Каква е номенклатурата в работата в офиса?

За правилното провеждане на офиса, трябва да знаете какво е номенклатурата. Съгласно определението номенклатурата се отнася до списък на частите, материалите и структурите, използвани от производството, съставени според определена система. При съставянето на такъв списък всеки от тези материали получава код с цифри, букви или буквено-цифрова комбинация - номенклатурен номер.

При управлението на случая номенклатурата на случаите е списък на бизнес документи (или случаи), систематизирани в съдържание, които са съставени в хода на работата на една организация. Номенклатурата определя колко дълго трябва да се съхраняват ценните книжа и в какъв ред да се регистрират. Например, в средните училища (гимназии) училищните списания се съхраняват от директора за още 5 години след дипломирането.

Основни функции

Основната задача при съставянето на номенклатурата на случаите е да се направи работата на административния апарат по-съвършена и продуктивна, за да се отърве от бюрократичната дрямка. Бързо и качествено решение на много проблеми, дейността на цялата организация често зависи от реда, в който се съхраняват документите, от колко лесно могат да бъдат намерени при поискване, от колко компетентно са те класифицирани и систематизирани. Правилната класификация позволява не само да работите бързо с документи, но и да улеснявате работата с архиви и архиви.

Нека да разгледаме примери за това какво е номенклатурата на случаите и в какви области е най-ефективна.

• Систематизиране на документи - когато документите са били използвани във всеки случай (изготвяне на договори, сделки, приключване на наказателното дело, доклад картата за планиране и т.н.), а след това излезе от активна употреба, според номенклатурата, те се съхраняват в организациите, в определен ред , Това се отнася както на хартиен и електронен, съхранявани в базата данни на компютъра.
• Съдържанието на информацията за продължителността на документа, колко дълго може да бъде ефективно. Всеки случай, включен в номенклатурата, има свои собствени условия за съхранение на документите, включени в него. Колкото по-ценен и важен е документът, толкова по-дълго ще продължи. Т.е., когато се работи с документи по делото, те незабавно ги оценяват - един вид проверка на стойността. Това помага и работи с самия случай.
• Активиране на индексирането Въпроси. Номенклатура на делото често използвани в процеса регистрация на документи, и номенклатурният индекс на делото става неразделна част регистрационен номер документ. Това може да се види в инвентара, когато има инвентар в завода или в институцията.
• Изпълнява ролята на справка при изучаване на организационната структура на институцията и др.
• В офиса работата се разглежда като база за опис на случаи с постоянен или временен период на съхранение и счетоводни документи.
• Използва се като образец, схема за създаване на шкаф за файлове и препратка към използваните документи.

По този начин доброто познаване на това коя номенклатура и умения за работа с нея са необходими във всяка организация или институция в предприятието. Номенклатурата трябва да обхваща цялата документална дейност на институцията.

Класификация на номенклатурата

Номенклатурата има свои собствени стандарти и изисквания за дизайн, те не могат да бъдат нарушавани. Те са посочени в специални методологии и инструкции за водене на записи.

Обичайно е да се разграничат три типа бизнес номенклатура:

• типичен;
• примерен;
• Индивидуална, разработена за конкретна организация.

Какво е това? номенклатурата е типична, от името става ясно - това са нормативни документи, те установяват състава на случаите, използвани в организации от същия тип.

Една примерна номенклатура има за цел да установи приблизителния състав на случаите, които са възникнали в офиса на организацията, където се разпределя тази номенклатура. Такива образци за управление на записите не са нормативни, а препоръчителни. Отличителна черта е, че в документите от този тип са посочени индексите.

Типични и примерни духовни номенклатури са разработени от висшите организации за техните подчинени организации.

Индивидуална номенклатура - предназначена специално за дадена организация и отчитаща спецификата на нейните дейности. Обикновено или примерно се използва за пробата и се правят необходимите промени в тях.