Видове номенклатура на случаите, техните характеристики и предназначение

Организацията на ефективен работен процес в предприятието е невъзможна без формирането на подходящи условия за това. Един от тях номенклатурата на делата в електронна форма

Номенклатура на случаите: концепция, видове, съдържание, смисъла

Преди да опише реда на създаването, е необходимо да се разбере терминологията. Видове номенклатура на случаите представляват категории, разработени в дълготрайни образуват комплекси систематични наименования са изброени документите, получени от предприятието в неговата дейност, като посочва срока на съхранение. Те са необходими за бързо търсене на необходимите действия. Качеството на номенклатурата ще зависи от скоростта на работа с хартията. Списъците се използват за разпространение и групиране на внедрени документи в папки, консолидиране на индексирането, установяване на периоди на съхранение. Те осигуряват създаването на справочни файлове и служат като източник на счетоводна информация. На практика, такива видовете номенклатура на случаите, като типичен, приблизителен, индивид. Предприятието е задължено самостоятелно да разработи списъка, като взема предвид спецификата на своята дейност.

изисквания

като се има предвид видовете номенклатура на случаите, техните характеристики и цел, нормативните актове определят правилата, използвани при съставянето им. При формирането на списъците трябва да:

1. Съблюдавайте единството на подходите към организацията на счетоводството, описанието, систематизирането, търсенето и съхранението на документацията.
2. Използвайте индексирането. Тя осигурява въвеждането на промени, корекции и допълнения към съответните раздели на списъците.
3. Контролирайте стабилността на индексите.

Общи характеристики

Разгледайте накратко назначаването и видовете номенклатура на делата, горе. Индивидуалните списъци са разработени за конкретна организация. Те отразяват документацията, използвана в ежедневните й дейности. В една индустрия по правило се включват предприятия, които използват един и същ вид актове. За тяхното обединяване и групиране се използват типични и примеренд номенклатурата на делата. Последните имат препоръчителен характер. модел видовете номенклатура случаите са задължителни. Те обикновено установяват единична индексация за предприятията в цялата индустрия (система). Типичните и примерни номенклатури се съставят от организации на по-високо ниво. Те действат като основа за формирането на индивидуални списъци за конкретни предприятия. Те, от своя страна, подлежат на съгласие с висшите структури. Видове номенклатура на делата и тяхното проектиране са в компетенцията на квалифицирани специалисти. Те участват в изготвянето на списъци и организирането на работа с тях. Създадените номенклатури трябва да бъдат координирани със службата и архива на предприятието.

Важен момент

Номенклатурата на случаите трябва да присъства във всяко предприятие, независимо от съществуването на модел или индикативен списък. За организацията разработването на съставен документ се счита за оптимално. Тя включва всичко видовете номенклатура на случаите разделения. Консолидираният списък е съгласуван със съответния архив. След одобрение от ръководителя, извадките от отделите се изпращат на структурните звена за използване в работата.

Специфичност на съставянето

За служителите, които разработват списъците, е важно да знаете не само какво, какви видове номенклатура на случаите съществуват, но и състава, броя на документите, използвани в предприятието. В своята дейност, експерти използват позицията на организацията, ток и миналогодишния списък на актове, набирането на персонал, класификации, инвентар, референтен файл и така нататък. Схемата за номенклатура класификация ще зависи най-вече по отношение на структурата на предприятието. От голямо значение са функциите, които организацията изпълнява. В тази връзка, както вътрешните разделения, така и управленските задачи могат да служат като категории за класификация.

Видове документи

Номенклатурата на случаите трябва да съдържа всички действия, отразяващи дейността на предприятието. Документите, използвани от публичните асоциации, са включени в списъците на организацията, в която са учредени. В номенклатурата може да има непълни случаи, които идват от предприятие на трета страна за решението, справочни карти. Отпечатаните издания не са включени в списъка. По-специално, те включват колекции от резолюции, бюлетини, справочници, абстрактни списания, брошури, индекси и т.н. В номенклатурата не са включени азбуки и други помощни материали, които не отразяват основните насоки на работата на организацията.

Обща поръчка

Текстът на номенклатурата на случаите е формализиран във формата списък на разделите и подразделите на схемата за класификация. В този случай се посочват заглавията на комплексите от документи. Необходимата информация от документите се записва под формата на изявления. Впоследствие те се използват при формирането на проектната номенклатура. Списъкът може да изглежда като таблица. Например:

Номенклатура на делата в 8-членното училище за възпитание

Определение на текста на заглавията

Извършва се съгласно установените правила. По-специално те трябва:

1. В обобщена форма ясно отразяват съдържанието на случая, състава на документите, поставени в него, видовете и функционалната идентичност.
2. Включете задължителните елементи, разположени в ясна последователност:

• Тип на тип или подтип. Това може да бъде кореспонденция, дневник, заповеди, протоколи и т.н.
• Име на организацията / структурното звено. Тук ще намерите информация за разработчика / автора на документа.
• Името на предприятието, до което се изпращат актовете, от които се очаква да бъде адресирано, се адресира.
• Кратко описание на документите.
• Името на територията, с която е свързано съдържанието на актовете.
• Периодът (датата), към който принадлежи документацията, поставена в делото. Тук можете също да намерите информация за наличието на копия.

Действа по един въпрос

При формулирането на заглавията на случаи, в които има такива документи, ако те не включват изпълнение последователност, думата "документи", а в края (в скоби) показват, техните основни видове. Това може да е на докладите, планове и др Формулата може да бъде, например, както следва :. "Документи за семинари по архивите на предприятието (списък с препоръчителните преподаване публикации, списъци)."

кореспонденция

Заглавията на случаите, в които се съдържа, включват съответния термин. След думата "кореспонденция" посочете, по какъв въпрос и с кого е проведено. В заглавието на случаите, в които има писма от хомогенни кореспонденти, техните имена не са дадени. Вместо това, посочете техните общи видове. Формулировката например може да бъде: "Кореспонденция с клоновете на организацията по въпросите на годишното отчитане и планиране". Ако в случая има писма от различни кореспонденти, те също не са в списъка. В този случай трябва да се посочи само предметът на комуникация. Например: "Кореспонденция по въпроси, свързани с адаптирането на персонала". Името на конкретен кореспондент се посочва само когато делото съдържа писма само за него и за него.

Документи, свързани с конкретни населени места

Ако от такива актове са образувани случаи, тогава в заглавията се посочват имената на съответните административно-териториални единици. Трябва да се вземат под внимание редица нюанси:

1. Ако съдържанието на комплекта от документи е свързано с няколко хомогенни области, то техните специфични имена не са изброени. В този случай е дадено тяхното общо име. Формулировката може да бъде: "Документи за организация на взаимодействието между ръководителите на МО за борба с тероризма".
2. Ако съдържанието се отнася до една административно-териториална единица, нейното име е посочено в заглавието.

допълнително

В заглавията на случаите, в които са включени документи за планиране / отчитане, са посочени данни за периода, за който са съставени. Това може да бъде една четвърт, една година, половин година. В заглавията на делата, използвани за синтез на хомогенни документи, заглавието на последното е посочено в множествено число. Например: "Поръчки за популяризиране на служителите на организацията".

Създаване на томове

В случаите, когато се предполага, че ще се образува от няколко части (например, със значително количество документация), първо формулира обща глава, и след това (ако е необходимо) - името на неговите части. Последните изпълняват функция за рафиниране. Например: "Сервизни бележки за 2015 г.", "Том 1. Сервизни бележки за първата половина на 2015 г.". В хода на формирането и регистрацията на комплексите от документи могат да се посочат заглавията. Същевременно е забранено в тях да се включи опростена, неспецифична формулировка. По-специално не се допуска използването на такива думи като "разнообразни", "обща кореспонденция" и т.н. Препоръчва се да се избегне използването на сложни завои и въвеждащи думи.

рационализиране

Тя може да бъде изпълнена по два начина:

1. В процеса на формиране на номенклатурата на цялата организация заглавията на делата, включително организационните и административните актове, завършват в началото на списъка. Освен това, в низходящо значение, са посочени имената за други категории (договор, планиране и докладване и т.н.). Консолидацията на делата в структурата на секциите, както и прехвърлянето на последните, се извършва, като се вземат предвид видовете и функционалната взаимовръзка между актовете в тях.
2. При съставянето на консолидирания списък имената на разделенията ще бъдат имената на разделите, въз основа на класификационните схеми, на които са съставени. Имената са в съответствие с таблицата за персонала.

Определяне на времето

Предварителното установяване на периоди е необходимо, за да се осигури организирането на редовен мониторинг на съответствието им, навременна корекция на режимите за съхранение. Например, периодът може да се промени от временен на постоянен, ако има основания за това. Установяването на периодите се извършва в съответствие с информацията от стандартния (ведомствен) списък на документите, създадени по време на дейността на предприятието. Ако няма такъв списък, се използва приблизителна / типова номенклатура. Определянето на сроковете за съхранение може да се извърши и със съгласието на упълномощените органи на Федералния архив.

Присвояване на индекси

Тя се осъществява за бързо и безспорно идентифициране на делата, както и за включените в тях документи. Индексът е символ, направен с арабски цифри. Той може да включва кода на отдела с добавянето на последователния номер на съответния случай (чрез тире). Например, на счетоводния отдел се дава код 05. Годишният отчет е документът, който отваря секцията. Съответно, в случая, съдържащ този акт, като неразделна част от консолидирания списък, се определя индекс 05-01.