Обменът на документи е важна връзка в работния процес

Управлението на документи се отнася до правилата, с които подновените решения в предприятието или институцията се развиват от момента на получаването им в архивното хранилище. Основата на това понятие е получаването на документа, разглеждането му, предаването му на изпълнителните органи, извършването на организационни мерки за изпълнение, сертифициране, регистрация, изпращане за съхранение.

Това е процес, който взема под внимание случаите на движение на документи заедно със скоростта на движението им през тези случаи. Обменът на документи е процес, който трябва да бъде свързан с информационната дейност на административния апарат, с документацията за всяко отделно решение, съхранението на новоприети документи.

Огромен брой недостатъци в дейността на много управленски апарати се дължат точно на лошата организация на движението на документи. Например, процесът на оборот на документи решение за управление трябва да включва три задължителни компонента:

• информационна поддръжка (това включва надеждна информация, която потвърждава верността на решението);
• документиране на самото решение (административен документ);
• контрол върху изпълнението (който включва организацията на предложената работа, методите за изпълнение на задачата, спазването на сроковете и условията).

Както можете да видите от горния пример, работният процес е събиране на информация, на базата на което ще бъде издадено административно решение - подготовката на самото решение, включително редактиране, договаряне, изготвяне, до одобрение. Всички тези етапи изискват движението на документа не само между структурните подразделения на предприятието, но и между изпълнители, от техници, специалисти, до ръководни кадри. Изводът от този пример е, че колкото по-висока е скоростта на движението на документи, толкова по-високо е качеството на изпълнението му на всеки конкретен етап, толкова по-добър е процесът на управление на предприятието като цяло.

Самият термин се появява в литературата през 20-те години. Тогава се вярваше, че работният процес - е организация работа, насочена към рационално конструиране държавен апарат като цяло разпределението на отговорностите между различните изпълнители и услуги. През 1931 г. Институтът по контролна техника прави първия опит да установи обединеното принципите на организация офис работа. Установени са правилата, според които приемането, предаването на документи, правилата за изпълнение, регулирането на подписването трябва да бъдат направени. Следващите етапи в развитието на икономиката получиха законодателно регламентиране на такава концепция като канцеларска работа, където основният акцент беше върху индивидуалните технически операции. Програмата за разпространение на документи не беше посочена в тези законодателни актове, въпреки че по същество всичко се отнася до организирането на движението на документи. От 1974 г. е подписан основният документ, който регламентира целия процес на обръщение на документите, който е в сила до настоящия момент.

Този законодателен акт се нарича "Единната държавна система за управление на документи" (YGSD), чиито точки са посветени на организацията на движението на документи, технологичните методи за тяхното обработване и правилата за кандидатстване. В тази колекция се формулира основното правило: "Циркулацията на документи е оперативното движение на документ по най-краткия път, включително минималните разходи за време и труд". Само чрез прилагане на одобреното правило на практика може да се разчита на подобряването на живота на населението на страната, растежа на държавната икономика.

За постигането на тези цели се нуждаем от интелигентни, дисциплинирани, отговорни мениджъри, за които изпълнението на управлението на документи въз основа на YGSD ще бъде въпрос на чест и съвест.