Как трябва да се регистрират документите в предприятието?

Каква е регистрацията на документите и от какво се нуждае организацията? Нека да отговорим на този въпрос в следния ред: първо - "какво" и след това вече - "за какво".

Така че този процес е фиксиране на факта на получаването или създаването на документ. В хода на него се поставя специален индекс директно на хартията, създадена или получена от организацията. Но това е само половината от процедурата. Втората част - въвеждането на съответната информация за "новодошлия" в специален формуляр за регистрация. Индексът обикновено се състои от няколко части. Първо, това е сериен номер. Тя може да бъде допълнена с индекси на изпълнители, номенклатура на случаите, класификатор на получателите и т.н. Компонентите могат да бъдат подредени в различни последователности. Първият, например, може да бъде числото, тогава номенклатурният индекс и използваният класификатор могат да бъдат посочени в самия край. Но обратната последователност е възможна. Между другото, задаването на специални номера, съдържащи и азбучни комбинации, се характеризира с регистрация съставни документи.

Трябва да се каже, че в предприятието или фирмата трябва да се извърши глобална регистрация на документите. Това означава, че всички бизнес документи, както входящи, така и изходящи, трябва да бъдат записани.

Освен това трябва да се отбележи, че регистрацията организация документ трябва да отговарят на следните изисквания:

• Еднократно - всяка входяща или създадена документация се записва само веднъж. Ако говорим за вътрешни заповеди, то от отдела до отдела те пътуват с номера (индекс), определен в самото начало. Това правило е вярно и за официалната кореспонденция и за поръчките на тежки босове.
• Своевременност - тук се има предвид, че регистрацията на получените отвън ценни книжа се извършва в деня на получаването им. Ако говорим за вътрешни нареждания, инструкции или инструкции, те могат да бъдат определени при подписването им от отговорните служители (максимум - на следващия ден).
• Разделяне - за всеки тип бизнес документи има лично фиксиране (входящи, изходящи, поръчки, бележки, протоколи от заседанието, заповеди и т.н.).
• Еднородност - отчитането винаги се извършва съгласно същите правила. В този случай регистрационният формуляр няма значение.
• Пълна същност - когато въвеждате данни в регистрационния формуляр, трябва да покажете максималната информация в нея. Особено по отношение на съдържанието на всяка документация.

В допълнение, фиксирането на всички документи в компанията трябва да се извърши в рамките на една година (календар).

А сега е време да отговорите на въпроса: "За какво?" Регистрацията на документи, използвани в организациите, позволява решаване на различни задачи. Нека разгледаме най-яркия пример. Ако вземете и анализирате серийните номера в края на календарната година, можете да проследявате нарастването на потока от документи. Тази информация може да доведе до законни искания на секретаря да повиши заплатата си (като опция - да увеличи броя на персонала на секретариата).