпроси: интелигентен и умен, намирайки изход от всяка ситуация. Да разгледаме по-подробно.

Това, което трябва да можете да направите

Във всяка организация има инструкция на секретаря-референт. Тя съдържа списък (понякога подробен, понякога не много) отговорности за работа. Те включват умения и способности. Човекът, който е щастлив да получи такава работа трябва да бъде в състояние да комуникира с клиенти, да преговаря (лично или по телефона), за да изберете и да организира материали, подготвят говорят точки и др. Това е, че е ясно, че уменията на този човек трябва да бъде доста. Специфичността зависи от посоката на фирмата. Така например, юридически рецензент е задължен да разбере юридическите тънкости. Случва се, че тази публикация е свързана със способността за решаване на организационни проблеми. С други думи, референтът е "дясната ръка" на лидера. Винаги е нащрек, той трябва да знае всичко, което шефът се нуждае от работата си.

Някои "специални" въпроси на професията

Тук е необходимо да изясним малко какво обикновено е "скрито зад кулисите". Тъй като референтът е човекът, който най-често комуникира с шефа, той трябва да има някои дипломатически способности. Защо? Просто: лидерът (особено големият екип) няма време да се справи с всички нюанси на взаимоотношенията. Обикновено той е бизнесмен. Когато някой има рожден ден, който ще роди, който има деца - това е неговият интерес само във връзка с работните моменти. Всички тези "малки неща" попадат на раменете на секретаря-референт. Той трябва да каже на шефа, когато празникът, да уведоми за напрежението, което е възникнало в колектива (ако си заслужава внимание). Така се оказва, че самият секретар-референт трябва първо да разбере всичко, да премахне излишния и после "изтеглящия" лидер. Тази работа не е лесна! Но това беше от областта на неформалните задължения.

Основни функции

На част от секретаря-референт в малките фирми практически всички офис-работи изпада. В голяма част от него. Това означава, че е необходимо да се научите как да пишете писма, да формулирате правилно приемането и изпращането, регистрацията, разпространението (ако е така) и т.н. Ясно е, че без идеално познаване на руски не може да направи. Писма с грешки са корумпираното лице на фирмата. Понякога се изисква човек, който владее чужди езици, да работи за тази длъжност. След това референтът е лицето, което свързва служителите на фирмата (или нейните отдели). Неговите функции включват правилното разпределение на информационните потоци между структурните единици, които работят за едно голямо нещо. Референтът е доста сложна професия, тъй като е необходимо да се имат предвид много подробности и факти. Всичко това е необходимо, за да може водачът да се чувства комфортно, да не се разсейва от дребни неща от главната линия.

Лични качества

Тъй като работата на референта се основава на комуникация, те избират човек, за да бъде общителен, без конфликт. Във всяка компания това е "ключов" пост. Лицето, което го заема, има голямо влияние както върху лидера, така и върху колегите. Ето защо, благоприличието е просто задължително. Друг секретар-референт трябва да бъде точен, умен, дори творчески. Трябва да можете да намерите приемлив начин за излизане от всяка ситуация. Референтът най-напред мисли за "лицето" на своя работодател, а след това за себе си. Нивото на отговорност не е просто високо, а глобално. Не всеки прави такава работа. Ето защо трябва да помислите внимателно, преди да заявите такава позиция. Секретарят-референт на работното място трябва да може да постави своите интереси на заден план. На първото - всичко, което е необходимо за работата на началника. Между другото, затова най-често тази позиция е заета от момичета, като грижа за съседа при жени в кръвта.

Поверителна информация

Ясно е, че при такава близка комуникация много реални факти, които не трябва да се публикуват, ще бъдат известни на референта. Това не са само професионални тайни и търговски тайни. Често секретарят, като близък приятел, се доверява и има лична информация. Струва си да се отбележи, че референтът трябва да може да съхранява поверителна информация. Това е един от основните му професионални умения.

Какъв вид образование е необходимо?

Главата се опитва да избира собствения си референт, изхождайки от линията на действие. Това означава, че кандидатът трябва да има диплома, съответстваща на работата на фирмата. Освен това често тази позиция се избира от хора с юридическо образование. Това е удобно, ако трябва често да сключвате сделки, да подготвяте други документи. Сред най-простите изисквания: свободно притежание на всички компютърни програми (офис), възможност за печат (бързо и правилно). Тъй като референтът всъщност е съветник, трябва да имате умения да намирате информация както в мрежата, така и в офлайн режим. Един интелигентен човек с бърза реакция се заема в такова положение по-често от притежателя на "правилна" диплома, която не може бързо да овладее ситуацията.

Място на работа

Такава позиция, като секретар-референт, сега е на практика във всеки кабинет. Често се нарича само така, но функциите на човек изпълняват различни. Всичко зависи от големината на фирмата, задачите, броя на служителите. В някои предприятия секретарят изпълнява функциите на счетоводител, а в други - адвокат и т.н. Това е чудесно начало за човек, който се стреми към кариерно развитие. За кратък период от време можете да научите много умения, да владеете различни професии, най-важното е да разберете работата на компанията, да "докоснете" всичко със собствените си ръце. Но "въртенето" ще има много бързо. Тъй като голяма част от информацията ще трябва да бъде обработена във високоскоростен режим. Но ако всичко се окаже, тогава знанието е достатъчно, за да започнете самостоятелно изкачване до границите, които вие сами определите за себе си. Но това не е необходимо. Тъй като професията на референта, ако го приемете сериозно, е интересна само по себе си. Това не позволява да почива в тясна посока, да усъвършенства постоянно всички нови обемни знания.

Как да си направите интервю

Ако решите, че ще се справите с такава отговорна работа, тогава трябва да изпратите резюме за наличните свободни работни места. Необходимо е да се провери грамотността на отговорите. Моля, обърнете внимание, че правописните грешки ще намалят шансовете ви до нула незабавно. Стилистиката също трябва да бъде възпрепятствана от бизнеса. Всяка ваша дума ще бъде внимателно претеглена и обмислена. След това ще започнат "тестове". Ще трябва да отделите известно време, за да докажете, че ще бъдете достоен помощник на лидера. Всяка фирма предлага свои собствени методи. Въпреки това, бъдете подготвени за това, че трябва да говорите с различни длъжностни лица, да подготвяте няколко официални документа, да отговорите на няколко телефонни обаждания. Трябва да вземем под внимание, че външният ви вид ще бъде строго контролиран. Тоест "разглеждайте" от главата до петите. Най-често ще трябва да демонстрирате бизнес стил в дрехите (грим, прическа). Също така не е желателно да се използват силни аромати. Помислете за всяко малко нещо! Всичко в теб трябва да е ниско, но привлекателно. Съвет: поддържайте скромно, но уверено. Бъдете умни, но не и арогантност. Тогава всичко непременно трябва да се окаже!