Служител: задължения и характеристики на професията

Офисната работа е характерна посока на дейност на повечето предприятия, организации и частни компании, която включва събирането, обработката и съхранението на цялата документация. От коректността и грамотността на подготовката на докладите зависи ефективността на получаването и обработка на информация, и това води до навременното приемане на ефективни решения. Съответно, в състоянието на всеки бизнес субект има чиновник, чиито задължения се простират до поддържането на обращение на документи. Каква е отговорността на чиновника?

Характеристики на професията

Служителят, чиито задължения могат да варират от документиране до вземане на оперативни решения, винаги е на търсенето на пазара на труда. Той може да работи във всяка компания, където има работен поток. Засега според законодателството всяко предприятие, независимо от сферата и формата на собственост, е задължено да издаде надлежно подкрепящи документи за дейността и финансите, а управлението им е отговорност на служителя. Те идват на тази професия от свързани длъжности: диспечер-оператор, секретар-референт, офис-управител или служител на референтната служба. Добрият чиновник е незаменим специалист и надежден помощник на главата. Служителят, чиито задължения отдавна превъзхожда баналния дизайн на документацията, може да стане личен асистент на главата. Специалист в тази професия е предимно служител, който отговаря за организацията и съхранението на фирмените записи. Най-често той работи в кантората и се ръководи от данъчно, гражданско, съдебно законодателство. В малките фирми чиновникът, чиито задължения се простират само до попълването на документи, изпълнява задълженията си сам. Възможно е той и секретарят да са един човек. В големите компании и корпорации в държавата има няколко служители от тази ориентация, които обработват документи по определен спектър от въпроси.

Функционални задължения на чиновника

Основният му дълг е да поддържа работния поток на компанията, той:

• Приема, корелира, сортира, изпраща всички документи и писма;
• проводници бизнес кореспонденция;
• поддържа регистрите си в специални списания и наблюдава неразкриването на чувствителна информация и също така контролира своевременното и правилното изпълнение на документите;
• подготвя всички необходими материали за управителя и бизнес срещи;
• организира работата на архива.

Изисквания, които трябва да бъдат изпълнени

Служителят трябва да има диплома за висше образование (икономическо, юридическо), има случаи на достатъчно и средно образование. Кандидатът трябва компетентно да владее езика, да познава основните правила за водене на бизнес документи. Тази професия изисква от специалиста не само професионализъм и интелектуални способности, но и такива лични характеристики като точност, организация, точност, доброжелателност. Човек, който иска да работи като чиновник, трябва да има способността да концентрация, отлична памет, психологическа стабилност, комуникационни умения и конструктивно възприемане на критика. По-често, отколкото не лични качества а дипломата за образование на кандидата прави други изисквания, например, познания по чужди езици. Днес много компании си сътрудничат с чуждестранни предприятия и за да избегнат недоразумения, чиновникът трябва да има чужд език, най-често английски.